试谈电算化条件下的内部会计控制

【摘要】随着会计电算化的不断普及，企业的内部会计控制方式也发生了很大的变化。本文就建立电算化会计控制的必要性和目前会计电算化条件下的内部控制存在的问题及完善电算化条件下的内部会计控制制度的相关措施作了简单阐述，希望对电算化条件下的内部会计控制的完善提供一点借鉴。

【关键词】内部会计控制；必要性；问题；措施

内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。会计电算化虽然没有改变内部控制的目的，却引起内部会计控制的方式发生了很大变化。如何在电算化条件下做好内部会计控制工作，并使之制度化，是摆在企业领导和财务管理人员面前的一个重要课题。

一、建立电算化会计控制的必要性

1．电算化会计自身特殊性的要求。电算化会计与手工会计相比，使用的技术手段、组织结构及内部控制都存在区别。在电算化下，凭证、经济事项的说明、账簿等均要求通过计算机方可录入、阅读、查询。这种情况下，对数据输入及输出的控制显得更为重要。在传统的手工系统下，任何一项业务处理都会留下记录备查;而在电算化条件下，账务处理及数据文件都存储在计算机或磁盘上，不像手工系统那么直观。因此，为了保证会计信息的完整性和真实性，做好电算化条件下的内部控制更为重要。

2．电算化会计对内部控制的特殊影响。电算化会计使功能和知识高度集中。由于知识的集中，导致了职责的集中，这就使得一些可能从事数据的输入、处理，又负责这些数据的输出、报送的人员在未经批准的情况下直接对使用中的程序和数据进行修改，这种现象加大了出现错误和弊端的风险。传统手工会计业务处理系统的内部控制是建立在不相容职能相互分离及相应职责分工的基础上，在电算化条件下，由于业务人员的减少，将会直接导致这些原则重要程度的下降。电算化会计使程序和数据存储在一起，所以数据的输入可能缺乏充分可靠的记录，缺少附件的数据在未经许可的情况下也有可能被输入系统。而在输出方面，某些业务或处理结果也可能不能被完全打印出来。因此，如果存取改动数据的命令和程序集中于同一装置，再加上没有适当的控制，未经批准擅自存取或改动数据的情况就可能发生，这一切都会对会计控制产生重要的影响。

3．加入WTO参与国际竞争的形势需要。随着社会生产力的发展和科学技术的进步，信息技术高度发展，全球经济一体化的进程加速，各企业所面临的风险也逐渐加大。加入WTO后，我国企业将面临众多国外企业的激烈竞争和有力挑战，我国在海外的企业也将遇到与国内不同的政治、经济和文化等风险。因此，如何提高自身的竞争力，如何以一种积极的姿态参与到世界竞争的潮流中去，将是我国企业当前面临的主要问题和难题。信息社会发展的潮流，更催化了会计电算化的普及，企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须适应现代会计形式的变化，完善电算化条件下的内部控制，提高经营管理的效率和效果，保证会计信息的真实性。

二、目前会计电算化条件下的内部控制存在的问题

1．职务相分离，职权不相容原则的重要性下降。传统手工会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离，职权不相容原则。如所有会计业务由不同的责任人分别记录并保管，即按经济业务的性质分为不同的工作职责，各司其职，彼此构成一个内部牵制网，不易出现错漏或舞弊行为。且未经授权，任何人都难以浏览到全部的会计资料。而一旦出现问题，也可通过检查不同的责任者追究责任。这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。采用电算化后，这一原则的重要性下降甚至得不到遵循。由于系统操作的高度集中，许多岗位可以合并，许多手续合并到计算机统一执行，会计工作人员大大减少，从而使一些不相容的职务得不到分离，这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能削减，会使人非法浏览、修改、拷贝甚至损坏系统资料和会计信息资料，降低了工作人员相互牵制的效力。

2．会计电算化对授权控制的冲击。传统手工会计授权下，对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名或印章。签名或印章的仿造具有一定的难度。在会计电算化系统签名或印章转化为授权文件和口令，口令授权存在于计算机系统内部。口令对于稍懂计算机操作知识的人来说根本算不上什么秘密，因为可以绕过财务软件的相关控制措施，通过打开计算机财务数据库进入财务报表等系统，则所有的财务秘密均可见。同时，业务人员可以利用特殊的文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，从而给公司造成经济损失。例如：业务人员被客户收买，非法取得他人口令，绕过批准程序开出销售提单；非法核销客户应收款及相关资料等。

3．信息存储电磁化使实物保护控制风险加大。在过去手工会计环境下，会计信息被记录于凭证、账簿等纸张上，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章，其法律效力是被广泛承认的；并且一旦对出现错误进行修改时，无论采用何种方式都会留有痕迹。而在电算化环境下，账户记录和纸介质已逐渐分离，完全不必使用纸张作为账户记录的唯一载体，凭证、账簿、报表等均可存贮在计算机软硬盘和其它存贮介质中。这些存放在磁性介质中的会计档案，更容易被损坏、修改、仿造、复制，特别是资料涂改不留痕迹，不易实现签字、盖章等具有法律效用的手段。而且磁性介质在受热、受潮、弯曲、强磁场等因素的影响下会损坏，易造成会计资料的丢失。

4．内部控制程序化使系统失控不易察觉。传统手工会计系统下，由于数据处理环节相对分散，一个环节数据出现错误，下一个环节还可以发现并更正。但是，会计电算化系统数据处理集中化、自动化，数据可以转入、拷贝，因此一个业务的数据错误往往会重复出现几次，从一个环节延伸至其他环节，导致整个系统数据失真，使得错误的严重性加大。例如：在录入原始会计数据期间，录入的错误数据就会用到会计科目汇总的过程中，影响到会计科目汇总的结果，导致科目汇总数据的错误。在进行经济指标分析时，又可能会再次使用到错误的科目汇总数据。从而，因一个数据的错误而导致一连串系统的错误，影响到整个会计信息系统的数据失真。

三、完善电算化条件下的内部会计控制制度的相关措施

1．职能分隔控制。通过建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、防止或减少出错和舞弊发生的目的。要将系统内不相容职务划分清楚，由不同人员负责不相容职务，划分时可参照手工会计中职能岗位的分工，同时要符合计算机处理的特点。系统管理员、制单人员、审核人员及维护人员的职权是不相容的，必须分工明确，不得兼任。例如，专职系统操作员只能使用经编译并加密的程序，不能再接触系统设计文件、程序流程图及源程序清单，不能兼任会计及审核工作；审核与制单不能是同一个操作员；系统软硬件维护人员不能担任系统操作和会计工作。

2．授权控制。在电算化环境下，原来人与人之间的关系部分地转化为人与计算机之间的关系，这就涉及到计算机如何识别上机操作人员的身份以及权限控制的问题，即对上机操作人员能够使用的资源加以控制。具体来说，谁有权进入系统，谁有权打开和使用哪一些文件，谁有权录入、处理、审核、查询和保管系统数据等，都由系统管理员或账套主管授权，然后利用口令密码的措施加以控制。上机人员只有在正确输入系统要求提供的口令密码后，才被允许对相关的功能模块及数据进行作业。这样，既可以防止非指定人员擅自使用系统，也可以防止操作人员超越权限接触系统，达到明确责任的目的。

3．通过加强内部审计强化内部控制。内部审计既是公司内部控制的重要组成部分，也是监督与评价内部控制其他部分的主要力量，因而在强化内部控制方面应当发挥不可替代的积极的作用。正如美国著名的内部控制专家迈克尔·海默教授(Michael Hammer)所指出的：“内部审计机构应将自己视为公司的一种资源。在帮助管理当局有效地实现其预期控制目标的过程中发挥作用，内部审计师的使命将从简单的‘我们实施审计’向‘我们帮助创建一些程序，以期达到组织成功所需要的内部控制水平’的方向发展。”

企业内部审计的重点要由过去单纯的事后财务收支审计向事前审计转移，提高企业管理当局风险评估能力和决策能力。随着中国加入W T O，企业经营日趋多元化，经营合作领域日益广泛，经营职权下放，急需一个独立于会计核算和财务管理之外的审计部门进行内部监督，同时它还监督其他内控是否执行，并帮助组织营造“软控制”的环境，不断修改内部控制过程，以保证会计信息、会计资料真实、完整。

4．加大内部会计控制制度重要性的宣传力度，提高员工尤其是管理人员的认识，注重会计人员职业道德素质的培养。企业员工尤其是高层管理人员对内部会计控制管理的认识和态度，在很大程度上决定了企业会计信息的质量。单位负责人有义务对会计信息失真现象进行彻底的根治。管理当局应当充分认识到，会计电算化越普及，内部会计控制就越重要。在许多企业尚未认识到内部会计控制重要性的情况下，迫切需要通过法律做引导，督促企业健全内部控制制度，提高管理水平。当前应加强《会计法》、《内部会计控制规范》等法律法规的宣传力度，提高全社会、各企业尤其是管理当局对内部会计控制制度重要性的认识。

在电算化会计工作中，可能由于工作人员素质不高，或者责任心不强等原因造成数据录入错误、操作步骤失误、导致财务会计信息偏离质量要求标准，造成风险加大。因此，各单位必须重视会计人员的道德素质培养，以保证会计信息的真实性和合法性。职业道德教育还要和岗位责任制考核结合起来，建立一套行之有效的激励约束考核机制，为企业内部会计控制的有效实施提供根本保障面。只有当激励和约束都有效存在，即存在既能使内部人员获得与其付出的努力和责任相匹配的报酬与授权，又可以从制度和程序上限制会计人员的“越轨”行为这样一种机制时，才能使内部人员趋向于循规蹈矩。比如定期考评，将评估结果存入会计人员技术档案，作为晋升专业职务条件之一，以使会计人员自觉用职业道德约约束自己。

总之，严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内控应随着企业环境和风险的变化而变化。国内外会计电算化的实践表明，计算机本身出错的几率很低，但是由于人为造成的出错和舞弊的现象有增无减，一旦出现问题，损失较大。就我国目前会计电算化的应用现状来看，由于起步较晚，只是停留在一般应用的水平上。因此，随着信息时代的步伐加快和经济快速发展，企业管理当局应设法提高电算化的科学管理水平，不断调整完善内部会计控制，以保证会计数据的可行性和真实性，从而提高企业竞争能力。确保在激烈的市场竞争中立于不败之地。

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