信息化环境下档案开放利用的实际效益分析

近年，“三公经费公开”日益成为社会热点，机关会计档案则成为连接这一热点与档案工作的结合点。同时随着机关文书档案工作不断加强，管理日趋规范，档案行政管理部门转而加强其它档案门类的规范化管理，与机关文书并重的会计档案逐步成为主要加强的对象。

一、会计档案现状及认识误区

基层机关如县区级部门，以宁波市江东区各部门为例，原先因单位小，会计工作量小，无专业会计人员，会计档案统一由核算中心管理，大多数单位无会计档案。但是近年，随着机构加大、人员增多及会计独立性加强，各单位会计档案工作普遍化，90%以上机关配备专兼职会计人员，仅个别部门由核算中心管理。

领导重视，人员专业，是会计档案一大优势。相比文书，领导显然更重视会计工作。配备专职的会计人员兼会计档案，工作较单一，专业素质高；人员稳定性、领导认可度远高于文书档案员。但会计档案管理水平远不如文书档案规范。基于多年对基层机关会计工作深入了解，笔者认为相当一部分原因是片面的档案意识。领导、会计人员等由于对档案工作认识较片面，不够深刻，不免存在这样或那样的误解，主要归结如下：

（一）收集越多即完整规范。文书档案普遍存在收集过少的现象，这是由于很多资料掌握在他人手中，对于产生资料全面性认知、把握有一定难度，收集较难。会计档案由会计、出纳共同完成。会计负责记帐，完成年报、账本等整理，出纳负责报销完成凭证整理工作。会计材料全部掌握在自己手中，必须符合资料完整才可报账入账，因此收集相对容易。

会计人员因其职业特点，不仅仔细，责任心也强，往往认为收集越多就越完整。会计人员收集档案内容多于会计档案。1998年的《会计档案管理办法》中明确规定决算、年报属会计档案，将预算、计划、制度等文件材料规定按文书档案管理办法执行。而实际工作中，很多材料都由会计另外收藏未归入文书，同时很多人事工资、重大固定资产买卖单据等都作为凭证类归入会计档案。但是，这些保管期限远远高于会计凭证年限，因此，归入相应保管期限的文书更合适。既加强保管期限又免去了销毁鉴定拆卷的麻烦。

（二）整理装订成册即归档完毕。档案员对文书档案归档完毕都有大概的认识。但会计档案却大不相同。领导、会计甚至综合档案室的档案员都认为档案已整理装订成册就是归档完毕。很多“归档完毕”的会计档案整齐地排放在档案柜内，虽已分类造册，但多数没有全宗号、目录号、案卷号，只有常规的年、月、日及流水号。无编号、无目录，因此无从清点、查找困难。由此带来档案容易缺失，利用不便等状况。

（三）独立保管即重视保密。与文书档案、其他档案相比，领导对会计档案十分重视，甚至单设档案室。但领导认为会计档案具保密性、重要性，脱离综合档案室，完全由会计独立管理，未能集中统一管理。会计档案存放往往各自为政，情况不一。有的存于独立会计库房，有的则置于办公室，由会计自行管理，仅有部分由综合档案室管理。

（四）收进即移交。所有档案都应按规定向档案室移交。综合档案室档案员对文书档案比较熟悉，接受专业知识培训多；会计档案接触少，对会计档案内容、具体标准知之甚少，往往会片面认为移交只负责收进清点，而无视对会计档案质量把关。移交必须按会计档案规定操作。若为独立会计库房可实现目录移交，即综合档案室只收进目录进行综合管理。

（五）纸质即全部档案。文书档案包括纸质、电子档案的意识形成已久。机关会计电算化起步较晚，对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印纸质存档。按规范化要求，除纸质打印外，会计信息磁性介质备份，会计软件的版式与软件系统应一起保存，保证软件升级后，不同版本下的会计数据被调用。

（六）能存就不销。会计档案十分重要，万一不慎销毁，导致要用数据无从查找。不知怎么销毁，档案员怕麻烦，领导怕挑担，这些都使领导、会计形成一个共识，即能存就决不销毁。但机关档案室用房紧张、空间有限，会计档案数量大且年限短，年复一年，档案室十分拥挤，保存众多却毫无价值，而且不方便查找、利用。

（七）查阅即全部利用。档案人员常会根据文书档案编写有关材料以方便利用。与文书档案相比，会计档案这方面始终处于零开发状态。档案员、会计人员认为会计档案仅用于会计查账、领导查阅、单位审计等，没有为领导做基础汇编作参考的意识。应转变观念，积极开发会计档案信息资源，使档案服务领导和单位管理。

二、应对措施

这些错误意识究其原因很大程度是领导、会计、档案人员未经过会计档案培训。当然也有会计档案宣传力度不够等原因造成的。

虽然会计档案现状并不乐观，但领导重视、人员稳定，会计档案加强不难，只要正确引导、宣传，消除错误意识，查缺补漏、规范管理，会计档案很快就会上新台阶。

（一）强化培训，树立专业人员档案意识。会计人员未参加会计档案的培训，主要原因是未组织类似培训或培训中少有类似的内容。会计部门与档案部门沟通协作，填补会（下转第51页）（上接第46页）计档案培训的真空。一方面会计人员接受档案培训，另一方面档案人员加强会计档案学习。相关人员通过系统学习会计档案的归档要求及保管等内容，特别是对归档范围、案卷编号、编目等短项学习，达到全面掌握会计档案知识，树立正确档案意识。

（二）强化宣传，树立领导档案意识。以专业人员在领导前宣传会计档案知识为主，以领导参加档案培训、业务部门上门宣传、档案会议接受档案意识等手段为附，逐步加强领导档案意识。通过领导的正确档案意识，如有意识地制定制度、改善保管条件等，继而从宏观上带动单位会计档案规范化。

（三）强化标准，以制度补意识不足。制定一整套切实可行且符合标准的制度，包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各环节及档案数字化、电子档案、数字备份等新内容，明确具体做法，使人员在工作中做到有据可依，有章可循。从另一方面弥补档案意识不足，使档案业务得到规范。

（四）强化监督，以检促意识转变。档案局作为档案业务主管部门，发挥指引作用。在基层机关做好从上到下的宣传，从领导到档案员、会计人员层层宣传，加强指导，以年检、目标管理为手段加强对会计档案监督管理，以便及时发现问题，纠正错误意识，敦促改正、提高档案管理水平。

（五）联合部门，全面规范档案工作。财政局作为预决算审核部门，审计局作为财政、财务收支审核部门做好指引作用，在检查中提出有关档案方面的要求，使会计档案不仅具体的作账内容真实，无假帐、虚帐，而且档案归档、保管等工作也标准规范、查找方便。通过多部门联合协作，最终促进各机关全面规范档案工作，提高档案水平。

（作者单位：浙江省宁波市江东区档案局）