强化先进技术资料管理

一、引进技术资料的管理思路

尽管存在上述的诸多困难，我们档案管理人员在充分认识到引进技术资料对于企业加快技术进步、技术创新具有不可替代的促进作用的基础上，努力增强使命感和责任感，不断探索引进技术资料的管理特点和规律，提高引进技术资料的管理水平。

1.建立健全管理标准、制度

按制度办事，照程序操作，提高管理的规范化程度，是搞好引进技术资料管理的必由之路。为此，我们东方电机档案部门早在1995年就制订了引进技术资料管理标准，经过2002年、2008年和2013年的三次修订完善，形成了包括引进技术资料的范围、定义、管理职责、归档范围及时间质量要求、管理和利用、鉴定销毁全过程的管理标准，建立了标准的实施、考核保障体系，为持续提高引进技术资料管理水平提供了坚实的保障。

2.明确管理权限和责任

明确管理权限，落实引进技术资料的收集、归档和管理责任，是保证引进技术资料的系统、完整，保证管理有效性的重要基础。我们通过反复调研、讨论，明确了公司技术管理部为引进技术资料的归口管理部门，项目管理部为引进技术资料接收的归口责任部门；公司各单位及所有的因公出差、出国人员为引进技术资料归档前管理及按期移交归档的责任人；档案中心为引进技术资料归档管理和提供利用的责任部门。权限清楚、责任明确，才能够确保引进技术资料的管理有序、有效。

3.形成严明的管理程序及质量要求

引进技术资料具有很强的专业性与实用性，档案人员由于其专业技术水平的限制，在资料的整理、立卷、接收、组卷以及提供利用各个环节都存在较大的困难。为此，我们不但制订了管理标准，而且与相关归口部门合作，建立了切实可行的引进技术资料归档程序。项目管理部的项目经理首先要对引进技术资料的系统性、完整性负责，发现质量问题要及时与资料提供方联系、交涉，促成问题及时解决；其次要编制资料目录，确定资料的复制份数及分发路线并及时移交归档；第三要及时关注引进技术资料的版次更新、使用情况反馈等信息，并且负责指导、督促档案部门对引进技术资料的管理工作。程序严明，要求具体，形成质量监督的闭环管理，使引进技术资料的管理真正做到有条不紊。

二、引进技术资料的管理措施

1.归档前的管理措施及要求

引进技术资料的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，整理时应列出资料清单，对技术文件的编号、版次、名称、数量、接收日期等进行审核，按照技术文件、资料的自然形成规律进行系统排列。档案管理人员应当对整理工作进行业务指导，主动介入，提前介入，尽量保证归档资料的系统、完整、真实。

2.收集归档的时间、措施及要求

由于引进技术资料的来源多样，情况复杂，根据实践经验，应当实事求是，区别对待。在技术引进活动中，按合同及技术协议规定由外商提供的技术资料，由项目管理部门通知项目负责人，在技术资料到达后及时将技术资料原件连同移交清单送交档案中心归档。其中有关技术引进合同的重要谈判、会议纪要及为执行合同的来往信函、文件，由项目管理部门负责收集、整理，于次年一季度向档案中心归档。与国内外企业联合设计项目、专项技术引进、设备引进中间交往的零星设计、工艺资料，先由经办单位负责收集和积累，待项目完成后向项目管理部门移交，由项目负责人负责整理、汇总后，向档案中心归档。各类因公出国人员所收集的技术资料以及考察报告、工作总结或技术总结，由出国团(组)长在回国后15天内负责组织出国人员收集整理，编制目录，分类装订成册，编制移交清单，并移交归档。经档案中心验收合格并出具《出国人员技术资料归档证明》，外事管理部门审核合格后才能在旅差费报销单上签字，财务部门据此办理报销手续。但是，对于在国内出差、培训人员带回的技术资料如何及时收集归档，我们尚未总结出切实可行的接收、管理程序。因工作需要外购技术资料，应本着“缺什么补什么”的原则办理。购买前应报公司分管领导批准后，由档案中心核实并安排费用。购回的技术资料应当送交档案中心归档保存，归档责任人应保证所购技术资料的完整性、准确性和先进性，财务部门凭档案中心签署的移交清单办理报销手续。凡属于会议文件、培训教材性质的引进技术资料，收集者应列出清单，将资料交本单位资料管理人员保存。重要技术资料交档案中心统一保管。引进技术资料的密级和保管期限由收集单位和项目引进单位负责确定，并在资料封面左上角按统一规定标注。档案中心根据标注的保管期限和密级进行分类管理。

3.引进技术资料的归档管理

引进技术资料虽然不属于传统意义上的档案，但是它们与档案也有不少相同、相似之处，因此，可以而且应该比照档案进行管理。对于引进技术资料的分类、组卷、编号，一般是按照产品档案的管理标准来进行，首先将“引进技术资料”设置为一级类目，然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”，就是技术引进的项目。对于有些资料编号多样而且混乱的现象，我们既统一进行重新编号，又保留原有编号，或者把原编号作为三级类目，或者建立新旧编号对照表作为辅助检索工具，方便对资料的查找利用。

4.引进技术资料的利用管理

为了在保证引进技术资料完整、安全的前提下提高其利用率，必须严格坚持“先归档，后利用”的管理原则与程序。档案中心在完成引进技术资料接收归档的同时，按照项目管理部的要求对其进行复制和分发，尽快满足有关单位和人员对引进技术资料的利用需求。对于馆藏的引进技术资料，应当采取定期公布馆藏资料目录与根据企业新产品开发需要主动推荐相结合的方式，努力提高引进技术资料的利用率。对于馆藏资料目录的公布，我们先后采取印发《馆藏引进技术资料目录》和在公司内部OA网络上公布《馆藏引进技术资料目录》等方式进行公布。为了促进引进技术资料的利用，我们密切关注公司的新产品开发进度，多次主动向相关设计、工艺人员推荐相关技术资料。2000年前后，我公司在开发一种新汽轮发电机产品时，档案人员主动向主任设计员推荐馆藏的美国WH公司相关引进技术资料作为参考，给予设计人员很大启发，明显缩短了新产品开发周期，该产品后来荣获国家科技进步奖。

5.引进技术资料的鉴定销毁

对于年代久远的引进技术资料，同样存在因为其技术先进性的丧失而失去继续保存价值，需要进行鉴定、销毁的问题。我们在引进技术资料管理的实践中，一般是采取与产品档案鉴定销毁相同的程序来办理。上个世纪90年代后期，我们曾经处理过一批保存年限超过40年的引进技术资料。首先，成立由总工程师担任组长，设计、工艺、技术管理、项目管理、档案管理等部门领导、专家组成的鉴定小组；其次，由档案部门编制文件级的鉴定清册，发给全体鉴定小组成员；第三，鉴定小组成员对每件待鉴定文件分别作出“销毁”、“保存”、“存疑”的标记；第四，档案人员按照标记将全部资料分开后，由鉴定小组全体成员共同对标记“保存”和“存疑”的文件现场进行逐件鉴定，分别作出“销毁”、“降级保存”和“保存”的标识；最后，档案部门按照鉴定标识，对于应当销毁的资料建立销毁清册，进行监督销毁；对于建议降级保存的资料，分散到相应的技术部门管理使用；对于决定保存的资料，按照公司《引进技术资料管理标准》的规定，继续进行规范化管理。

三、结束语

对于企业档案部门来说，引进技术资料的管理是一个无法回避的问题，档案教科书上没有论述，国家档案局没有规定，而企业的发展又有实际需求。这就要求我们企业档案工作者既要遵循档案管理的科学原理，又要尊重引进技术资料自身的客观规律，在此基础上牢固树立“努力开发档案信息资源，为企业生产经营提供优质服务”的指导思想，在实践中总结经验，汲取教训，不断提高管理水平，使引进技术资料的作用得到更加充分的发挥。

作者：庄婕 单位：东方电机有限公司