也谈企业货币资金的内部控制

【摘要】本文分析了企业货币资金内部控制的薄弱环节和不足之处，对建立、完善控制制度、控制的重点及提高控制效力提出了一些观点和方法。

货币资金是企业资产的重要组成部分，是流动性最强、控制难度大、控制风险最高的一种资产，是能够随时随地转换为其他任何类型资产的资产，也是企业生存和发展的基础。任何企业要进行生产经营活动都必须持有货币资金，这是企业进行生产经营活动的基本条件。货币资金涉及面广、应用广泛、业务发生频繁，极容易发生丢失、短缺和被盗窃等现象，容易被挤占和挪用，甚至产生舞弊行为。正是基于其高度流动性的特点，做好企业货币资金的管理，加强货币资金内部控制，确保资金安全，对维护企业正常的生产经营秩序、提高经济效益来说是至关重要的。国家财政部于2001年颁发了《内部会计控制规范――货币资金（试行）》，对促进企业货币资金内部控制制度的建设具有重要意义，但仍有一些企业不同程度地存在着货币资金内部控制不力、效果不佳的情况。

一、企业货币资金内控制度的薄弱环节和不足之处

近年来，企业或单位货币资金受到不法侵害的事件不时见诸报端，纵观这些案例，除去违法、违纪者本身利欲熏心的个人因素外，当事企业的货币资金内部控制都或多或少地存在一些问题。一般表现为：

一是对于银行开户的管理和审批不严，企业的下属单位甚至部门可以随意开立银行户头，有资料报道一个企业的银行户头多达100多个，导致管理困难；二是没有健全而严格的支付授权、审批制度；三是银行预留印鉴的管理和使用控制不到位，《内部会计控制规范――货币资金（试行）》明确规定办理付款业务的印鉴不能由一人保管，但仍有一部分企业存在一人掌管所有付款印鉴或只是名义上分管的现象，没有起到相互牵制、控制的作用；四是没有定期与银行对账并编制“银行对账余额调节表”，存在大量长期未达账项，掩盖了问题；五是没有相应的内控检查制度或检查的力度、频度、深度不够。

其实，在我们中国的传统观念里，总是习惯于靠人的自觉性而不是依靠制度的刚性来使工作圆满完成。在对待货币资金内部控制的态度上，可能还有相当一部分企业和管理者没有给予充分重视，想当然地认为都是企业职员，整天抬头不见低头见，不会出事，何必制定那些繁琐的条条框框，这也是一些单位内控乏力的根源之一。近年发生的大量违法、违纪案件证明：在现代经济社会里，单靠人的良知和自觉性是难以保证货币资金安全的，企业惟有建立、健全一套完整、有效的内部控制制度，才能防止类似问题的发生。

二、建立货币资金控制制度、提高控制效力的措施

（一）建立、完善货币资金的内部控制制度

要依据国家有关法律法规的规定和要求，建立、完善单位内部货币资金控制制度，健全监督制约机制。单位的主要负责人要对本单位的内部会计控制的有效性负总责，并明确各职能部门在经济活动中的管理权限，依法制定严格的批准制度，明确审批权限、方式、方法、程序、责任，制定、实施不相容职务相互分离的制度。

（二）重点加强货币资金收、付过程和环节的控制

货币资金的收、付过程和环节非常容易发生问题，且会因业务发生频繁而出现控制松弛、懈怠的现象，至少应重点加强以下内容：

1.因工作需要在银行开设存款账户，应由财务部门负责人签发专题报告，经单位负责人批准后有关部门方可提供办理开户所需的资料。

2.最好实行“一枝笔”审批制度，避免多头审批。

3.所有货币资金的收付均由财务部门按规定办理并登记账簿，任何部门不得设立小金库。

4.提取备用金应根据实际需要先由会计制作凭证并经财务部门负责人批准方可办理；出纳员必须依据主管会计制作的“现金收付款凭证”办理现金的收支，并由交款人、领款人在凭证上签字确认。

5.银行预留印鉴（密码器）实行分管制，分别由出纳和指定会计分开各自单独保管，各自对所管印鉴的安全和按规定使用负全责。确保银行预留印鉴（密码器）在使用时能够逐笔相互审核付款业务的真实性、合法性、合规性，切实做到相互监督、相互牵制。用完各自锁好、管好，时刻使银行预留印鉴处于受控状态，严禁将印鉴交于对方或他人或不审核用印。

6.银行预留印鉴（密码器）的领取和交接须有书面记录，注明领取、交接印鉴的名称（加盖样章）、日期等并由领取人或交接双方及财务负责人签字。印鉴领取、交接书面记录一式三份，其中一份作为会计档案永久保存。

7.出纳员应妥善保管好空白支票、委托书等银行票据，领购和使用（包括作废）要有记录，任何情况下均不得签发空白、空头支票。

8.每月负责编制银行对账调节表的会计应仔细核对日记账与对账单的每一笔业务，未达账项应查明原因及时处理。对账调节表绝不能由出纳员编制。

9.开具承兑汇票须经财务负责人同意并报单位负责人批准。

10.收到的承兑汇票由会计和出纳员逐笔审核（背书是否连续、印鉴是否清晰等）、登记后制作复印件，原票据由出纳员保管。承兑汇票在内部部门之间交接须有书面记录并由双方签字确认。

11.转让给购货单位的承兑汇票，先由主管会计按付款的要求制作转账凭证，然后由采购员（确认收票人身份）和购货单位收票人（须持单位委托书）共同在复印件及登记簿上签收，方可办理，并及时向购货单位索取收据。

12.承兑汇票办理贴现时，须经财务负责人、单位负责人批准，否则分管银行预留印鉴的人员应拒绝盖章。

（三）加大检查力度和频度，强化检查手段，提高内控制度的执行力和有效性

要建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。检查的具体内容可包括：

1.检查货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。

2.检查支付款项印鉴的保管、使用情况。重点检查印鉴的使用是否受控、保管是否妥善。

3.检查货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。

4.票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。

5.组织人员定期不定期对现金、票据库存和有关账簿进行检查，重点查看账实是否相符、备用金的提取和使用、票据收付是否符合规定。

6.定期不定期组织人员（出纳除外）专程到开户行查询业务发生情况及存款余额并与银行日记账再次进行复核。

7.定期与债权、债务单位核对往来账。

如果能够做到以上几个方面，并对检查过程中发现的货币资金内部控制中出现的问题认真分析，立即解决；对存在的薄弱环节，及时采取措施，加以纠正和完善。通过不断地检查、发现问题、解决问题、完善制度，相信每个企业都能建立一套适合本单位实际的完整、健全的货币资金内部控制制度，有效地防止损失和防范风险。