浅论科技档案信息化建设及开发利用

摘 要 档案作为一种信息的载体，其核心是技术、信息，是一个企业具有高价值的无形资产。更主要的档案还是一个企业花费了大量的人力、物力和财力获得的科技成果，它使档案具有了产权。为了使这些成果保持它的先进性和独创性，为了使产权得以维护，需要有严格的保密制度和利用制度对档案的利用加以约束。今天的科技档案管理，不能只停留在对档案资料的管理上，还需要兼有情报、信息等多项功能，才能满足科技工作的需要，如何构建现代化的科技档案管理模式？我们可尝试从如下几个方面开展工作，以适应现代信息技术发展的需要。

关键词 科技档案 信息化建设 开发利用

一、现代化的管理

档案，特别是科技档案的时效性也在缩短。因此，档案信息资源的开发利用，应该打破传统的保守观念，把企业的档案信息资源及时、适度、有效地推向社会，使企业在经济市场中取得一席之地。这一点应当是档案管理人员和企业领导的共识。

科技档案的现代化管理，实质上就是利用现代信息技术搭建科学的信息管理平台；档案管理信息化的一个明显变化就是档案载体由传统的纸张形态扩展为缩微型、声像型及机读型，这一变化使众多杂乱无章的档案有序化，满足了用户对档案信息多方位的需求，同时也提高了档案信息的利用率。而科技档案管理也面临着从传统模式向现代信息化模式转变，要求我们将原来传统服务的静态式、被动式、直接式、实物交互式的服务模式,更新为以一种更为主动的姿态和超前意识向用户提供多维的、动态的信息服务，这包括对网络信息在内的各类信息进行系统化、逻辑化的分析和深加工，不断激活静态信息并挖掘其潜在价值，为信息主动寻找最合适的用户，并提供增值信息服务等。

二、创新高质量

档案工作的根本目的是为了使档案得到更好的开发利用。但是，一般地讲，科技档案多数具有内部性或需要保密。科技档案除了有保密性的一面处，尚有时效性的一面。保密只是暂时的、局部的，要在保证科学技术机密安全的前提下，一方面采取内外有别，积极、主动开发科技成果信息资源，以促进经济发展。另一方面，要及时按上级有关规定做好科技档案的降密、解密工作。科技档案信息具有一定的时效性，是指一项科技成果，在一段时间和一定范围内是需要保密的，但一旦被更新的技术所取代就应考虑其档案解密伴随着管理理念的更新，必须建立一种新型的服务模式及科学的管理制度，馆藏的有形性，时空的局限性，操作的手工性，服务的单一性及利用的局限性，这种陈旧的服务模式已有违信息时代的要求，须由封闭型服务向开放型服务转变，由被动服务向主动型服务转变。为使科技档案兼有情报、信息等多项功能，为科技工作提供多方面的服务，需要制定科学的管理制度，从整体上研究信息材料的采集、加工、组织、开发与利用工作，有计划、有步骤地对各种载体的海量档案信息进行加工编辑和数字化技术的转换处理，使之成为二次、三次文献，建立档案信息数据库，使之成为可直接利用的数字化信息，以方便用户进行档案信息检索、传输、摘录和分析处理，满足科研工作的需求。创新高质量的管理模式归根到底是为了提高科技档案工作的质量，质量、效率、效益是我们在进行科技档案中不可忽视的问题。

三、知识结构

伴随着科技档案管理形式上的变化，其业务性质也在发生着变化，业务工作本身从改变档案收集、存档形式到诸如分类、编目、浏览等环节愈来愈多地围绕计算机技术、网络通讯技术、信息检索技术、多载体文献等方面进行，工作人员知识结构的调整和业务素质的提高已迫在眉睫，知识更新的重点就是对现代信息技术的掌握与应用，掌握与档案信息处理有关的各种知识等，只有拓展知识结构，才能科学地开展科技档案的管理工作。我们通过开展科技档案管理信息系统设计工作实践，促进了业务技能的提高，也进一步拓展了大家的知识结构：按照业务的管辖内容，要求在充份发挥个人的创造力及想象力的基础上，分工设计管理程序，并按照实际情况改造不合理的工作流程，这一成功的设计实践活动为档案管理工作提供了更加科学的管理手段和方法。

四、服务技能

科技档案资料作为一种知识的载体能为人们提供大量信息，但由于种种原因，人们通常不能完整地享用资料中所包含的知识信息，需要馆员发挥创造性思维，尽可能地向用户提供面对一个问题领域的“知识单元”或与某种问题相关联的综合信息主题知识。因此我们平时须注意做好知识积累的工作，除了努力学习相关的专业知识，还须在与科技人员完成科研项目的过程中，熟悉各类档案材料的内容，努力让自己成为一个懂专业并精通某一学科或几门学科知识，能够及时为科研提供信息服务并高质量完成档案管理工作的信息专家，通过知识化的服务，使档案馆由“物质的传播”向“知识的传播”转变，由传统服务向现代服务迈进。

为不使科研人员再做重复研究，科研档案管理部门一定要做好科研信息工作，为档案科研提供信息保障。这也是各级科研档案管理部门选择确定科研项目申请立项必须具备的条件，科研信息工作做不好，就会造成选题不准、盲目申报项目，申请的项目不能立项，进而挫伤科研人员的积极性，浪费科研人员大量劳动。一是做好资料查询目录，主动提供给有关科技人员，以利于新的科技成果尽快转化为生产力；对于达到一定期限，无需控制使用的档案要做好向社会公开提供利用的工作，构建现代化的科技档案管理模式，不仅须具有现代管理理念，科学的管理制度，更重要的是必须培养和造就一批档案信息化建设的人才，建立一支能够掌握信息技术、精通信息管理、工作高效、适应信息化建设和管理工作的队伍，这需要每一位科技档案者工作者的共同努力。