进出口企业的采购信息化研究

摘 要：社会的发展伴随着我国市场竞争的日益剧烈，而对于企业而言，能够紧跟时代的步伐，不断创新才能获取更多发展的空间。进出口型生产企业也不例外，购买设备，原料进行生产及产出产品的进出口销售等的频繁交易，使企业与国际经济密切接触；而在进行采购过程中也往往要耗费大量人力，物力和财力。对于企业本身的发展而言，企业要生存下来，首先是要盈利。控制和降低采购成本是现有的目前较好的节约企业成本的途径。而这些都需要基于准确的获取采购信息，对于上游供应商及采购市场的分析判断。因此进出口型生产企业落实采购信息化不仅仅是迎合时展的需求，更是企业发展的必然趋势和必经之路。

关键词：进出口型生产企业；采购信息化；分析研究

中图分类号：F752，6 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）30-0077-02

当下市场及市场信息瞬息万变，而传统企业为了保证采购成本以及自身利润则会进行市场调查，即便如此，这些实时信息传递往往需要一定时间，这也导致了信息的有效性丧失，进而导致出现决策偏差问题。而且进出口型生产企业属于特殊企业，物资采购会耗费大量资金。有效及时的市场信息则是保证采购准确性的重要基础，所以要加强和提升市场信息的有效性，时效性。那么需要对采购过程中的一些方法进行优化。而笔者将通过本文，就进出口型生产企业的采购信息化方面，展开具体的研究与分析。

1 采购信息化的作用与价值

市场经济的发展激发了国内市场的供求联系以及竞争特点，特别是在当前供求不对等的状况下，市场竞争也日趋剧烈，而行业内部的竞争主要通过产品的供应市场、供需关系，供应信息及时性、产品的类型、参数、性能、供应商的服务等一系列的因素展开，所涉及的采购的各方面环节都会直接导致采购成本的提升。而采购工作若是产生差错，则会影响到企业正常的生产以及社会竞争力；同时还需要强化企业内部的凝聚力，因而值得企业重视。就一般来而言，采购管理是一个综合的管理过程，正常的物料采购涉及到采购计划制定、订单产生、采购单落实、收货流程、核对存库、采购清单收集以及结算，及采购过程及后续阶段对于供应商的管理。如需保证整个采购流程的顺利进行，则需要对采购的环境进行密切追踪及监测，同时保证采购原料的质量。在采购供应商的选择方面，更应当根据生产需求时间、采购周期、供应选择、供应价格、付款周期等进行综合考虑。因此采取科学的采购管理和采购流程则可以有效的控制和减少企业在原料和设备等物资上的成本支出，控制和减少采购风险，在最大程度上确保企业的利益最大化以及长久发展。即如根据相关调查资料数据，一般采购需要花费的成本占产品销售所有成本的55%，而采购成本花费减少1%，则会导致销售获利增长高达18%左右。此外，根据相关数据显示，国内大部分企业的实际采购成本占比可达70%左右，由此成本的优化还具有一定的空间，所以更需要对采购流程进行优化，进而达到控制和减少原料设备等物资的成本。当然，要保证采购的质量与效果，需要对上游市场的深入了解，供需、市场分布、市场价格走势、采购的时间以及采购策略进行深入研究，而且对于采购计划的完成效率也直接体现出进出口型生产企业的业内竞争力，所以，落实进出口型生产企业的采购信息化也是企业发展与需求的必然趋势[1]。

2 内部采购信息化

2.1 管理信息化方法

要实现进出口型生产企业的内部采购信息化，则应当优先实现管理的信息化，即要求进出口型生产企业本身落实信息化改革方法，具体的方法则可以通过构建采购管理信息平台入手，其主要的目标就是保证内部采购单的安全递交、审批，同时能够方便相关人员采购前进行数据查看、分析、观测以及报表导入导出等。因此，整个系统的构成可以包含四个方面，即应用程序、管控系统、采购落实以及监管系统。而整个系统主要是将采购单作为主要的操作目标，正常的采购时，采购部门的负责人主要是对采购流程进行监控，同时需要将各部门的需求采购单进行汇总，进而进行采购任务及人员的分配，最后由各个采购人员将采购情况汇报给负责人[2]。

2.2 财务信息化方法

财务管理对于企业的意义重大，进出口型生产企业也不例外，特别是在采购管理信息化落实后，采购环节会涉及发票处理环节，即如填写、核查等等，还会牵涉到订单及售后问题，进而导致财务信息文档繁多，也需要花费大量的人力、物力及财力。因而，实现财务信息化普及与管理也是极其重要的。即如将以往会计、财务以及材料等工作进行结合，同时完成流程的减缓与创新，并且结合集成信息平台进行完成，即可以达到相应的管控目标。例如通过信息化平台将供应商、原材料的单价、产品名称、数目等有效信息与入库的实际登记信息进行比对，同时保证两者的一致性。而且财务付款流程的认证依据则采用凭借进账的发票，而且帐龄需要完成相应的搭配，最后满足付款的时间条件，根据内部集成信息平台提供的信息最后由出纳支付相应的款项。而且整个管理流程并不需要采购人员介入付款流程中，而且传统繁琐的核查流程也将通过集成信息平台达成。而且在采购条件都具备后，此采购人员只需要将付款需求收录到相应的数据库内，整理分析留档。可保证账款的安全性。

2.3 业务信息化重组

具体业务工作属于采购流程必不可少的工作和环节，而要保证业务工作与信息化平台运作相接轨，则需要将工作开展转变为平台开展，以达到工作的重新组合的效果。因此，制定企业信息化规划是至关重要的，至少目前，绝大多数的大中型企业需要制定信息化规划，将有效的业务信息进行重组，这样一来，企业的采购人员才与供应商可以合作完成相关计划，同时可以同步了解技术要求以及商业规则，并且完成价值评估，当然业务信息化的落实并不包含常规采购业务工作，其主要的目标就是调控价值，保证采购业务的基础运作。另一方面，业务信息规划与重组一定要具有前瞻性、完整性和可操作性，要突出采购业务重组的重点。如图1所示。

3 外部采购信息化

3.1 开展网络采购方式

网络采购的理念精髓在于“开源节流”，即一方面不断降低采购成本，同时强化采购的速度与质量，特别是网络信息传播具有公开化、高效化的特征，进出口企业则可以通过网络快速获取各个供货商的信息以及材料价值，最后进行对比，有效进行控制采购成本消耗；另一方面，网络采用还能保证采购的效率，拓展采购的渠道，这也是由于网络环境并没有时间与空间的约束，而进出口型生产企业在进行材料采购过程中则可以有效拓展搜索供应商的范围，进而择选最佳、最经济、最具资质的供应商作为采购对象。当然，进出口型生产企业要开展网络采购流程，也需要优先考虑构建属于企业自身的采购网站，并且在站内提交相应的需求信息吸引相应的供应商入驻注册，然后选择合适的供应商进行网络交易。

此外，采购过程中，采购人员则需要通过网络去核查供货商的资质，线上线下同时考察审核，并且与优质的有竞争力的企业所需的供应商建立长期战略合作伙伴关系，保证多数时间都能够通过网络等渠道与供应商建立实时的沟通、交流，并在网络上完成对供应商的评价和管理优化反馈，最终保证企业采购的效率[3]。例如知名企业戴尔，其网络营销模式构建首先是通过构建网站进行实现，而且其网站本身具有地域特点，特别是页面下方曾明确标明“仅适用于中国客户的内容设计”，而且其网络服务比较多样，既能够提供购物、网上支付等功能，又能强化与运营商的联系，例如咨询服务，就是将网络咨询与电话咨询服务相结合，一旦出现问题，运营商可以通过进入戴尔公司的网站或者电话联系，任意一种方式提交反馈问题。

3.2 信息化管控供应商

在进出口型生产企业采购中，由于设备分类比较复杂，设备的专业性比较强，因此，对于设备采购质量把控就显得尤为重要，设备的采购在某种程度上决定了企业的生产情况。而进出口型生产企业另一重要物资采购：原材料采购。原材料采购也甚为重要。原材料的开发使用、在实际生产和最终产品的运用上的效果优劣成本体现，都是对企业走向更强更快的一个关键的后盾支持和保障。正因为如此，对供应商团队需进行高效管理和积极引导，根据对供应商的选择与评价的准则、方法和步骤，形成一个动态优化的供应商数据库，优化供应商结构，优化采购物资结构，建立一个采购信息共享平台，让整个采购环节形成科学的供应商管理体系，例如SRM系统。在此期间，进出口型生产企业结合企业实际生产情况，需参与供应商的前端技术和信息，保证企业生产活动的正常运行，在最大程度上实现对目标市场需求的快速响应，积极相应，达成企业所设销售目标，不断提高企业的市场竞争力。所以，企业必须对采购管理的所有重要环节，包括供应商的管理和优化等环节的把握和掌控。特别是进出口型生产企业与供应商直接的关系管理，则需要确定两者直接的共同目标，从而开拓出合作互助共赢的局面，而企业与供应商的联系则可以通过信息化网络进行实现，即将供应商作为企业生产流程的一个关键部门，并且及时向供应商生产的供求信息，保证与供应商的有效联系。根据企业实际情况，可以通过减少和淘汰一些劣质和资质较差的供应商，控制采购的成本效果，也能保证进出口型生产企业在业内市场竞争中始终具备较强的竞争的实力和优势。

4 结 语

总体来讲，采购环节的成本管理同样是企业财务成本管理的关键一环，而落实有效的成本管理方式，将会为企业未来的发展再添助力。此外，对于进出口型生产企业而言，若能有效完成采购流程的成本管理优化，则可以在很大程度上控制各环节成本，提高整体产出利润。对于企业的收益同样明显。对于目前和未来采购流程的管理和优化，同时可以将采购效率以及质量指标作为具体的可控指标，有效规避采购过程中可能遇到的风险。

参考文献：

[1] 曹文海.试论进出口企业的采购信息化[J].中国总会计师（月刊），

2015，03（03）：133-134.

[2] 王育文.试论进出口企业的采购信息化[J].中国总会计师（月刊），

2016，01（02）：144-146.

[3] 刘斌.政府采购电商化、信息化的合法路径[J].中国政府采购，2015，06

（06）：22-24.