如何加强企业档案信息资源的开发与利用

【摘要】档案的利用是档案工作的中心、根本目的和方向。在企业不断深入发展的今天，迫切要求从事档案管理工作的人员和部门，进一步解放思想，拓宽档案工作视野，紧紧围绕企业的生产经营活动，开发档案信息资源，充分发挥档案的社会效益和经济效益，为企业的发展做出应有的贡献。那么，如何加大利用程度、丰富利用手段，及时而高质量地利用档案信息资源为企业的可持续发展服务，就成为了摆在我们面前的一个重要课题。本文就企业档案的开发与利用问题，谈一点粗浅看法和认识。

【关键词】企业档案 档案资源

一、夯实基础，丰富馆藏，扩大档案信息量

馆藏内容是档案利用者的利用对象。档案信息资源开发利用工作做得好坏，很大程度上取决于馆藏信息量的储备情况。俗语说“巧媳难为无米之粥”，因此，馆藏是否丰富就成为制约档案利用工作质量高低的关键。

丰富馆藏主要从两方面入手：一是按归档制度有计划地接收由生产技术业务部门移交的档案。即凡是对企业生产、经营、科研有利用价值的档案资料，都要通过各种途径广泛主动收集，保证企业在各阶段形成的文书、科技、设备、基建、声像等文件材料按照归档范围和顺序归档，做到齐全准确，归档材料的各项签署审批手续齐备，书写材料、字迹图样符合要求。档案有系统的编目，整理科学，档案质量高，档案品种门类齐全。

二是档案人员要走出档案室，去有关部门或找某些个人索取或征集有价值的档案资料。只有把开发利用与丰富馆藏工作并重，档案室才能成为取之不尽，用之不竭的档案信息源。

二、创新服务方式，提高企业档案的利用率

档案管理人员要认清形势、提高认识，增强责任感和紧迫感，努力转变观念，主动出击，拓宽开发利用渠道，从单纯以档案的收集、整理和保管为重点，转变到以开发和利用为重点；从注意人次卷数为重点，转移到注重以增大社会效益和经济效益为重点上来。在服务形式上，要由过去“看摊守业，你查我看”的被动服务，转为面向企业各部门、多方联系的主动服务，以充分发挥档案信息资源为当前企业服务的资政参考作用。

一是加大对企业档案利用工作的宣传力度。对档案利用的宣传要注重实效，比如围绕一个建设项目，档案部门要拿出利用自己所拥有的档案参与到项目中的具体方案，如开专题例会等，切实的解决一些问题，将自己的工作真正融入到企业的中心工作中去；宣传的形式要多样化，使档案有用的观念深入人心。归根到一点，如果企业的档案部门能围绕档案的利用效果来展开宣传工作，说服力就会很强，从而使档案利用工作进入一个良性循环。

二是注意研究和掌握当前档案利用工作的特点和规律。加强企业职能部门之间的联系，准确掌握各部门对档案利用的客观需要，积极主动地为利用者服务，努力做好接待利用工作。

三是加强企业档案的编研工作，做好各种形式的史料汇编。针对本单位生产和经营目标、针对生产技术活动中的关键问题，了解掌握有关部门急需什么档案信息，有计划、有针对性的提取有价值的档案信息加以浓缩、升华，编辑出信息密集的成品，为领导决策、科技人员完成科技项目提供重要的参考资料。

三、加强对档案利用者的宣传和指导服务，使利用者获取所需档案信息

档案部门面向利用者要做好五个方面的服务工作：

一是介绍馆藏档案的内容、成分和价值状况。重点介绍企业主体档案的构成及其特点。

二是介绍利用档案的规章制度和手续。档案馆（室）通过宣传和指导服务的途径与方式，向利用者介绍利用档案的批准手续、目的要求和范围，说明内容查阅和开放档案利用的界限。

三是介绍档案检索工具及其使用方法。档案接待查阅人员主动向档案用户介绍不同检索工具的适用范围、作用、特点及其使用方法，使他们关于选择和使用检索工具，能够及时准确地查找到所需档案。

四是介绍利用档案的方式。不同的利用者利用档案的角度是多方面的，因而仅仅靠一种方式是不够的。应采取制发档案复制本、档案证明、函查、举办档案展览和开放等形式。档案馆（室）主动向企业介绍这些服务方式，使利用者能有充分的选择余地。

五是介绍档案编研成果。档案馆（室）应该根据企业特点及需要，编辑各项档案史料汇集等，并向利用者推荐和宣传，以提高档案信息资源开发利用工作的水平。

四、培养和提高档案工作人员的业务素质

企业档案信息资源开发利用的程度、档案工作能否被大家不断重视，关键取决于档案利用工作的效果。而利用工作的好坏，直接与档案工作人员的政治思想、文化素质、能力水平有着直接的关系。

作为一名合格的现代化档案管理人员，一是要有过硬的专业素质，即档案人员从事本职工作应具有一定广度和深度的知识面。主要涉及档案学知识、有关的科学文化知识、较高的语言基本知识、现代化管理方面的知识、宣传工作方面的知识等。二是在掌握一定专业知识和技能的基础上，要广学博取，提高综合分析和判断能力；三是要一职多能，分工不分家，用自己创造性的劳动去促进档案价值的实现。

总之，要做好档案信息资源的开发与利用，就要从档案管理方方面面的工作做起，这将有利于档案工作的开展，提高工作效率，使档案信息资源更好地为企业的利益服务。