浅议现代市政档案管理

摘 要: 市政工程档案是城市建设的见证, 研究当前市政工程档案管理的弊端, 建立完善, 科学的现代化市政工程档案管理, 才能使其更快、更好的推动城市建设。笔者就此问题做出自己的分析，并提出几点建议。

关键词: 市政工程档案科学管理机制

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

引言

市政工程是为城市基础设施服务的工程, 是城市的神经和脉络, 是城市赖以生存和发展的基础。因此, 市政工程档案既是工程建设的实际记录, 也是城市发展的历史缩影。近年来, 市政建设投资规模不断扩大、工程数量持续猛增, 每年都有很多市政工程项目竣工。同时市政工程项目涵盖的工程类型也越来越多, 由原先的地面道路工程、排水系统工程以及桥梁工程, 发展到现在的高架道路工程、地铁工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此, 城市建设的快速发展给市政工程档案管理工作带来机遇的同时也面临了许多挑战, 如何加强市政工程档案的管理, 保证其完整、准确、系统, 得到妥善保管和有效利用, 是市政工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。

1 市政工程档案的作用和面临的问题

1.1市政工程档案的作用

1.1.1市政工程档案是城市规划、建设和市政设施管理的依据。没有市政档案，市政规划编制、调整、完善只能是纸上谈兵。随着现代化城市建设的加快, 城市的基础设施建设也在不断的更新和发展, 不论是建设新设施, 还是改造旧设施, 所有的规划都必须建立在现有市政设施基础之上, 而这一切的来源就是市政工程档案。因此, 市政工程就是市政规划编制和调整的基础和前提。现代城市立体化的发展使城市不断向地下和空中延伸, 这些新增加的市政设施科学管理和维护的重要依据就是在建设过程中形成的工程档案, 只有真实、完整、可靠的市政工程档案才能为日后的工程维修和应付突发事件提供有力的工程依据。

1.1.2 市政工程档案是市政工程质量保证体系的重要组成部分。市政工程档案真实地反映了工程建设的全过程,使工程质量控制、以及工程后期的改、扩建的依据, 同时, 国家也出台了相关法规和政策, 明确规定了工程档案在工程建设中的重要地位, 并通过加强工程档案的管理来促进工程质量的提高。

1.1.3市政档案是市政工程管理、养护和维修工作的依据。市政档案既是市政工程的“履历表”，又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状，根据其不同特点，才能制定出科学合理的管养经济责任制。道路路况档案为道路大中修或改建提供决策资料，以其确定工程的投资规模及见效程度一特别是地下管线及构筑物，哪里发生故障，确定怎样的维修方案，必须查找准确的档案同时，维修改造后的成果，又组成了新的市政档案，为下一步的管养提供最新的依据。没有准确的市政档案就不能实现城市的可持续发展。

1.1.4市政档案工作是科技资源的储备手段。搞市政建设，不但要有充分的物质资源和资金，而且要有设计文件，勘测、施工和预算资料等科技资源。利用原有的档案资料，可以启迪思践，开阔视野，促进科研工作的发展.通过原有资料的分析，有助于探索市政建设的发展变狂规律，为领导决策提供依据，为科研指明方向。

1.2市政工程档案现存的问题

1.2.1市政工程档案质量问题。目前市政工程建设存在着重建设, 轻档案, 对工程档案缺乏足够的重视, 使得工程档案资料不规范、齐全，甚至出现造假现象, 同时档案管理人员大多没有参加专业知识训练,管理水平低, 服务意识差, 工作往往处于被动应付状态,从而大大影响了工程档案的质量。

2.2.2市政工程档案管理问题。由于建设单位对市政档案工作的不重视, 造成档案管理机制不健全, 同时由于缺乏一套完整的管理体系和现代化信息管理机制, 使得工程档案管理落后,缺乏对工程建设的约束性。因此, 如何加强工程档案的科学管理, 建立完善的科学管理体制, 使之为城市建设发展提供完备、详实的软件资料, 是当前市政工程档案管理的重要课题。

2 关于市政工程档案管理工作的几点建议

2.1重点加强管理机制:市政工程建设有其自身的特性, 一个项目是由参加建设的各方共同完成的, 其档案工作也一样, 从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个环节需要建设、设计、施工、监理、采购等单位密切协作配合。因此, 理顺机制, 明确职责, 保持各环节的有效衔接, 是做好市政工程档案工作的基本保障。理顺管理机制, 变档案一级管理为档案室、项目管理部两级管理, 这样可以较好地解决管理机制差的问题。在每个工程项目管理部设立专职档案员,负责该项工程的档案工作, 将工程档案的编制职责交到项目管理部, 并且要求档案工作与工程项目的建设同步进行。档案室负责对项目管理部的档案工作进行指导、督促、检查, 变工程档案工作的一级管理为两级管理。

市政工程档案的两级管理体制有其自身的优点:一是档案工作力度加强, 管理重心下放, 解决了市政工程档案编制工作不到位的问题, 保证了及时收集和归档; 二是档案工作责任进一步落实, 工程档案工作成为项目管理部的考核内容后, 使档案工作在项目管理部受到重视, 从领导到一般工作人员都能自觉地做好文件材料的收集, 及时交给档案员。在项目各标段工程结束时, 项目管理部能主动组织标段工程档案的验收, 为整个工程项目档案的按时验收提供了保障; 三是专业分工有利于档案员进一步掌握相关专业知识使工程档案的组卷更为合理、实用;四是有利于对项目竣工图变更情况的掌握, 保证项目竣工图的编制质量。由于项目管理部设在施工现场, 档案员对工程的进度和工程变更情况比较了解,可以及时督促施工单位做好变更文件的收集和相关图纸的修改工作, 以保证项目竣工图能够与市政工程实际状况相符。

2.2 市政工程档案的完整化、系统化。市政工程档案的完整、系统是有效利用, 发挥市政工程档案作用, 实现其价值的前提。加强管理必须抓住收集齐全, 材料系统这二个环节。保持归档文件的完整性是档案系统的前提, 也是最重要的工作环节。市政工程档案来源分散, 形成周期长, 同时内容繁杂、数量庞大, 给做好收集工作带来很大的困难。档案人员只有全面了解工程项目建设情况, 才能合理确定各阶段文件材料归档范围, 既不重复也不遗漏。收集工作要从平时做起, 阶段工作完成后要对归档文件完整性进行检查, 检查归档材料是否齐全、完整。把握归档文件的系统性, 是实现市政工程档案有效利用的先决条件。市政工程项目归档材料只有在完整、准确的基础上, 按照国家相关规范进行系统化整理和编目, 科学分类, 合理组卷, 才能为今后工程管理和运行提供依据。

2.3档案管理自动化、信息化。现行的市政工程建设过程中, 除了传统的纸质文件外, 还会产生许多照片、电子文件等, 这些特殊的文件材料也反映了市政建设的过程, 是工程项目档案不可缺少的组成部分, 在收集时不能疏忽遗漏。同时在当今的现代化的社会已经高速发展到信息化阶段, 顺应时展, 建立的市政工程档案, 使市政工程档案能更快捷、更方便的为城市建设提供了一个新的平台。

综上所述, 只有提高思想认识, 加强责任意识, 建议一套完整的、科学的市政工程档案管理模式和机制, 才能顺应时展, 使市政工程档案真正为城市建设的发展发挥出应有的作用。

参考文献:

[ 1] 曾文芳.市政工程档案管理的研究芜湖职业技术学院学报 2006. 08

[ 2] 李勤. 加强市政工程档案管理的探讨上海档案 2007. 10