医院档案管理的现状与发展对策分析

摘要:医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分,其发展不仅影响着档案工作自身的发展,而且也关系到医院的经营和发展。因此,通过结合医院的实际情况,了解目前医院档案管理工作的现状,分析医院档案管理中存在的问题和不足,并找出应对措施,以促进医院档案管理发展。

关键词:医院;档案管理;问题

中图分类号:G271 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)26-0208-02

档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。医院档案记载了医院历史发展的过程,它从不同的角度全面客观地反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物和重要工作等,是医院历史的见证[1]。长期以来,我国医院档案管理一直处于相对滞后的状态,与医疗技术的迅猛发展和社会主义现代化建设进程极不适应。我国医院档案管理的现状从理论上违背了系统论和控制论,不符合档案管理学的基本原理,从实践上来讲,造成了管理资源的浪费和管理效能的低下,在医疗争议诉讼中也常常使医院处于被动或不利的地位[2]。

当前,医疗体制改革正在引起全社会的深度关注,医疗服务模式正在发生着深刻的变化。医院的档案管理工作顺应卫生改革的要求,由原来的边缘化向着医院的管理内核靠近,形势要求我们档案工作者必须做好各项档案工作。而档案工作者做好档案管理工作的首要任务是充分认清目前医院档案管理的实际情况,因为只有这样,才能在实践中有针对性地改进不足,以不断促进医院档案管理的发展。

一、医院档案管理现状

(一)医院档案管理意识淡薄

思想是行动的向导,认识的不足必然带来行动的滞后。首先表现为医院领导层对档案管理工作不重视。其次表现为医院员工的意识淡薄。医院的中心工作是医疗,在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍。由于档案管理工作不能直接创造经济效益,因此,医院的档案管理工作一直没有被真正重视起来。认识不到这一点,必然不能充分开发现有的档案资料的使用价值,为医院建设发展所用。

(二)医院档案管理制度不健全

在医院管理中,大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责则较少,没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核。制度的不完善必然会导致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如,有些医院没有建立严格的档案利用制度,对于档案的借阅、复制等没有作出严格的规定,在日常工作中经常出现有些人借用档案忘记归还或故意不归还的现象,从而导致档案丢失或者泄密,造成档案管理工作的混乱,甚至给医院发展带来严重的不良影响。

(三)医院档案管理人员素质参差不齐

档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前,我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时展的要求悬殊较大。表现为专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏,及高层次的档案专业人才较少,这些已不适应新形势下的档案事业发展。此外,档案管理人员配备不足,与医院的发展需求不相适应,也是医院档案管理工作中的常见问题。

(四)医患关系的变化,对医院病案(档案)管理的新挑战

随着我国的法制化建设进程,全社会法律意识逐渐增强,病人也日益重视自己的权益,通过法律手段来解决医患纠纷的数量越来越多。这其中,病案往往成为双方争夺控制的焦点。提高病案书写质量,完善病案管理,也就成了迫切的任务。医院作为和人民群众切身利益息息相关的特殊行业,依法管理已成为行业发展的必然要求。医院档案管理作为医院行政管理的一部分,在医疗争议诉讼实行“举证责任倒置”法律要求的今天,起着举足轻重的作用。

(五)医院档案管理水平不高,现代化管理手段应用较差

随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的运用愈来愈广泛,然而,运用计算机及网络技术管理档案的却不多,许多医院档案管理工作还停留在手工收集、检索阶段,严重影响着档案的收集、开发和利用。

医院档案信息化建设还处在探索阶段,除了存在资金不足外,还有许多难题。其中既有技术因素,也有非技术因素。概括起来,以下三个问题尤为突出:一是由于医院档案内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。二是医院档案管理体制与管理思想相对滞后,专业人员严重不足。三是网络环境不理想,网络通信设施不足,性能偏低。

二、医院档案管理发展对策

(一)转变观念,把档案管理工作纳入医院领导议事日程

领导的重视与支持是做好档案工作的关键,领导要把档案工作作为单位基础管理的重要组成部分列入议事日程,关心并解决档案工作中出现的诸如档案升级达标、档案机构设置、人员培训、设施配置、经费投入和关系到档案管理人员切身利益的职称评定等实际问题,使档案工作者体会到领导支持档案工作,从而调动各方面人员的积极性,促进档案工作的发展。在医院管理工作中,要进一步转变重医疗技术轻档案管理、重医疗技术人才培养轻档案管理人员培养的观念和认识,把档案管理工作纳入医院的重要议事日程,使档案管理工作成为医院日常工作的重要组成部分。

同时,档案管理人员要转变传统的“等、靠、要”被动的工作观念,从根本上贯彻落实医院档案管理工作,积极主动开发档案资源,树立档案开发利用的观念,以实际行动和工作成效体现档案的价值和作用。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过档案深层次开发,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。做好档案资源的开发利用,可以从以下方面着手。

1.积极开展医疗档案创效活动

综合档案室及其专职档案工作人员,应采取信息加工、数据分析、报道交流、技术咨询等多种方法,为医疗活动积极主动提供、跟踪服务和超前服务,使档案资料在医疗活动中发挥重大效益。

2.总结汇编各种材料,服务医院工作

档案管理人员可以充分利用馆藏材料,通过整理、总结、汇编等,为医院科教研、机构改革、人事任免和职称评定等工作提供翔实的材料。

3.拓宽服务项目,延伸服务领域

例如,利用期刊数据库,为科技兴院战略服务。医院可以将图书期刊分类编目并录入图书管理数据库,这样,医务人员就可以利用计算机网络及期刊数据库查寻文献资料。此外,在医院的重大纪念日,开展医院历史展览活动,介绍医院有史以来的发展历程和重大事迹,让医院的历史重新展现。

(二)结合医院实际,完善档案管理制度

为适应档案工作快速发展变化的特点,医院档案管理人员应采取一系列措施,如将档案规章制度重新修订后汇集成册,制订特色档案管理制度等。通过制度建设,规范档案管理方法和程序,使档案材料的系统性得到制度保证,同时,档案人员通过完善的制度建设,对档案进行实时控制成为可能。依据《档案法》等相关规定,完善、制定档案管理制度和档案工作业务规范,实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平。

档案管理是一项长期工作,要使各级严格把关,责任到人,还须建立相应的考核制度。医院可将此内容纳入科室管理责任书之中,将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科主任对科室档案工作的管理责任,此外,还需要加强档案管理工作的监督,以确保和促进档案管理的规范化顺利发展。

(三)通过各种途径,提高档案工作者的综合素质

档案人员的素质直接影响着档案管理水平。现代化管理需要的是既熟悉档案业务、又掌握现代知识的复合型人才。高素质的档案管理人员需要具备以下素质:一是政治素质。这是档案人员必备的、最基本的素质。提高贯彻执行党的基本路线、基本纲领和各项方针政策的自觉性,树立正确的世界观、人生观和价值观。爱岗敬业,忠于职守,严守机密,默默无闻,勇于奉献。在思想上跟上时代前进的步伐,在知识上跟上时代的需要。二是知识经济时代的发展使档案内容日益广泛,涉及到多学科、多领域。电子文档、办公自动化、网络的建立,都需要档案人员具备现代化科技知识,尤其是计算机知识。这就要求档案管理人员必须加强学习,扩大知识面,运用新知识分析和解决工作中出现的新问题,提高处理问题的综合能力,使自己的知识和技能满足工作的需要,适应新形势的变化,经受住新的挑战。

在医药卫生体制改革的条件下,医院档案工作面临着范围广、内容新、任务重、责任大的挑战。这就要求档案工作者不仅要加强自身修养,狠抓业务水平的提高,还要积极参加学术研究和学术论文写作,可以采取“送出去,请进来”的办法,积极选派人员参加各种交流会议和参观考察,邀请国内外卫生管理方面的知名专家来院讲学,使档案管理人员思路开拓。档案人员管理理论水平和研究能力的提高,除了专业学习时形成的基础外,主要是靠在工作实践中不断钻研和积累并结合工作实际进行自学和业务进修,不断开动脑筋,用新的思维方式开拓视野,吸收新知识,不断地把知识转化成工作能力,为医院档案工作的发展和研究打下基础。

(四)加强病案的规范化建设

要加强对医务人员病案书写的培训,提高对病案严肃性的认识,使医务人员从思想上给以重视,养成严谨认真的工作作风。医院领导要使员工明确病历质量既反映了一个人的敬业精神和态度,也反映了医疗质量的好坏,还可避免由此引起的医患纠纷。要规范病案书写的内容、格式,完善上级医师签名的手续,严格监督,适时抽查。

(五)与时俱进,加快医院档案管理的现代化进程

《全国档案建设“十五”计划》已把现代化、信息化列为战略重点之一,明确了“十五”期间档案现代化建设的各项重要任务。明确提出了要“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程,在档案利用服务和网络化方面取得明显进展”。其中包括:实现“馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化”的目的。实现档案管理的信息化,是档案管理工作现代化的核心。计算机网络的发展给档案管理提供了新的广阔的发展平台,复杂而繁琐的人工式的档案管理工作被科学的档案管理系统所取代。医院档案管理的现代化已成为必然的发展趋势。

怎样做好档案信息的利用,有效地发挥档案的价值,是档案管理信息化的关键。档案工作信息化是档案工作领域内的一场技术革命,将给档案工作带来巨大的变革,产生深远的影响。

因此,医院要立足自身,逐步实现档案管理工作的信息化管理,并且要通过多种形式,培养能胜任档案管理信息化的管理人员、技术操作和维护人员,为医院档案管理的现代化发展打下坚实的人力基础。

参考文献:

[1] 林利.档案管理工作如何为医院管理年服务[J].西部医学,2007,19(6):1235.

[2] 向前.加强医院档案管理 提高医院应诉能力[J].医学创新研究,2008,5(6):34.