机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制和审批工作

根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），各机关应结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。编制机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表是贯彻实施《规定》的核心内容。

一、明确《规定》实施范围

《规定》第十四条，“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、派、企业事业单位可参照执行。”《规定》中的“机关”应从广义上来理解其含义。广义上的机关除各级党政机关和人民团体以外，还包括各级人大（权力机关）、政协（政治协商机构）、法院（审判机关）、检察院（检察机关）等机关和具有行政管理职能的事业单位，这些机关都属于应执行《规定》的范围。属于应执行《规定》范围的机关必须按照《规定》的要求，在同级档案行政管理部门的监督指导下，在规定的时限内完成本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作，编制完成的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，报同级档案行政管理部门审批。参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的帮助指导下，开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作，相互协商，共同配合，完成本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作，编制完成的本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表不需经同级档案行政管理部门审批。鉴于《规定》正式施行的同时，1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件被废止，军队系统、派、企业事业单位只能参照《规定》的原则和精神，合理开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。如果参照单位仍沿用原有规定，比如说单位的文书档案保管期限仍划分为永久、长期和短期，那就没有相关的法规政策作依据了。

二、明确编制对象

根据《国家档案局关于做好〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉宣传贯彻工作的通知》（以下简称《通知》）的要求，这次机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制对象仅限于机关文书档案，其他门类档案不在此次编制范围之内。在制定《规定》过程中，有这么一个工作思路：即国家档案行政管理部门制定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限总表，《规定》的正文适用于各级机关，《规定》中的附件“文书档案保管期限表”具有一表两用的功能，既包括了机关文书材料的归档范围，也包括了机关文书档案保管期限的划分；各级机关制定本机关文书档案保管期限表作为分表。这一工作思路与《通知》的具体要求结合，各机关要编制并报同级档案行政管理部门审批的内容就是一个本机关文书档案保管期限表。各级机关在编制本机关文书档案保管期限表时，是否要参照《规定》的编写结构，将《规定》正文的部分内容进行细化，并出现在本机关编制的文书档案保管期限表的前面，这一点由各级档案行政管理部门自行确定。

三、明确编制体例

各机关编制本机关文书档案保管期限表的体例，关系到本机关应归档文书材料是否齐全完整。根据《通知》的精神，在中央和国家机关各部委，要求按照机关的内设机构一个一个地编制，最后形成本机关总表。比如国家档案局内设机构有办公室、档案馆（室）司、经济科技司、政策法规司等11个司局级机构，每个司局级机构下面设若干处室，那么，编制时就要按照每个司局级机构下设的一个一个处室来进行编制。又如，档案馆（室）司按综合档案业务指导处、机关档案业务指导处、专业档案馆业务指导处3个内设处一个一个编制。这种编制体例便于各个职能机构明确哪一类文书材料应该归档，归档的文书材料的保管期限如何划分，使机关公务人员注意做好平时文书材料的收集和积累工作，确保应归档文书材料的齐全完整。同时也便于机关档案人员掌握各内设机构文书材料的归档范围，监督和指导各内设机构做好平时文书材料的归档工作。这种编制方法与以往一个机关编制一个笼统的归档范围和文书档案保管期限相比，更具有针对性、实效性和操作性。有的中央和国家机关提出对本机关内设机构具有共性的问题能否单独表述，体现在本机关文书档案保管期限表编制结构的最前面，而不是放在机关每个内设机构的下面，如会议类文件材料，机关内设机构都有可能召开综合性或专题性会议，活动形成的文书材料放在本机关文书档案保管期限表中单独表述，此做法就有悖于本机关编制工作方案。

地方各级机关可参照中央和国家机关的编制体例，结合本机关工作实际，在同级档案行政管理部门统一要求下，合理确定编制体例。

四、遵守审批程序

根据《规定》的要求，这次各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作不同于以往，以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后执行，只报同级档案行政管理部门备案。《规定》施行后，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，需经同级档案行政管理部门审查同意后才能实施。

《规定》虽然从之日起施行，但对于一个机关来讲，必须遵守《规定》实施的相关程序，一个机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表必须经同级档案行政管理部门审查同意后才能具体执行。未经同级档案行政管理部门审查同意，不得擅自使用。因此，当新的机关文件材料归档范围和文书保管期限表没有获得审批时，只能沿用原来的有关规定。各级机关要在同级档案行政管理部门的指导下抓紧工作，在规定的时限内完成本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制及送审工作，实现新旧机关文件材料归档范围和文书保管期限表的有序衔接与顺利更替。

国家档案局对中央和国家机关编制的本机关、本系统（有垂直领导关系的系统，以下同）文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作非常重视。2007年3月，国家档案局专门成立了“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查委员会”，负责对中央和国家机关编制的本机关、本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作，该委员会主任由国家档案局局长杨冬权担任，副主任由国家档案局副局长段东升、李明华、李和平、杨继波担任，委员由国家档案局有关司、部、室主要负责同志组成。审查委员会办公室（简称“审委办”）设在档案馆（室）业务指导司，负责日常工作，办公室主任由该司司长兼任，办公室成员由国家档案局有关业务司、处负责人组成。编制机关上报本机关或本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要同时上报本机关“三定”工作方案等职能说明材料。国家档案局对各机关上报材料的审批工作实行“两审制”。首先由审委办对各机关上报的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行初审，初审过程中与编制机关交换意见，并进行修改；修改完成后由审委办汇总，提交审查委员会召开专门会议进行终审，终审后由审委办办理给单位的批复手续。

各级档案行政管理部门可参照上述形式，开展对本级机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作。

五、垂直管理系统的编制和审批工作

根据《规定》第十二条的要求，具有垂直领导关系的中央和国家机关，要结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管表，并经国家档案局审查同意后执行。垂直管理系统分中央垂直管理系统和省级以下垂直管理系统。具有垂直领导关系的中央和国家机关要编制两个文书档案保管期限表，一个是本机关的文书档案保管期限表，一个是本系统的文书档案保管期限表，针对本系统的文书档案保管期限表的编制体例可以参照《规定》附件“文书档案保管期限表”的编制体例，对本系统的编制工作具有宏观指导作用。两个文书档案保管期限表都要报国家档案局审批。垂直管理系统中的下一级机关，要根据本系统的文书档案保管期限表，结合本机关实际，开展本机关文书档案保管期限表编制工作，编制完成的文书档案保管期限表报本系统中上一级机关审批。省级以下垂直管理系统的编制审批工作也遵循中央垂直管理系统的编制和审批模式。

各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表是《规定》施行过程中不可分割的重要组成部分，各级档案行政管理部门要依法进行严格审查，严把编制质量关。通过各有关方面共同努力，使各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表更具有针对性、实用性和可操作性，使《规定》真正成为机关编制工作的行动指南和加强、推动机关档案基础业务建设的法律武器。

（作者单位：国家档案局100032）