SAP物料主数据维护方法的优化

摘 要：sap物料主数据是SAP系统运算的基础数据之一，物料主数据维护是否准确、完整、及时依赖于适宜的维护方法。按物料主数据的管理层次进行恰当维护方法的选用及优化可以有效减少数据维护传递间的疏漏，提高数据维护效率。

关键词：SAP；物料主数据；维护方法

1 概述

SAP物料主数据是SAP系统运算的基础数据之一，没有完整可靠的物料主数据就无法进行其他SAP业务的处理[1]。同时维护也有及时性的要求，维护不及时则MRP运算出来的结果也不能用于业务的指导。由于SAP物料主数据是汇总采集了多个业务部门的信息，因此它的维护也需要多个部门共同参与。在多部门共同参与的情况下如何保证数据维护的准确性、完整性和及时性，是我们不断探索和优化的工作。

2 物料主数据的管理层次

SAP对物料主数据的管理是基于不同组织层级，主要分为两个层级：

集团层[2]-集团层的物料主数据信息适用于公司的各个组织机

构。这些数据不会因为组织机构的改变而变化，一般只维护一次即可。此类视图是基本视图1和基本视图2，包括物料描述、基本单位等字段信息。

工厂层[2]-工厂层的物料主数据信息适用于某个特定工厂。也就是说，不同工厂可以有不同的参数。工厂级视图包括销售、采购、生产（仓储）、质量、财务五大类业务视图。每个工厂需要维护的视图和字段信息都不尽相同。

据此可得：原则上必须先维护集团视图之后才能维护工厂级视图。集团层的视图可以集中维护，但工厂级视图由于涉及的业务面较多，应以分散维护为主。

3 物料主数据维护组织及基本视图维护建议

按数据管理层次可以基本确定物料主数据维护的业务组织，本组织主要以业务部门与物料视图的对应关系来进行维护划分。

工艺部门一般在企业中作为数据的管理部门，这是因为研发端传递出来的数据一般最先是到工艺部门，同时工艺部门也是第一个对数据进行加工的部门。可见工艺部门是物料信息承上启下的关键管理部门。工艺部门作为数据的管理部门需要主导并协调各业务部门共同完成物料主数据的维护。

财务部门又是一个不同于其他业务部门的单位，主要是由于有周期单价、标准价等较敏感的信息需要维护。若企业对这些价格有保密的管理要求，针对物料主数据的会计、成本视图则需要单独出来，由财务人员进行创建和维护，并控制财务视图的维护权限。

对于集团层的基本视图维护建议：

（1）有条件的企业建议将SAP物料主数据基本视图与研发平台做集成，这样研发平台上物料的描述、计量单位的使用规则也就延续到了SAP系统中，这样可以确保物料的唯一性，并且方便后续业务沟通上对物料的统一表述。

（2）若不具备集成条件则只能手工创建维护物料，手工创建时需要注意物料的编码规则和物料描述的命名规范。物料编码规则建议沿用研发的物料取号规则。物料描述规则需要形成操作规范。通过固化物料的特性、属性、描述等信息，可有效避免因不同人员操作而产生不同的描述结果，从而实现一物一码[3]。

（3）物料基本计量单位：一般使用物料的最小计量单位。但原则上应尽量保证各类单位以基本计量单位为准，减少单位之间的换算维护。

4 按运维时期（阶段）对工厂级视图维护方式的优化

物料主数据的两个运维时期（阶段）：SAP上线前收集物料主数据时期和上线后的运维时期。

上线前收集物料主数据时期通常采用数据模板的方式进行维护字段信息收集，即将字段收集电子表格发送给各业务部门，由业务部门输入后返回给数据员汇总，然后统一导入SAP系统，这时可以将基本视图和工厂视图一次性创建并同步完成业务字段的维护。适用于大批量数据维护和业务信息收集较完整的情况。

上线后进入运维阶段，大批量的数据维护次数会大大减少，主要以小批量，零星的维护为主，再使用上线时的数据维护方式已不合时宜。对此我们需要进行优化，提升维护的效率。经过上线时期数据的整理，可以总结工厂视图中各字段维护的内在联系，将这些规律固化下来形成默认的维护规则，将工厂视图的维护细化到字段的维护。就可以有效的提升维护效率。

（1）按关键字段信息确定其他相关字段的维护规则。例如物料类型是成品，在企业管理中一般是要启用序列号管理的，半成品、原材料则不用。同时物料类型也决定了销售视图中的科目设置组、策略组、检验设置等字段的选用内容。此类规则适用维护的字段：有科目设置组、项目类别组、序列号参数文件、MRP类型、策略组、独立集中、检验设置等

（2）与业务人员确定默认的维护规则。例如所有采购物料都启用配额管理，物料消耗都启用反冲等。此类适用维护的字段有税分类、可用性检查、利润中心、配额、源清单、反冲等。

（3）设置初始默认值，业务做二次维护规则。在信息不明确的情况下，工厂视图中的必填字段或与业务紧密相关的字段，可以采用初始默认值的维护方式。适用维护字段如采购组、MRP控制者、批量大小、舍入值、安全库存等。

5 结束语

通过不断总结优化数据维护规则，原多部门参与的维护业务及人员就可以最大限度的精简，70%的字段维护都可以由工艺部门数据员直接完成。减少了各部门之间的衔接工作，提升了维护效率。

参考文献

[1]刘磊.基于SAP系统构建物料主数据管理平台[J].数字技术与应用，2014，12.

[2]刘凌云.SAP系统物料主数据设置方法探讨[J].通讯世界，2016，6.

[3]吴恩宏.论企业物料主数据建立及数据质量优化[J].石油知识，2016，7.

作者简介：刘晨生（1980，04-），男，汉族，河北饶阳人，顾问，中级工程师，本科，研究方向：IT信息技术，主要从事SAP系统优化管理工作。