试论材料校对的方法和技巧

【摘 要】校对是保证文章质量的重要环节，也是整个文章引用材料过程中进行次数最多、占用作者工作时间较长的工作。通过对化运动资料的校对总结了校对方法和技巧及化运动的相关知识。

【关键词】化运动；校对；校对方法

一篇文章的写作过程中，需要对原始材料进行反复的校对，确保无误才能引用于文章。否则，因校对不彻底出现差错，文章写得再精彩也要大打折扣，有的会影响工作质量，有的甚至会造成无法弥补的损失。可见，材料校对是一项非常重要和严肃的工作。而了解校对的方法，在实践中正确、灵活地运用，并不断总结经验，对于保证校对质量、提高工作效率、缩短出版周期都有直接的作用。

按照《辞海》的解释，校对是“报刊、图书出版工作的一个环节，是根据原稿或文本核对校样、订正差错，以保证出版物的质量”之意，也指从事校对工作的人员。本文所指的校对主要是对各级机关在工作过程中产生的公文、材料进行检查、订正差错。既然是订正差错，那么材料的差错又有哪些呢？根据以往经验，笔者认为主要有行文格式错误、逻辑错误、错别字等等。但在实际工作中，许多同志往往只重视校对错别字，有的一拿到材料就埋头苦“看”，斟词酌句，非常认真，结果错别字是发现了，但标题、日期、数字等更大的差错却没有找到，可谓“捡了芝麻、丢了西瓜”。究其原因，主要是对校对工作的认识比较片面，没有真正理解校对的目的和意义，对其任务也缺乏全面认识。实际上，材料的差错往往来自方方面面，既有作者粗心大意、习惯性错误思维造成的，也有作者站位不高、全局性把握不好等问题引起的，有的差错出得五花八门、始料不及，甚至令人大吃一惊，而校对错别字仅是其中的一个方面。因此，校对材料绝不能局限于文字本身，只有坚持从面到点、突出重点、把握细节等原则，从材料的内容、格式、逻辑，到文字、标点符号诸方面全面检查，才能防止顾此失彼，确保万无一失。要做到这一点，就要求校对者具备一定的理论水平、文字功底、机关工作经验、认真负责的态度和对该项工作的了解；校对重要的或者量大的材料，事先还应对校对人员进行必要的集训，而不能随随便便找个人看看，否则也只能是发现一些简单的问题。

材料中，一些标题、格式、人名、日期、时间等面上差错造成的影响往往比一般的错别字要大得多，因此，我们在拿到一篇材料后，不要急于看文字本身的对错，而要先前后翻一翻，从材料外观上检查有无差错。具体做到“四校”，即：一校大标题。看文章的大标题是否准确，有无错字、别字和漏字；在大标题下署明了领导职务、姓名的，要认真检查，千万不能把领导的职务和姓名搞错；标明了日期的，要检查材料的使用时间是否正确。二校小标题。首先要检查各级小标题序号是否连贯，有无跳号现象。因为材料初稿写好后，领导可能会做一些大的调整，如删除整段、打乱原来段落的顺序等，如果作者不注意修改各级小标题的序号，就容易出现序号不连续或颠倒等现象。其次要检查各级小标题的字体字号，要按照相应的公文格式标准规范统一字体字号。三校格式。常用的公文主要有请示、报告、指示、通知、通报、命令等几种，拿到材料后要注意检查选用的公文种类是否符合文件的内容和目的，不得将该请示的事项写成报告、该报告的工作写成请示，也不得将上报的公文套用下发公文格式、将下发的公文套用上报的公文格式；同时要检查公文格式中的发文字号、落款、发文范围等各项要素是否完整、规范。四校数字。材料中的数据、时间等阿拉伯数字，有时可能不会引起校对者的注意，但它们是材料的重要组成部分。有的数据是任务指标、有的是统计数字、有的是用来证明材料的，这些数据引用的准确与否非常重要，必须认真校对。重点是检查数据的真实性，不能有虚假；校对数据的准确性，不能出现差错，特别是各种数据之和要正确；检查引用数据的保密性，部队的材料一般会带有数据，有的密级还很高，作为正式文件要确定好材料的密级，分发给会议代表的材料则不能出现数据，必须将数据删除和在数据位置打上“×”号。对时间、日期等数据，主要是校对有无出入，如套用以往的公文模板时，发文字号的年度、落款的日期等都要认真看一看，涉及工作部署的时间都要提醒一下起草者是否准确。

如果说面上的差错可以一眼识破的话，材料中的问题则必须认真校对才能发现。从点上把握就是在前面检查的基础上，，仔细校对材料中的错别字和逻辑差错等，同时对句子再顺一顺、精炼精炼。具体也是“四校”，即：一校文字差错。看有无错字、别字、多字、重字、漏字，这是材料校对的重点和难点，必须高度重视，，认真对待，“错别字连篇”即是此项校对失败的结果。采取的办法通常有大声朗读法、默念法、两人对照法。其中对别字要更加小心谨慎，因为现在起草材料大多直接在电脑上打，手写得少了，自然对一些字就生疏，有的写法比较模糊，非常容易出现别字，如经常把“干扰”打成“干挠”、“提拔”打成“提拨”、“生疏”打成“松疏”、“载体”打成“涉秘载体”、“密级”打成“秘级”。同时，用键盘打字有的字母相邻，击打顺序容易搞混，也很容易打出极为相似的字来，如把“端（umd）”打成“羰（udm）、瑞（gmd）”，把“账（mta）”打成“帐（mht）”，材料的起草者对这类错误往往不敏感，但别人校对时则比较容易发现，正所谓“旁观者清”。二校逻辑差错。这类差错常见于会议材料中，因为组织会议经常遇到日期或议程不断变更的情况，要求对会议材料中涉及时间或讲话人的地方及时修改，否则就极容易出现以下的逻辑错误：如日期调整后，本应是“某某今天还要讲话作指示”，但仍说成“某某明天还要讲话作指示”；议程调整后，本应是“某某一会儿还要讲话作指示”，但仍说成“某某刚才讲话作了指示”；因为情况变化，某某领导可能不能出席会议，需要请其他领导参加并讲话，但在主持人或某些领导讲话中仍出现原来领导的名字，等等。这些前后矛盾的逻辑错误，在校对时必须有意识地去发现，而且校对者要了解整个会议的日程安排，否则，也很难发现这类错误。三校语言问题。校对是材料出手的最后一关，在检查错误的同时，还应对文字进行适当的修饰，看有无不通顺或文字不够精炼的地方，特别是对会议讲话材料，校对者最好大声念出来，看是否流利上口，有无梗塞和不顺畅之处。四校内容重复。综合性材料一般是几个部门供稿，主笔者在汇总时有时可能难以取舍，造成内容或语言重复，这些都要在最后校对时一并把关。