高校贫困生档案运行模式探析

摘 要：建立高校贫困生档案是培养国家人才、构建和谐社会的需要，有利于高校贫困资助工作的展开，有利于高校心理健康教育的实施，还有利于高校就业指导工作的开展。正确认识和理解大学生贫困档案的内容，构建合理的高校贫困生档案运行模式具有重要的现实意义。

关键词：高校贫困生；贫困生档案；贫困助学

中图分类号：G641 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）14-0374-02

据研究统计，在我国现有800万在读大学生中，30%的学生有家庭经济困难，其困生达到15%。在部分高校和特殊专业中，上述两个比例还会远远不止[1]。高校贫困生问题已成为高等教育急须得到解决的一个焦点问题。为了提高对贫困大学生的资助力度，国家教育部下发了大学生奖助学金的评定办法，贫困生评定办法有助于对作的顺利开展。本研究认为，高校贫困生工作最关键的还是建立贫困生档案。

一、运行高校贫困生档案模式的意义

关于贫困生档案，可以理解为在高校贫困生资助工作中，运用档案管理的基本原理和方法，将有价值的文件材料保存起来，建立一种新型的工作档案，以便能更好地了解、准确掌握在校贫困生的学习、生活状况[2]。一旦建立起贫困生档案，便能极大地发挥其作用，具有非常重要的现实意义。

1.有利于高校贫困资助工作的展开，使真正需要帮助的贫困生获得资助

贫困生认定的前提是贫困生要递交贫困证明材料。辅导员收到贫困证明材料后，将其与贫困生标准进行对照。材料主要包括学生本人基本信息、家庭成员情况（主要反映工作状况和收入来源）。具体来说，涉及有：学生家庭经济困难情况调查表、学生家庭所在地乡镇（办事处）或民政部门出具的证明，加盖民政部门公盖的父母下岗证、伤残证、病历证明等复印件[3]。以上材料是认定贫困生资格的重要参考依据。评定贫困生等级对辅导员来说是个“难产”的过程，因为这需要逐项逐项进行比较，不能凭辅导员个人感情来确定资助等级，毕竟资助工作关系到学生的切身利益，是学生极为关心的大事。如果有真实的档案可查，辅导员的这项工作就会好办多了。只要调出贫困生档案，就可查出各种需要的信息，避免重复发放资助和遗漏发生的可能性。有了贫困生档案，贫困资助工作才得以顺利进行，从而使得真正需要帮助的贫困生获得资助。

2.有利于高校心理健康教育的实施，使贫困生得到及时心理疏导

大学生表现出离群行为特征主要是出卑、敏感、封闭自我，其中有一项重要原因是因为家庭经济条件差。如果得不到及时恰当的帮助，将会严重影响到学生本人的心理健康和生活态度。由此引起的校园凶杀案值得我们重视和思考。贫困大学生已经成为高校学生中最容易发生心理问题的群体之一，这已引起心理学家们的关注。建立贫困生档案，可以使我们及时、针对性地向贫困生伸出援助之手。在档案里，记录着反映学生心理方面的资料，这些资料可以帮助相关老师了解学生的心理状况，对其心理问题进行恰当的疏导。

3.有利于高校就业指导工作的开展，为贫困生就业铺平道路

贫困生档案在就业过程中，具有不可忽视的作用。高质量的贫困生档案可以增加贫困生就业机会，贫困生档案是学生受学校资助后各方面综合素质得到全面提高的过程反映。当用人单位翻阅贫困生档案时，将有助于他们全面、真实地了解贫困毕业生，无形中会增加就业机会。同时，学校就业指导中心的老师通过调阅贫困生档案，可以深入了解学生在大学期间的学习状况和行为表现，以便作出针对性地就业指导，使他们能够从容、自信地面对用人单位。

二、高校贫困生档案的内容

一般来说，一份高质量的高校贫困生档案应包括：基本信息记录、认定材料记录、学习品行记录、心理健康记录、资助情况记录五部分。

第一，基本信息记录，包括学生本人的基本信息，家庭成员及家庭平均收入、生活来源、以往资助情况、困难情况说明、家庭所在政府部门或民政局出具的贫困证明材料，加盖公章后方可有效。这些是最原始、最基本的档案内容。

第二，认定材料记录，主要有学生填写的《家庭情况调查表》、《家庭经济困难学生认定申请表》、评定结果、贫困认定的等级、公示期间学生的反馈、院系认定工作组及学生工作部门的审核意见等[4]。

第三，学习品行记录，包括学生的学习成绩、奖惩情况记录、班主任及班级同学的评价记录等。高校贫困生受到资助后，往往会更加勤奋学习，善待老师、同学，建立起自尊、自信、积极向上的健康心态。所以将这些变化以档案的形式加以保存很有价值。

第四，心理健康记录，包括心理状况测评报告、心理咨询情况记录。

第五，资助情况记录，包括贫困生及其家庭已经或正在接受的资助情况记录。

三、高校贫困生档案运行模式的构建

高校贫困生档案工作依档案工作依档案工作的基本流程开展，其具体工作运行机制包括信息采集、初步认定、审核确定、复审批准、整理建档以及开放利用工作。如图所示。

1.信息采集

做好信息采集工作，是贫困生档案建立的首要环节和关键环节，它好比是一座大厦的基石，关系到整座大楼的质量。首先学生要填写清楚《高等学校学生及家庭情况调查表》，并到家庭所在民政部门认定盖章，再向辅导员提出书面申请，并附上相关贫困材料证明。如果家有残疾人的，则出示《残疾证》；如果属低保家庭，则要出示《低保证》。需要辅导员提供的证明材料有学生的学习成绩以及获得资助的记录。辅导员在确定学生是否符合资助资格时，应体现“扶优不扶差、扶勤不扶懒”的宗旨。

2.初步认定

在资格初审阶段，首先需要成立班级贫困生认定小组，该小组成员包括班干部、寝室长和学生代表。辅导员召集认定小组成员逐个讨论申请学生的贫困程度，结合学生日常消费水平，最后决定申请学生是否有资格以及认定的标准，认定小组应本着公平、公正以及负责的态度，做好资格认定工作。

3.审核确定

辅导员将初步认定的贫困生名单报院系审核，院系认定工作组根据贫困生指标进行核对，对上报材料进行审核，确定贫困生名单后，发《贫困生登记表》给初评学生填写，并将本院系全部贫困生相关信息汇总录入，再上报学生工作处审批。

4.审批建档

学生工作处收到各院系报上来的贫困生信息后，经审批，加入到全校的电子档案库，建立全校贫困生档案。与此同时，学校心理咨询中心应根据贫困生名单补充贫困生心理健康状况的信息，有学生心理状况测评报告和跟踪辅导的心理咨询状况记录等。电子贫困生档案由学生工作部门统一管理。贫困生电子档案按其独一无二的学号排列，每个学号都只对应一名学生。这样的排列方式有两大好处，既避免了因学生重名带来的麻烦，又便于院系进行贫困生统计工作。

5.开放利用

贫困生电子档案模式运行以后，就相当于构建了一个开放的网络大平台。这个平台面向学生工作处、院系、心理咨询中心、就业指导中心、用人单位以及学生个人开放，它同时具有网络登记、实时更改、网络查询、信息等功能。贫困生电子档案应保持动态管理，随着一年一度的贫困资助工作的开展而进行整理。因学生的家庭情况是可变化的，有的家庭过了一年能改变贫困状况，而有的原本不贫困却因变故而致贫。家庭经济状况的变化会改变贫困生身份的认定，故资助对象的身份是要及时调整的。各院系如有信息更改，需要报学生工作处，经认定后，由学生工作处进行修改。各院系没有权限对电子档案中的数据进行修改，只有对贫困生档案检索查询的访问权。学校心理咨询中心有权访问贫困生档案检索系统，同时应保留有在电子档案库中更新录入贫困生心理健康状况部分的权限。另外，贫困生档案还应面向学校就业部门和用人单位开放利用，以便更好地推动贫困生就业。学生个人如果想了解本人的贫困生档案信息，也可访问查询系统。贫困生档案检索系统的日常维护和数据的定期备份应由学生工作部门来完成。

参考文献：

[1]薛浩，于建业.高校贫困生档案的构建[J].档案与建设，2004，（10）.

[2]房磊.建立高校贫困生档案，建构“绿色通道”[J].武汉职业技术学院学报，2006，（4）.

[3]林平凡.高校贫困生档案利用分析[J].赤峰学院学报：自然科学版，2008，（12）.

[4]藏运蕾，王磊.高校贫困生档案的建立与管理[J].兰台世界，2009，（9）.