对做好物业档案管理工作的认识与思考

摘 要：物业档案管理作为物业服务工作的一项重要内容，是开展其他服务工作的基础与前提。在物业服务行业已过而立之年的今天，有必要重新认识并解决好物业档案管理工作中存在的问题，强化档案管理意识、创新工作机制、开拓服务新领域，推动物业档案管理工作的健康发展。

关键词：物业服务 档案管理 存在问题 解决措施

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）01-250-02

随着城市房地产业快速发展，物业服务这一新兴行业应运而生，并逐步发展壮大。物业档案管理作为物业服务内务工作的一项重要内容，是开展其他服务工作的基础与前提，其质量优劣是衡量一家物业企业工作规范与否的重要标尺。为了保证物业服务规范有序，需要我们充分认识并解决好物业档案管理工作中存在的问题，强化档案管理意识，创新档案管理工作机制，开拓档案服务新领域，推动物业档案管理工作的健康开展。

一、物业档案的定义与内容

物业档案是指在物业服务活动中形成的、反映物业状况、业主和住户变迁以及物业企业管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的不同形式与载体的历史记录。它是某一项目物业服务基本状况的综合反映，是开展各项工作的基础和依据。

物业档案的内容主要包括两个部分：一是物业自身的档案，包括开发建设成果的记录和物业服务企业接管物业后进行管理、维护或更新改造情况的记录；二是物业业主和住用人的档案，如姓名、家庭成员情况、单位、联系方式、管理费或租金缴交情况等。物业档案的形式多样，主要有档、图、卡、册、表。“档”是指在物业服务过程中形成的各类文字材料，包括前期介入文件、接管验收文件、物业服务合同、业主投诉、报修记录等，它是物业档案的主要组成部分。“图”是指与物业相关的各类图纸，如房屋平面图、水电气线路图、给排水管道图等。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、搜索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为增加信息容量、提高工作效率而建立的业主缴费底册等。“表”是指业主情况登记表、房屋质量验收登记表等各类表格。

二、物业档案在物业服务中具有重要的作用

随着物业服务的日益普遍和发展，物业档案在物业服务中的地位和作用日益凸显，越来越受到包括物业服务从业者在内各方面的重视。城市化的日益发展，人们对于住宅质量和品位的要求也不断提高，小区各种设施设备越来越多且复杂，而各种管线进入地下或埋入建筑物体内也越来越多。作为物业档案重要组成部分的工程技术档案则是对这些设施设备进行维修养护、更新改造必不可少的重要依据，一套完整、准确的物业工程档案往往能在维修养护工作中起到事半功倍、省时省力的作用，并最大限度地减少对其他业主或使用人造成不必要的影响。物业业主和使用人档案则是物业企业开展各种管理和服务的资料来源，通过它们物业企业可以全面了解业主和使用人的状况和需求，从而为业主提供各种针对性的服务，减少工作的盲目性，增加企业经营的效益。同时，物业档案因其具有系统详实记录物业服务各方面情况和数据的特征，故常常成为物业企业解决合同纠纷、化解各种矛盾的可信依据和帮助领导作出科学决策的信息库。市场经济得以健康运转的保证就是诚信，社会各界如何判定一家企业的可信度，其基本依据就是企业在经营活动中取得的业绩或荣誉的记录，无论是资质审核、项目招标、融资等，都必看重企业的信用档案内容。由此可见，加强物业档案管理有利提高企业的竞争力。

随着物业服务优秀项目评选活动的不断深入开展，行业内外对于物业档案管理的要求越来越高，笔者认为有必要探讨物业档案工作中存在的共性问题，提出切实可行的改进措施，真正发挥物业档案在物业服务工作中的基础性作用。

三、物业档案管理工作中存在的问题

在对一线项目物业档案管理工作的检查中，我们不难发现档案工作存在着一些比较突出的共性问题，相关行业档案管理工作规范缺失，造成档案管理工作欠规范，档案管理质量普遍较差。主要表现在：（1）档案资料不完整。例如小区台账中的业主个人情况登记栏不是少这就是漏那，而且内容没有及时变更。（2）档案资料存放未经科学整理和排序，不少档案只是被简单地装在档案袋或档案盒中，没有按时间顺序或事件发展过程进行分类、归档、立卷，显得杂乱无章，致使查找利用耗时费力。（3）档案资料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范、不到位，档案资料在传递过程中交接手续不健全，对缺失档案的责任难以确认；更严重的是某些建设单位或管理单位在项目验收移交中，存在将部分档案采取隐匿、转移、抽取、顶替甚至损毁的恶劣现象，有意逃避管理责任。（4）档案管理现代化水平较低，尤其是软件建设方面欠账较多。

四、如何进一步做好物业档案管理工作

有鉴于此，要做好物业档案工作，应从以下六个方面入手：

1.强化档案管理意识，将物业档案工作纳入企业整体工作规划之中。自上而下加强企业员工的档案意识，企业领导应对档案工作给予应有的重视，通过完善制度、落实责任、加强管理，切实将物业档案工作作为企业质量管理和目标管理的重要考核依据。采取组织参加档案知识培训、考试等有效措施增强全体员工的档案意识，营造人人关心档案工作，人人支持档案工作的良好氛围。

2.档案管理制度是做好档案管理工作的重要保证和依据，要建立科学的“规范―监督―检查”三位一体的档案管理体系，健全档案管理制度，并适时结合工作实际制定切实可行的具体措施，进一步规范档案工作程序，抓好每一个环节，确保相关制度得到完好落实。

3.物业档案管理工作是一项长期性的工作，企业领导应安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、耐得住寂寞的人员从事档案管理工作。同时，应把档案人员的培训和继续教育纳入整个企业的人力资源培训总体规划中，保证档案管理人员的知识结构、业务水平得到及时的更新与提升。

4.档案法制建设是档案工作发展的根本保障和必要条件。应该根据行业发展的需要，制定一批行业档案法规和规范性文件，进一步明确物业档案管理的内容和标准，规范档案资料的收集、整理、立卷、保管和移交，保证物业档案管理有法可依、有规可循。同时，行业主管部门应将企业档案管理状况作为其资质审核的内容，促使企业重视档案工作，完善档案管理。

5.牢固树立科技兴档的指导思想，加大必要的设备投入，加强档案管理人员的技能培训，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，使档案工作真正实现信息化、标准化。

6.利用现代数字技术加强档案资料的编研，加大档案资料的深度开发。改变以往档案资料“养在深闺无人识”的状况，变档案资料为档案资源，将档案资料中具有物业管理特色、有着实际利用价值的成果、案例转化成专题信息摘编、快讯、参考资料等，提高档案的利用价值，更好地为企业或业主服务，进而提升物业档案的地位和作用。

综上所述，物业服务从业人员应正确认识物业档案管理中存在的问题，及时创新管理机制，寻求切实可行的解决办法，适应行业发展对于档案管理工作的新要求。

参考文献：

1.尹彦红.物业档案管理浅述.2010（2）

2.蔡娜.物业档案的特点与管理思考.云南档案，2006（4）

（作者单位：福州市统建办物业管理处 福建福州 350000）

（责编：若佳）