论招聘系统在大型IT企业中的运用

摘要：随着我国网络使用普及率的不断上升及网络技术的不断发展，网络招聘逐渐受到众多求职者及招聘企业——尤其是IT企业的青睐。对于大型IT企业，招聘职位多、流程长，如何选择适合的招聘系统，对招聘流程进行监督和管理，提高招聘效率，在招聘到适岗人才的同时，提升企业雇主品牌形象，是每位从事招聘工作的人力资源从业者需要认真思考的问题。

关键词：企业；招聘；网络；招聘系统；雇主品牌

当今人才市场竞争日趋激烈，可谓“千金易得，一将难求”。在白热化的人才竞争中，各企业无不采用各种方式，希望获得候选人的青睐。对于大型IT企业来说，竞争对手之间对于人才的争夺更是如此。众企业为了在短期内招聘到优秀的人才，纷纷请专家、做广告。有些企业抛出百万千万年薪的橄榄枝，就是为赢得一员大将。但在投入了大量的人力物力之后却发现，企业的招聘仍然存在着如下特点及问题：

1. 企业组织结构庞大，雇员人数多，汇报层级复杂，招聘牵涉人员众多；

对于大型IT企业来说，整个公司往往由几个乃至十几个业务单元（Business Unit）构成。业务单元之间财务上相对独立，统一向中央汇报；各个业务单元的招聘统一由中央平台的招聘部门负责；招聘部门由十几名至几十名招聘人员组成；一般情况下，一至两名招聘人员负责一个业务单元的招聘，同一时间一名招聘人员往往负责十几个甚至几十个岗位在招；而每个岗位的招聘，都至少需要牵涉到所招岗位的一线经理（经理级别）、二线经理（总监级别）、部门HR Business Partner（下称HRBP，部门HR事务的接口人）三位相关人员；级别高的招聘，甚至需要涉及到部门副总裁及HRBP负责人等；也就是说，每位招聘人员在同一时间需要管理十几个岗位的招聘，需要与几十个同事进行沟通；如果没有适当的招聘系统及工具，往往导致招聘人员“顾头不顾尾”、“按下葫芦浮起瓢”，无法有效的记录每个职位的进展情况，对招聘的流程及时间点无法进行监督和控制，自然无法达到预期的招聘效果。同时，过程中如果涉及到经理或者招聘人员的离职、变更，候选人的简历、评语，往往不能进行有效的保存、传达，这在效率效能上是极大的浪费；

2. 每个职位从开始招聘到结束、新员工入职，需要经过业务部门审批、编制审批、招聘及入职办理等许多阶段，手续复杂，流程长；

招聘人员往往感到，相较于迅速扩张的业务和业务部门迫切的用人需求，招聘速度似乎永远慢了一拍；而招聘流程的复杂，似乎更是招聘部门的“原罪”。在招聘前期，从财务预算的审批，到岗位要求的审批，涉及到财务、HRBP、二线经理等人，环节确实较多；招聘的人选确定之后，从薪水在系统里面的记录，到所有入职材料在系统中的保存，又会涉及到HRBP、人事平台等一系列同事；这一整套手续走下来，往往需要一两个月的时间。如何在为企业把好招聘关的基础上，使招聘流程更加顺畅，招聘速度更加快捷，相关业务部门感受更良好，相信是每个招聘人员的奋斗方向。

3. 各种招聘方法同时使用，增大了招聘资源管理整合的难度；

招聘资源所指有三，其一为招聘渠道，其二为招聘团队，其三为收到的简历；

3.1招聘渠道的管理及整合

在使用网络进行招聘的同时，企业往往还会采用其他渠道开展招聘工作。中国的企业招聘正处于"繁杂"的状态，表现为同时使用多家人才网站、多家猎头公司、招聘会、内部举荐、社交媒体、招聘流程外包（下称RPO）①，还有报刊杂志、招聘人员的主动搜索等；沟通的方式是EMAIL、电话、网站、微博、微信、书面材料并存；这些招聘渠道的使用，与传统的招聘方式与流程相比较，确实已经大幅降低了成本、缩短了招聘周期；但同时，面对众多的招聘渠道，该如何进行科学管理，如何评估各种渠道的优劣并根据评估结果有选择性地进行使用？同时，鉴于部分候选人会通过多个渠道进行同一职位的申请，比如会进行网络的投递，又会通过自己的朋友在企业内部进行推荐，同时还会在社交媒体上与企业的招聘人员进行互动，还会通过猎头进行推荐；对于候选人来说，这种做法完全无可厚非，但对于企业来说，由于不同招聘渠道的费用相去甚远，所以对招聘渠道的精确判断和认定至关重要。而如果没有统一的接口，候选人的简历就将零散的分布在各个渠道中，根本无法进行比较。

3.2招聘团队的管理

招聘团队的管理主要是指对招聘人员手中的简历进行管理。简历一般为两种形式，电子版及传统的纸质版。企业不断地在流失简历资源，因为它们都分散在不同区域、不同部门、不同招聘人员电脑里或手中；甚至很多时候，在参加过一场招聘会后，很多纸质简历就直接被丢弃，没有收到认真的对待。同时，随着人员的变动，这些信息不是从企业资产转变成个人资产，就是成为垃圾。尤其在使用RPO的企业中，招聘外包公司的人员作为驻场HR进驻公司，他们手中的简历，也恰恰是企业人才库重要的组成部门。如何杜绝私家简历库，防止招聘人员离职导致招聘信息全部消失的状况？是每个招聘团队领导，甚至人力资源领导迫切需要解决的问题。

3.3简历的管理

其实招聘渠道、招聘团队的管理说到底，还是对简历、对候选人的管理。通过建立统一的系统，将所有招聘渠道收集上来的简历汇总保存到这统一的系统上，简历无需被下载，所有信息的传输都通过系统来操作，这就实现了一种理想的“All in One”状态，即建立了企业级的人才库；而人才库的建立仅仅是一个开始，如何记录每份简历的来源；记录每个职位的情况—推荐了多少份简历、有多少候选人进入了复试；记录每份简历在企业中的流动—被哪些面试官面试过、评语如何；通过系统给不合适的候选人发感谢信；定期给候选人发送问候及职位更新的邮件；同时，在候选人应聘成功后，如果将其信息导入企业内部的人力资源管理系统，将其面试评语与未来的培训、顶级、涨薪、绩效考核，甚至离职信息联系在一起；通过以上一系列行为，有效的记录、管理、优化招聘流程，科学的整合招聘资源，最终达到提高招聘效率并提升企业雇主品牌形象的目的，是招聘人员，乃至整个人力资源部人员工作的重要目标。

通过以上分析我们发现，作为招聘人员，为了向客户（业务部门的同事）提供优质的服务，我们需要科学管理供应商（各种招聘渠道），充分利用、妥善管理手中资源（所有简历），优化自身流程；而我们的产出就是高效率的招聘工作、最适合企业的人才，以及不断提升的企业雇主品牌形象。

为了解决整个招聘流程中出现的各种问题，企业一般选择网络工具借以辅助进行招聘，而较成熟的招聘系统一般是大型IT企业的选择。针对以上提出的问题，招聘系统的解决方案一般如下：

1. 利用统一的系统职位，收集简历；

在此系统上创建并职位，通过系统向公司招聘网页及外部招聘网站（Chinahr、Zhaopin、51job、Linkedin等）进行；职位无论在哪里出现，都有统一的编码；候选人通过各种途径看到招聘广告，可以通过各种途径进行职位的申请，但最终简历都会汇集到统一的系统上，包括内部推荐、校园招聘、招聘会、RPO服务商、猎头等。因为汇集到了统一的系统，简历出现的时间会非常明确，从而对候选人最初的来源判断，也会非常公开明了。

再者，将全部简历汇总到统一的系统上，系统设置了一定的功能，只允许有权限的人进行下载、转发或打印，不会因为任何员工的离职导致简历的丢失。在杜绝“私家简历库”的同时，为之后的管理工作奠定了一个良好的基础。

2. 招聘相关的全部工作都在线上进行，每个步骤、每个时间点均有记录；

从招聘需求的提交开始，一切步骤都在网上进行；编制审批，部门审批，每一次推荐简历的时间和数量，部门面试的时间和反馈评语，候选人入职转正的情况、未来工作表现、实际服务时间等都被完整的记录在系统上。这样详细而准确的记录全部数据，恰恰符合近期兴起的大数据热潮。而这样做，有两大显著好处；

2.1每季度、半年或一年的招聘评估变得非常简便了：通过系统将包含完整数据的报表导出，全部招聘岗位数量、完成招聘岗位数量、招聘周期、推荐简历的成功率、新员工的来源（招聘渠道）、试用期通过率、入职后的表现，服务时间长短等各种情况一目了然。在报表上，招聘的全部情况都通过数字及图表表现出来，打破了只凭感觉判断好坏的传统人力资源管理模式。在什么阶段、通过哪种渠道、部门下一年编制的增减、哪些岗位通过猎头招聘效果更好、从什么渠道入职的候选人更加符合企业文化，下一阶段招聘费用的分配及使用，这种种问题的解决，都恰恰建立在充分的数据记录基础之上；

2.2全部候选人参加面试的情况都有评语和记录，是招聘部门进行知识管理的重要手段：在使用统一的系统之前，每个招聘人员都有自己的简历库，候选人沟通面试的情况只有自己知道。常常会出现两个部门同时约候选人来面试的情况，或者候选人通过一个部门的面试，完全不符合公司文化，却又被另一个部门约来面试的情况；类似情况的出现会大大影响公司在候选人心目中的形象，同时又会降低招聘效率，导致业务部门投诉情况的发生。而通过使用统一的招聘系统，则可以完全避免此种情况。每位面试官都被要求将面试的评语写在候选人的附录里，这个评语将会伴随候选人的简历一直保存在系统中；招聘人员在约见某位被面试过的候选人之前，必定会读到他的评语，对他的大概情况有所了解，从而避免低水平错误的发生；同时能够看到候选人目前是否正在申请其他职位，进展如何，也可以避免两个部门同时约见候选人的情况了。这样充分的前期准备，能够大大提供招聘的效率效能；同时，对于部门相中的优秀候选人，如果暂时因为编制紧张或薪水问题不能成功入职，更可以在系统中进行清晰的标注，一直保持紧密联系，以备未来再行招募。

3. 在系统上通过简单的操作，对人才库的候选人进行管理，提升企业雇主品牌形象；

所有投递简历到公司来的候选人，必定都怀着对公司一定的感情。因此不论是否可以面试，也不论最终的面试结果如何，我们都应该给予候选人及时的反馈，并阶段性的与候选人保持联系。尤其在目前社交媒体盛行的时代，这样的维系工作更是变得极为重要。一旦操作不当或有些疏忽，甚至有可能在网络上造成轩然大波，对企业雇主品牌形象带来极为恶劣的影响，导致未来的招聘工作困难重重。但是，若想将这样维系的工作做好，如果仅靠招聘人员手工一个一个去处理，必将耗费大量的时间和精力，准确度有限。而通过系统进行批量性的处理，则会让情况变得简便易行。在候选人将自己的简历投递到某个职位之后，系统会根据事先设置的一定条件进行基本的筛选，将一些基本条件不符合的简历直接过滤掉，同时发送邮件给这些候选人，在感谢他们对公司职位关注的同时，也告知他们，他们的自身条件与这个岗位不匹配；对于那些经过筛选进入笔试、面试的候选人，招聘人员手动调整他们的状态并对他们在上一轮的表现进行评价，系统会根据候选人状态的变化自动发送相关的通知邮件。最终，经过重重面试，选定了候选人，系统也根据招聘人员的设置向此位候选人发出工薪邀请（Offer Letter），一切流程都通过系统来完成，大大节约了人工成本，而且能够完全避免简历石沉大海的情况发生。

除了对特定岗位的候选人简历进行管理之外，系统还能够对人才库里面的全部简历进行管理。招聘人员可以进行这样的设置：在预先征得候选人同意的基础上，每隔3个月或半年向人才库里面全部候选人发出问候邮件，邮件内容可以自行设计，比如向候选人介绍企业近期经营活动、社会贡献等；在感谢候选人对企业的关注之外，提醒候选人更新他们在系统上面的简历，同时附上企业最新招聘的职位；这样阶段性的与候选人进行联系，能够让候选人感到非常温暖，感到公司对他们的重视和关注；一旦他们考虑换个工作环境，相比其他不闻不问的公司，候选人第一时间想到的就是此家重视人才的企业。同时，即使暂时自身没有调换工作岗位的想法，很多候选人甚至愿意为这样的公司推荐身边的朋友。而公司的雇主品牌，也必将会随着口口相传得以升华。

根据企业的招聘特点及招聘系统的优势，越来越多的大型企业选择招聘系统作为工具辅助招聘工作。根据太德（中国）软件有限公司2008年6月份对177家在华世界500强企业的调查结果，其中141家企业都有自己的招聘页面，在这141家企业中，有11%使用了招聘系统，其他公司的招聘人员也纷纷表示有引入招聘系统的计划。由此可见，招聘系统在中国企业中的应用是越来越大；但同时，由于此类招聘系统一般都是由国外软件公司研发设计，很多功能与中国的实际情况有出入，且很多系统根本不接受定制化配置，或定制化配置的费用极高；同时招聘系统价格不菲，只有较大型的企业才能够承受这笔费用；再者，这类招聘系统的技术支持人员往往均在国外，时差及语言交流，对很多公司也是阻碍。这几个特点也给国外招聘系统在中国的推广带来了一定的阻碍。所幸近几年来，国内不少人力资源系统公司，也在深入了解人才市场、企业需求的基础上，逐步开发出符合中国人才市场实际情况的招聘系统。国内的招聘系统，优点在于符合国情，可定制化程度高，服务器一般也会设置在国内，系统运行速度较快；同时，系统的产品经理、技术支持人员也都是国人，语言交流没有障碍；当然，国内招聘系统的稳定性、全球化程度、国内公司的知名度、可信任度，都还有提升的空间。而对于企业的招聘人员来说，在选择招聘系统的过程中，如何将系统与企业的自身情况紧密结合起来，对功能进行选择和定制，使其发挥出最大的功能；如何对使用人员进行培训，对使用情况进行后期跟踪，都是需要认真思考的事情。（作者单位：1.联想（北京）有限公司；2.搜狐新媒体信息技术有限公司）

注释：

①招聘流程外包：RPO（Recruitment Process Outsourcing）服务属于人力资源外包（HRO）的一种方式，是企业内部招聘工作的一部分，它管理着企业内部招聘的整个流程，包括雇主品牌管理、内外部招聘渠道的管理、直接寻访中高级管理人才等。

参考文献：

[1]Edward Lee、《177家在华世界500强企业招聘专栏调查报告》，http：///viewthread.php tid=120573，2008，6；

[2]丁雪峰等，《中国雇主品牌蓝皮书》，中国文联出版社，2007.10 ISBN 978-7-5059-5692-6