机关档案室规范化管理的有效途径

机关档案工作规范化是实现机关档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好档案的收集、管理、提供、利用工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。笔者从事多年的机关档案管理工作，结合自己工作的实际情况，谈以下肤浅的想法。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后形成档案的质量，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案的质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、“以我为主”的文件原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和检索利用便捷化。而“以我为主”的文件工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷档案原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文件归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时效性，确属办理完毕的文件，才能予以归档，而没有完成的，则不能归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高归档质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明，归档材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而归档质量问题则是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须要提高归档的质量，这就要求：一是要不断地加强学习业务知识，提高自身的素质，更好地适应新时期档案管理工作。二是要注意解决好立卷方法问题，选择好的立卷方法，能够有利于档案的分类和检索。三是要注意解决好归档质量问题，提高案卷的装订质量，以有利于档案规范化管理。四是借助计算机信息管理网，开通归档电子文件网上传送。

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。按照吉林省归档纸质文件与电子文件配套管理暂行办法的要求，对那些输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的内容，应由电子文件形成部门编目整理归档，也可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。