浅析中等职业学校档案管理存在的问题与对策

【摘 要】本文主要从现行中等职业学校在档案管理中普遍存在思想认识不够，档案管理人员能力低，管理方法、技术落后，档案立卷工作不规范等问题进行剖析，并提出几点建议，以供同行商榷。

【关键词】中等职业学校；档案管理；信息化

【作者简介】刘东连（1965-），女，陕西省榆林市榆阳区人，主要从事学校办公室档案管理和档案管理教学工作。

一、中等职业学校档案管理工作存在的问题及成因

1.学校对档案管理工作不够重视，思想认识不到位

档案管理是学校管理的一项必不可少的工作，是学校做出决策的主要依据之一。中职学校管理者首先认识不到档案工作在学校发展中的重要性和必要性，受“重教学、轻档案”的思想认识，一部分管理者对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要求得那么严格。各部门工作人员的档案意识淡薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作过问较少，或对加强档案管理的重要性认识不足。由于对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案不全或不规范，造成了许多资料遗失或者找不到。

2.档案管理人员短缺，业务能力较低

档案管理的专业人员缺乏、业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员，很多是临时兼职的，上岗前既没有学习档案管理专业也没有经过培训，根本不具备最基本的档案管理业务素质，业务水平不高。当然既有理论知识又有丰富实践经验的档案技术人员也很难招聘到中职学校。另外，随着科技信息化的发展和健全，档案管理也需要便捷方便的电子信息化使的管理方式，但是单位往往忽视了对档案管理人员的不断培训，以上问题的存在，明显制约了档案管理的效果。

3.档案资料不完整，档案管理方法落后

思想认识上的不重视，管理人员能力低下，导致档案资料收集不够完整。目前，中等职业学校档案工作的管理方法仍然落后，文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行研究利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研以便有效地为其利用的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的态势，这些都不能真正发挥档案的作用及利用价值。

4.档案立卷工作不规范

当前，档案立卷工作不规范主要表现在：档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如教学档案管理制度、学校基建档案、学生档案管理等，一般都独立存放，许多数据相互对应不上。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的衔接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录入等等，这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。

二、加强中等职业学校档案管理工作的对策

1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善合理的档案管理制度

首先，提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。要求档案管理人员要认真学习《档案法》、《职业教育法》等法规及相关档案管理专业知识，自觉遵守档案管理管理的相关制度，并严格按照相关制度进行管理。同时管理者也应自觉深入进行档案法律知识的学习和宣传，使全体师生员工都能认识到学校档案工作的重要性，树立起“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应不时地过问档案管理工作，解决档案工作中存在的各种问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下职业教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的图书、教育教学、设备、基建、学籍等各种门类和载体的档案。

2.加强人员配备，搞好档案管理设施建设

为了不使那些重要性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理。首先要配备几名责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律和较强的业务能力的同志来负责，明确、健全工作人员的岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，要设立专门的档案室，所有档案按文书类、教学类、学籍类、声像类等分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

3.加快档案管理信息化建设，提高现代化管理水平

档案管理信息化是新型档案工作的基础，是档案工作现代化的必然趋势。第一，要观念现代化，即要正确认识到中等专业学校档案也是重要的资源这一重要理念。第二，在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中要实现技术现代化，即采用计算机应用技术、网络技术和检索终端技术等先进技术，保存、查阅、传递档案资料，实现档案的数字化管理，提高档案的服务质量。

总之，中等职业学校档案是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校进行教学、教研和管理的必要条件，是提高学校工作效率和进行教育改革，维护学校真实面貌的一项重要工作，所以提高学校档案管理是关系到每个教职工、每个学生合法权益、直接反映学校教学质量和管理水平的依据。只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能成有特色、有水平的职业学校。