小议新形势下企业办公室管理

摘 要：企业办公室是企业生存和发展的重要力量，办公室的管理要始终坚持以人为本的思想，坚持党的基本方针，提高服务意识，充分发挥办公室的职能作用，切实提高办公室的工作效率，才能适应当前形势下的发展需要，才能更好的为企业与社会的发展做出贡献。

关键词：企业办公室：企业员工；办公室管理；实践；思考

Abstract: enterprise office is an important force for the survival and development of enterprises, the management office will always adhere to the people-oriented, adhere to the basic policy of the party, enhance service consciousness, and give full play to the functions of the office, to improve office efficiency, to meet the development needs of the current situation, in order to better serve the development of enterprises and social contributions.

Keywords: Enterprise Office: employee; office management; practice; thinking

中图分类号：F279.23

在现代化的企业办公中，企业办公室成为企业的枢纽，而企业办公室管理也成为了企业管理的重中之重，从某种程度上来说，企业的实力与整体素质取决于企业办公室的工作水平与工作效率。因此，企业需加强对企业办公室的管理，提高企业人员工作的积极性，构造出齐心协力，努力奋斗的工作氛围。才能提升企业在市场的形象，才能使得企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

１办公室的工作职能

企业办公室作为企业的中心枢纽，其所承担的工作内容也涉及到方方面面，并且其工作内容大多为繁琐复杂。作为一名办公室职员，我总结出企业办公室管理主要有以下四点内容：

（１）日常管理工作。处理办公室日常管理工作是办公室的基本职能，日常工作主要内容有档案管理、公文处理、会议工作和其他项目工作。

（２）协调管理工作。企业办公室需要协调企业各部门的运转，让各部门职员形成统一的认识，加强各部门之间的相互交流合作，使得企业各部门能齐心协力，顺利完成企业下达任务。

（３）辅助决策工作。企业办公室的一项主要工作就是辅助决策工作。办公室通过收集与掌握相关的信息，为领导做好准备工作，提出多种备用方案，为领导提前做出参考。并做好相关决策记录、公布工作，充分发挥对领导的助手作用。

（４）处理临时任务。办公室职能具备较强的灵活性，完全能够去解决临时突发问题与任务。对于这些无时间无规律的特殊情况，办公室的职员都能够接办并完成这类任务。

２现阶段企业办公室管理所面对的问题

２．１办公室基础设备落后，效率低下

新时期的前景下，企业要想使得经济效益最大化，就必须提高工作效率。但是现如今许多企业办公室里的普遍存在一种现象：缺乏现代化的基础设施设备，在用设备落后陈旧，并且多数工作仍需要靠手工去进行完成。这就导致办公室的信息的获取受到限制，从而影响到办公室的职能。

此外，一些办公室的职员的方向不明确，对领导下达的任务只是做出简单的处理，而却把大量的时间和精力浪费在日常事务的处理中，缺少对决策的参与辅助，缺乏对办公室工作的热情，因此造成工作效率不高，限制办公室的职能发挥。

２．２办公室管理效率不高、方式落后

现今部分企业在对办公室进行管理时，还基本在使用原先的经验管理法，职员们按照自己的方式和想法来对办公室进行管理，没有一个统一的实行规范与约束制度，因此造成办公室的管理不能实现规范化与制度化，经常发生一些不必要的失误，影响到整个企业的工作效率。并且，部分工作人员的自身规范化意识淡薄，管理素质不高，对于工作大多数是被动接受，对资源与人员的分配不成正比。企业办公室也没有制定出相应完善的规章制度，在遇到问题时出现无法可据、无章可依的情况，这也就使得管理处于一种混乱状态，严重阻碍办公室的规范化发展。

３新时期下的办公室管理的具体实施方法

３．１办公室要树立服务观念

接待服务职能是企业办公室职能中的一项重要工作。企业办公室需要接待着各种不同身份等级的人员。一个企业的对外形象在一定程度上也取决于人员对接待工作的质量感受，这也是决定企业今后能否顺利发展的一项重要条件。因此，在对接待工作负责的职员需要转变旧思想，树立起一个既能为领导服务，同时又能为基层服务的观念。而要做到这些，就必须先要学习各种相关的服务知识技能，去对交际过程中的情感需求与内心状态所进行了解，去认真学习研究上级所下达的相关政策规定，去全面仔细的搜罗各种信息，充分发挥对领导的助手作用。采用新的管理模式来科学管理办公室，规范管理办公室工作，全面真实的提高办公工作效率。

３．２健全完善相应的各种办公室规章制度

一个企业的办公室想要做到规范化，首先就必须建立一个完善的办公室规章制度。一个健全完善的办公室规制制度能够清晰明确出办公室工作程序、工作职能、工作标准。因此，企业办公室要明确每一位人员的岗位，职责。细化落实每一位办公室人员的权利与职责。也只有在办公室人员明白了自己的权力与责任后，才会明白如何去更好的使用自己的权利，才会明白如何去更好的履行自己的职责，也才会明白如何去更好的完成任务。

要施行对办公室的工作程序进行相关的规定。企业办公室的工作一定做到规范化、程序化。也只有这样，办公室才会在繁重杂乱的工作中避免出现失误，切实提高办公室的工作效率。并且办公室的相关规章制度的制定一定确保符合针对性、可行性与科学性。规章制度的针对对象要明确，且要做到各自办公室直接规章制度能够相互融合，互不影响工作。

３．３优化资源配备，改善办公室职能

办公室的人员工作较为繁杂且工作内容涉及较为广泛，办公室职员基本被各种大小事实所包围。在一些企业里，办公室既要听从领导的分配安排，又要协调组织各个部门之间的各种工作，各种任务。经常是行使了其他部门的职权而自己的职能又未得到充分发挥。所以，企业必须要对办公室的职能进行明确，优化办公室的管理职能。对于不该办公室处理的工作与任务就需脱离分出，把时间与精力投入到其本职工作中。此外，还需注意办公室的全面均

衡发展。对于一些任务多、工作量大的办公室则需要相应的增强其职能，要充分考虑个办公室职员的能力素质水平，做到合理分配人员结构，去更好的完成工作任务。

３．４始终坚持正确的立场

企业办公室的服务说到底就是为企业将来的发展所做的服务。因此企业办公室要以发展的眼光来看待事物。始终坚持立场的正确性。所以，企业办公室在处理任何事情时首先要坚持正确的政治方向，始终坚持社会主义的基本原则，要保持与企业的中心一致。企业办公室也只有在明确坚持正确的政治立场时，才能分辨是非，明确对错。才能找出经济发展的规律与方向，才能切实做好其本质工作，有益于企业更快的发展。

３．５注重接待来访，重视基层工作

企业员工的来访既有书信来访，也有员工亲自来访，向办公室提出建议与意见的。在来访接待工作中，企业员工的来访正是直接反映出企业在实际运行过程中所出现的真实情况，因此，重视企业员工的来访不仅仅能真实的了解企业情况，还能调解企业与员工之间的关系，促进企业与员工的共同和谐、进步、发展。企业要设立专门的职员来访窗口，让企业员工能有一个便捷的渠道来向企业领导去反映，让领导能及时了解企业发展所遇到的问题和存在的矛盾，办公室在对待来访的企业人员时，一定要重视对待员工所反映的问题，正确对待，关心员工的工作与生活，不能因为员工反映的问题微不足道而进行忽视，杜绝发生拒绝员工来访的现象。

4、结语

综上所述，在新时期的企业办公室管理过程中，合理的运用有针对性的方针策略，改善和运行新型的管理模式，将对提高企业办公室的管理效率和工作质量起到至关重要的作用。本文就这一方面内容来进行论述，简述了办公室的基本工作职能，并详细阐述了当前企业办公室的现状与所存在的主要问题，并对相关改进企业办公室的管理进行了深入细致的探究，力求从根本上解决其所存在的问题与不足，提升办公室的工作质量，改进办公室的工作效率。

参考文献

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