各级档案网站体系建设存在的问题及对策

[摘 要]目前,档案馆网站的建设已成为各级各类档案馆一项重点工作,这是档案事业为适应经济社会发展要求,应对信息化、数字化、网络化发展的必经之路。本文就已建成及在建的档案馆网站存在的问题进行分析研究,并提出了自己的看法。

[关键词]档案网站建设;问题;对策

一、档案网站发展现状及存在的问题

档案网站是在20世纪90年代后期出现的,它发挥了档案工作进入互联网时代的开路先锋作用,对促进档案工作的电子化、网络化具有重要意义。

目前,各级档案网站都充分利用了互联网覆盖面广、信息量大的优势,突出档案网站的宣传功能,把档案网站作为档案工作、档案部门和档案职业形象宣传的有效工具,从而进一步扩大了档案工作的社会影响力,增强了全社会的档案意识。随着时代的发展和电子政务的推进,部分档案部门已经不满足于仅仅将档案网站建设成为宣传教育的基地,他们开始向更高的目标进发。各地档案网站在档案宣传教育和档案网站内容的充实上做了大量的工作,也取得了很大的成绩,然而,档案网站在不断发展的过程中,也暴露出了一些问题。

1.各自为政,缺乏统一规划,没有形成体系。从行业网站发展的基本规律来看,一般按照从上到下、上下结合的发展方式比较合理。在我国,大部分行政管理部门或行业都有国家级综合网站,然后从国家到省市,再到各地市,形成自上而下的行业体系,如中国质量信息网、国家电力信息网、国家地展网等。各级网站上下贯通互联,整个行业内采用统一的专业数据标准、管理办法,逐步形成体系。但目前我国的各级档案网站都是各自为政,最多也就是增加了一些链按,虽然其中不乏单个的佼佼者,但对于整体来洪,由于缺少统一的标准和管理办法,档案网站的行业体系无从谈起。

2.“信息孤岛”与“数据割据”现象严重。由于各地自行建设档案网站,而且没有统一的数据标准和相关的管理办法,各个档案馆的档案信息资源数据库由于数据种类、数据结构的不同,无法相互交流利用。这样发展下去,势必会形成一个个的“信息孤岛”,造成“数据割据”的混乱局面,影响档案信息资源的共享和利用。

档案信息的孤岛现象是与网络的本质相仿的。网络产生的出发点就在于多途径的沟通与互联,它具有开放性,档案馆也具有开放性,这是档案馆和网络结合的出发点,而各自为政的档案网站只能是一个个的“点”,没有形成行业体系。这种孤岛现象与我们建立档案网站的本意不符,需要我们尽快加以改变。

二、建立全国档案网站体系的对策与思考

2002年8月,随着《关于我国电子政务建设的指导意见》的出台,标志着中国的电子政务建设进入一个重大的转变阶段,即由局部的部门、地方的管理信息系统建设向全局性的电子政务建设转变。在这一重大变革面前,我国的档案网站建设作为国家电子政务建设的一部分,也必然要进行一系列的变革,即由局部的地方档案网站建设向全局性的档案网站体系建设转变。

1.加大档案信息数字化工作力度,从源头确保网站信息能够得到丰富和及时更新。没有数字化的档案信息,档案馆网站就成了无源之水,无本之木。档案信息数字化是个巨大的工程,无论是已建网站的还是在建网站的档案馆,都应该把档案信息数字化作为工作重点,摆在“档案馆工作出亮点”的位置。对于现有的纸质档案,要通过扫描、翻拍等技术将档案信息数字化;对未来进馆的档案,要加强其电子文档的收集管理,力争早日实现档案信息数字化。

2.加强档案信息编研工作,提高档案信息开发利用水平,为网站提供更丰富的档案信息。档案信息浩如烟海,纷繁芜杂,直接利用起来往往比较困难,对利用者也会造成诸多不便。如果有针对性地对原始档案信息进行专题编研,形成内容精练、主题鲜明的二次文献,既完成了档案馆每年业务工作中的编研任务,更为网站提供了富有趣味性的文章。

3.注重档案馆网站界面的人性化设计。要想提高档案馆网站的点击率,除了网站有丰富的栏目和内容之外,新颖的界面,人性化的设计也是必不可少的。目前网上的档案信息绝大多数还是比较单纯的文字、图像信息,而这种静止的信息已经无法吸引网民的注意。多媒体技术可以帮助我们使这些静态的信息动起来,比如滚动的新闻标题、幻灯片式的照片展览、带背景音乐的档案简介等等;还有音频、视频档案信息也可以网上,增强网站的吸引力。如果能在界面上点缀些动感设计,给人以视觉冲击力,就更容易调起利用者的胃口了。

4.建立电子信箱、网上论坛、网上咨询、网上办公,加强与利用者的交流互动。过去,档案部门长期处在一种被动的工作状态,即使是在开展网上查阅等工作以后,也通常是“有就查,查不到的就没有”。档案馆不知道利用者需要什么,利用者也不知道档案馆有什么。在这种情况下,我们的网站怎么能为利用者提供优质服务呢?就像商品要找市场,档案信息也要找利用者,必须在网站与利用者之间架起沟通的桥梁。电子信箱和网上论坛、网上咨询、网上办公是各类网站常用的与网民沟通与交流的手段,一些优秀的档案网站在这方面也做出了努力,例如设立留言信箱、档案论坛等。档案馆一定要变过去的“我让你看什么就看什么”变为“你需要看什么我就提供什么”。

5.加强对网站的宣传推介。一个好的产品,需要包装宣传,网站也是如此。可以充分利用互联网这个好工具,通过发E-mail给各兄弟档案馆及相关单位,并且简单介绍一下网站的内容、特色,请他们到网站去看看;或者把网站的简介在相关的讨论群组里面,这会让更多的人了解你的网站。也可以要通过登录全球著名的搜索引擎网站,如SOHU、SINA、163、YAHOO、等,来扩大网站的覆盖面,使浏览者通过行业、区域等多途径检索都能轻易搜寻到档案馆网站。另外,可以在档案馆网站之间进行友情链接,做到互通互联,让别人在查找和欣赏相关资料时能发现你精心设计的网站。

总之,档案网站体系的建成,将从总体上推动我国档案资源信息化建设步伐,提升我国综合档案馆信息化建设水平。各级档案部门可以充分利用档案网站这一公众信息基础平台,发挥档案馆馆藏信息资源优势,把档案网站建成档案工作的宣传窗口、档案资源的利用中心、现行文件的阅览中心和爱国主义教育基地,促进档案和档案工作走向社会,服务于大众。

参考文献:

[1]赵秀姣. 档案开放、公布与利用中的法

律问题研究[D].湘潭大学,2004.

[2]向立文. 档案数字化建设中若干问题

的研究[D].湘潭大学,2004.

[3]毕建华. 电子文件档案管理系统设计

与实现[D].华中科技大学,2004.