浅析如何做好建设工程监理资料管理

摘 要:监理工程的资料是监理工作的原始记录,是评价监理工作界定监理责任的证据。因此,做好监理工程中资料管理工作十分重要。文章介绍了监理工程资料的作用、工作流程以及实际工作中如何做好监理工程资料的管理工作。

关键词：工程监理；资料管理；作用

Abstract: Information of engineering supervision is the primary record of supervision work, is the definition of evaluation supervision supervision responsibility evidence. Therefore, do a good job in data management of engineering supervision is very important. This paper introduces the supervision of engineering data, work flow and how well the role of engineering supervision data in actual work management.

Keywords: project management; information management; role

中图分类号:TU761 文献标识码: A文章编号：

我国建设监理制始自1988年,监理制的实施是对传统工程管理体系的一种改革,促进了工程建设管理体制和管理水准的提高。工程项目的监理,按照相关的法律、法规以及有关合同执行监理工作;对工程建设过程中所依据的文件和留下的工作痕迹的记录及相关的成果数据汇总成监理资料,反映工程建设所用材料优劣,工程是否按图施工,是否有所变更,施工工序与每一工序操作是否符合规范要求等等。这些完整的资料都能成为有价值的监理信息资源,不仅是监理工程建设过程的记录,还可作为事后查询,了解工程建设过程的资料之一。如有工程质量缺陷或事故发生,可作为原因调查,事故分析,乃至确定责任归属的依据。同时,还可从中获得宝贵的监理经验,提高工程监理水平。监理资料是反映监理工作水平,衡量、评定监理工作质量的重要依据。建设工程监理规范6第7.4.1条指出:/监理资料必须及时整理,真实完整,分类有序。第7.4.3条指出:/监理资料应在各阶段监理工作结束后,及时整理归档。第7.4.4条指出:/监理档案的编制及保存应按有关规定执行。

1 如何做好工程监理资料管理工作

监理资料是在形成工程实体的施工时,同步进行监理的过程中逐渐形成的。因整个工程的监理环节繁多,专业各异,故无论是总监理工程师、专业工程师,还是专职资料员,仅靠个人的力量是无法做好资料管理工作的。应制定/谁监理、谁验收、谁负责的监理资料管理原则。监理机构内部应明确分工,划分监理工作范围,建立内部责任制。专职资料员应配合监理组块,在各阶段负责有关监理资料的及时收集、汇总及整理,并复核和检查资料是否符合法律、法规及合同规定的要求,发现问题及时协助监理工程师督促有关单位进行整改。故工程监理资料的管理工作贯穿于从施工准备到单位工程竣工的全过程。

1.1 开工前期的资料管理工作

开工前期,除了收集和整理工程监理资料如监理规划、监理实施细则、设计交底文件、有关对图纸、设计文件提出的书面意见和建议等文件外,还应对施工准备阶段的重要审核资料进行管理。监理在工程建设施工准备期间,对/开竣工报告的审核是保证施工质量的第一关。相关资料有审查施工组织设计方案;审查现场项目管理体系、技术体系和质量保证体系;还有审查承包单位报送的分包单位资格报

审表和分包单位有关资质资料包括分包单位资质、施工人员岗位证书及材料、相关质保资料等;审查承包单位报送的工程开工报审表及相关资料;施工人员资质、设备鉴定报告、材料报审、复验情况等等的书面意见。施工准备阶段资料的完整、规范,有利于监理督促施工单位严格按照已定的方案和规定操作,从而能进一步保证施工的质量控制。

1.2 工程施工中的资料管理工作

所有工程资料收文,应在收文登记本上详细登记(按监理信息分门别类进行登记),记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位(部门)、文件编号以及收文日期等。应特别注意,监理信息有追溯要求的情况下,所填部分内容是否符合可追溯的要求。

对于建设单位的工程建设指令、工程变更书或技术核定单及其他重要文件资料,要负责及时发给每一位相关的监理人员阅读,使他们及时了解到相关信息,并落实到监理工作中。监理文件档案资料经收/发文、登记和传阅程序后,应按照既可满足项目实施过程中查阅、求证的需要,又便于项目竣工后将文件和档案归档或移交的原则,使用科学的分类方法按类进行存放、保管。监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时,应填写文件借阅单,并明确归还时间。监理文件若有更改,由信息管理部门填写监理文件档案更改通知单,并负责发放新版本文件。必须保证项目参建单位中,所有相关部门都得到相应文件的有效版本。文件档案换发新版时,应该由信息管理部门负责将原版本收回作废。在工程施工阶段,监理工程师对分项、分部工程的验收,就是在审核施工文档资料的基础上,对工程实体进行检查,并验证施工资料的真实性。因此,督促施工单位重视/施工文档0资料的积累,资料应与施工进度同步,以如实反映工程质量真实性。在施工监理全过程中,审核/施工文档资料也是监理资料管理的一部分。施工文档资料是施工过程的记录,是每一工序、分项、分部工程的实体质量数据的综合,也是该工序分项、分部工程的合格文

件。对于工程中出现的问题,协助监理工程师及时发出监理联系单,或监理工程师通知单,并在发文登记本上进行登记。重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。

1.3 竣工验收期的资料管理工作

工程临近竣工,专职资料员应协助监理工程师做好单位工程实测实量、外观评定等工作。同时整理好全部资料档案,协助总监编写竣工报告,并准备验收。为保证监理资料的完整、分类有序,项目工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料分类、格式(包括用纸尺寸)、份数达成一致意见。

监理资料的组卷及归档。由于对各地区各部门有不同的细节要求,项目开工前,项目监理机构应主动与当地档案部门进行联系,明确具体要求。对竣工资料要求,应与建设单位取得共识,以使资料管理符合有关规定和要求。

2 监理工程资料的作用

监理资料是在工程监理实施的过程中逐渐形成的,监理工程的工期越长,规模越大,技术越复杂,监理资料就越多。因此,做好监理工程中的资料管理,就能很好地为监理工作起指导与控制作用,从而保证监理工作顺利的开展,为监理工作的决策和追朔提供依据,确保工程监理档案的完整性、符合性,为质量管理体系的有效运行提供证据。

3监理资料管理中的常见问题及注意事项

监理资料是项目监理机构在项目监理服务过程中形成的主要文件和原始记录,是监理服务成果的主要表现形式,是履行监理职责、界定监理责任的有效证据,也是评定监理服务质量的依据。在监理资料管理中存在以下常见问题:

3.1资料管理基础工作不到位

3.1.1职责不明确。一般大中型监理项目应配备专职资料员,小型监理项目应明确兼职资料员,并明确其岗位责任。有的项目监理机构对此不够重视,资料分散在监理人员手中,没有专人管理,这样就造成了资料的搜集不完整,资料格式或签署意见不规范。

3.1.2资料管理制度不规范、可操作性差。有的监理企业未制定资料管理的程序文件和作业指导书,也未制定具体的归档细则。

3.1.3资料员不熟悉业务。对监理资料的标识、搜集、分类、整理、储存、保护、检索、保留、处置、提供等控制要求不熟悉、不规范。

3.2没有建立分类台账,可追溯性差应按规范要求分类建立台账。如监理工程师通知单应按顺序建立台账,监理工程师通知回复单应与通知单合并登记台账,以便追溯通知单的整改情况,发现问题后资料员可及时提醒专业监理师或总监。另外,实践中往往缺少编码或编码不统一。

3.3资料不完整、不正确

按照《建设工程监理规范》(GB50319-2000)的规定:施工阶段的工程监理资料包括施工合同文件及委托监理合同;勘察设计文件、监理规划;监理实施细则;分包单位资格报审表;设计交底与图纸会审纪要;施工组织设计(方案)报审表;工程开工/复工报审表及工程暂停令;测量核验资料;工程进度计划;工程材料、构配件、设备的质量证明文件;检查试验资料;工程变更资料;隐蔽工程验收资料;工程计量单和工程款支付证书;监理工程师通知单;监理工作联系单;报验申请表;会议纪要;来往函件;监理日记;监理月报;质量缺陷与事故的处理文件;分部工程、单位工程等验收资料;索赔文件资料;竣工结算审核意见书;工程项目施工阶段质量评估报告等专

题报告;监理工作总结共28个方面的资料。由于管理不善、制度不严、责任不清及人员素质差,该收集的证据没有收集;该做的测试没有做;该填写的表格没有填写;应签字盖章的没有签字盖章;应妥善保管的资料出现了损坏或丢失。这些都直接影响了资料的完整性。

3.4收集的资料缺乏有效性

承包方报送的技术管理文件和资料未签字或不是当事人签字,填写不符合要求;报送的表格未按要求填报内容、日期滞后,有的存在涂改现象;在签署的意见和签字是复印件的资料上加盖红章或在复印的黑章上加盖红章当做原件。

3.5资料收集不及时

有的监理机构总监,对资料整编工作不重视,人员安排不当,检查指导不力,使资料整编工作严重落后于工程进度。工程验收时突击整理,往往是粗制滥造,漏洞百出。施工阶段工程监理资料必须准确及时地反映工程建设施工全过程。施工过程具有时过境迁不可追忆的特性,隐蔽工程验收、工程材料报审就是一个典型的例证。

3.6监理资料缺乏连续性

有的项目监理机构监理人员流动较为频繁,监理工程师离去时未办理交接手续,应该验收的工程未进行验收,应该签署的资料未进行签署,造成监理资料不连续。

参考文献：

[1] 张庆梅.浅谈工程监理资料管理工作[J]. 造船技术. 2006(02)

[2] 庄严.做好监理信息资料管理工作的心得[J]. 石家庄铁路职业技术学院学报. 2012(04)