试论档案信息化管理

【摘 要】 随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济，社会活动的重要战略资源。档案作为一种原生态的信息资源，也越来受到大家的重视，而加快档案信息自动化建设，实现档案工作的现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础的管理与建设尤为重要。

【关键词】 档案管理 信息化 管理

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。

一、实行档案信息化建设的必要性及发展状况

随着经济全球化进程的加快，资本、信息、技术和人才等要素参与各行业的竞争越来越重要。当各行各业掀起信息化建设热潮的同时，国家信息化建设也在迅速发展，在信息化方面的投入力度也在不断的加大。档案部门业务也开始重视档案信息化建设，并力求与国家信息化建设同步。首先，档案信息化建设普遍发展。以前主要集中在档案信息处理保准体系的建立，传统档案的原文信息数字化转换，档案信息网络的建立等方面，当今社会计算机信息网络在档案管理工作中应用已相当普及，主要应用为数字档案馆的建设、电子政务中的电子文件与电子档案的一体化管理，档案信息资源的整合与面向社会的应用。其次，档案信息化发展的环境得到改善。全国档案信息化环境包括硬件、软件环境，档案信息资源以及人才等方面，从硬件方面来说，全国不少档案馆内部已经建立了局域网络，许多档案馆内设立了档案信息网站；从软件环境上来说，档案界的档案信息化意识大大增加，政策法规环境有较大改善，档案信息资源内容较为丰富，结构有所改善，档案信息化人才有所增加，素质有所提高。最后，档案信息化建设对政务信息公开推动起到了一定作用。

二、网络环境下档案安全问题形势严峻

首先，网络技术本身的安全隐患。网络本身就不是一种很安全的信息传输方式，网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地。任何中介站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。同时，网络与应用技术的发展很快，新的技术不断推动新的应用，而安全技术是一种在对抗中发展的技术，它总是滞后的，这样就导致了网络的脆弱性。目前，我国信息安全技术研究与应用起步很晚，技术防范能力不强，许多系统处于不设防状态中。其次，电子文件的信息共享，带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件档案，不同于以纸质为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员成分的限制随意阅读，这种电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的，是一种进步和发展。同时，也对电子文件带来不安全和泄密因素。如不采取措施，则可使网络的任何终端设备读取在网络上的文件，致使一些保密文件泄密。最后，组织管理的隐患。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识，致使网站遭到攻击。而从事信息产业的公司没有精力对网络安全进行人力和物力的投入，很多站点的管理人员都是新手，在操作中出现漏洞，使入侵者获得控制权。

三、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。

1、加强基础设施建设。电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

2、硬件防护技术。⑴数据备份系统。对电子档案载体进行有效的检测与维护，电子档案载体，极易受到环境的影响，因此，应当定期检测和拷贝，检测每年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量应不少于10%为宜；拷贝应每四年一次，要求多重备份，以防数据丢失，并且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测和拷贝，必须建立相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作；⑵加密技术。电子档案的特殊性，决定了它的非公开性。采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性，电子档案的加密方法有很多，加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定。收发文通常采用“双密钥码”，网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥。一个是公开的加密密钥，一个是严格保密的接密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解秘密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三方很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子档案具有很好的保护效果。

3、强化档案队伍建设，提高业务素质。档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合型人才；提高整个档案队伍素质，创造条件有针对性适合不同的工作岗位。进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

总之，充分利用计算机网络功能，提高档案管理效率。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。