做好信息化时代公安档案工作的几点思考

随着信息化时代的来临，公安档案工作正在悄无声息的发生着改变。信息化时代，使档案工作由繁入简，也使档案工作由粗变细，来不得半点马虎。如何做好新形势下的公安档案工作，是每个档案人员应该迫切思考的问题。

一、档案信息化的重要意义

在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，档案资源信息化将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。档案信息化不仅是时展的必然要求，也是档案管理现代化的重要手段和主要途径。

一是档案信息化是适应时代的要求。当今社会，无论男女老少或多或少对网络和信息有着不同程度的依赖，人们的工作、生活方式深受网络、信息的影响，有人形象地称之为“鼠标时代”、“触屏时代”。档案信息化可以使档案管理更好地适应现代人的行为方式，使档案管理跟上时代步伐。

二是档案信息化使档案管理由繁入简。在传统的信息化档案管理模式中，海量档案信息都被禁锢在档案库房中，任你有成千上万的查询需求，也必须由档案员经检索、审批、出库、登记等一系列繁杂程序。实现档案信息化后，用户可以借助网络实现非档案信息24小时检索查询。

三是档案信息化使档案利用近在咫尺。在传统档案管理模式下，查询异地档案要跋山涉水到办案单位查询相关内容，且利用率偏低。但在档案信息化条件下，借助网络通过合理设置检索条件，可以轻而易举地跨地市进行查询，实现对所有档案保管单位入网信息“全、准、快”的检索。

二、公安档案信息化工作中存在的问题

（一）档案信息化管理没有引起高度重视。近年来，公安档案工作参与了档案达标升级工作，但多是被动迎接考核，并没有真正认识到公安档案的重要性。从领导到具体工作民警都没有在思想上引起高度重视，普遍存在重业务、轻档案的思想，工作做完后就不愿意再认真仔细地整理归档材料，容易造成材料保管不善、遗失或漏缺的情况。少数档案收集不完整、不及时，且排列混乱，影响了档案的提供利用。

（二）基层档案信息化工作常常是说起来重要，忙起来不要，检查验收前才临时抱佛脚，把若干年的资料搬出来搞突击整理，这样一来既会丢失资料又会导致档案整理编目不齐备、不规范。其次，没有配备专职档案管理员。大多数派出所由内勤兼任档案员，平时没有固定时间整理档案，非整不可时，就搞突击，容易造成档案不规范、不齐全。再次，档案管理培训、指导不够。多数基层单位的内勤对档案管理工作比较生疏，几乎没有经过专门培训，整理档案无法下手。

（三）管理观念落后，信息化水平低。在当今社会，管理观念和管理方式的现代化已经成为经济和社会发展的必然要求，而档案的信息化管理也是档案资源利用提出的新课题。要求全体档案人员全面提高档案信息化水平，需要过程和各方面的努力。

三、对公安档案信息化的几点思考

（一）加强组织领导，强化档案意识。

公安档案信息化管理工作是公安机关的一项重要的基础工作，同其他工作一样，领导的重视是做好基层档案工作的关键和前提条件。公安机关的领导，特别是基层派出所的领导，要充分认识到档案工作的重要性和紧迫性，切实加强领导，建立相应的档案管理组织机构，主要领导要负责亲自抓，把档案工作列入议事日程。要建立责任制，一级抓一级，层层抓落实，把基层档案工作作为派出所基础业务建设的重要内容和建设群众满意派出所的重要条件来抓，做到认识到位，工作到位，保障到位。同时要积极组织民警认真学习和贯彻执行《档案法》，要多渠道、多层次，多形式开展《档案法》的宣传教育，不断增强民警的档案意识，使每个民警自觉做到从每份资料抓起，从每卷案卷抓起，一步一个脚印地把档案管理工作落到实处。

（二）加强公安档案信息化人才的培养和指导。

档案管理工作“以人为本”。面对公安档案工作任务日趋繁重、管理水平要求越来越高的新形势，要把加大档案工作教育培训工作、加快档案人才培养、提高全体民警档案意识作为一项重要任务来抓。每年至少两次有针对性地组织全局专（兼）职档案管理人员开展专业培训、观摩学习、以会代训、互帮互学等活动，逐步从理论、专业、文字、管理、计算机应用水平等方面提高档案管理人员综合素质，更好地开展档案管理工作，并对基层民警进行有效指导，从而保障文件归档工作的规范化和科学化，提高档案管理工作的水平。同时，上级业务部门加强对档案管理工作的监督检查，定期或不定期地深入派出所检查指导档案工作，发现问题，及时通报，督促整改，力促规范。

（三）充分利用，服务实战。要更新观念，加快各类档案的著录速度，改进传统调档模式，让档案查询窗口能够为查阅者提供高效优质的服务，将档案信息化管理活起来，真正实现24小时全程检索。要主动了解本单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源。

（四）增强办公自动化能力，完善硬件设施。上级公安机关应在加大基层其他硬件设施资金投入的同时，要适当考虑加大对档案管理工作的资金投入，以完善档案信息化管理的硬件设施。立足长远地搞好档案库房的设计，预先考虑好库房面积、结构和承重能力等要素，配备好档案库房专用设施。暂时无法新建用房的，对库房条件不符合要求的要设法进行改造，并结合实际在档案结构管理和权限上作一些适当的调整。

（作者单位：玉田县公安局指挥中心）