物资工程管理系统设计研究

摘要：

物资工程管理系统是基于现代化管理思想，以先进的企业运营模式为基础，运用信息化技术，将物流管理、工程管理、财务管理有机的结合在一起所构建的现代化物资工程管理系统，是华电能源哈尔滨第三发电厂在现代化管理发展过程中的必然产物。该系统的实施，大大提高了该厂的物资工程管理水平，并且为物资工程管理走向科学化、标准化、系统化奠定了坚实的基础。

关键词：

物资工程管理系统；系统设计；物资工程；管理工程

1物资工程管理系统的实施设计背景

传统手工作业下，华电能源哈尔滨第三发电厂在日常的物资工程管理中，往往在合同、物资、财务稽查等方面或多或少的存在这样或那样的问题。如：在合同上，物资采购合同、建筑安装合同、技术服务合同、修理合同等合同文本均为专责人手动编制纸质记录，无法保障合同的统一性、严密性、正确性，合同会签为专责人将手动编制的文本打印后，逐个找相关领导进行确认签字。合同在编制及会签环节浪费了专责人大量的时间和精力。在物资上，部门申请计划单，物资编制采购合同，入库单，库存单，部门编写领料单，均为人工手动填写纸质单据。由于工作量大，在填写各类单据的同时，填写错误的情况时有发生，由于长时间库存累计较多，有的保管员累计的库存大账，少的十几本，多的甚至几十本，查询及统计库存情况、出入库情况难度很大。在财务稽核上，每月财务稽核期间，专责人要携带合同，入库单，出库单等等各类单据，到财务部进行财务稽核，财务要对每笔单据进行确认，归类，归纳入账或者估收，对相关信息进行统计汇总，由于合同种类繁多，使得财务稽核的工作量巨大，且浪费时间较长。而这些问题恰恰严重影响了企业工作的正常运行，更无法为企业领导在决策上提供及时、准确的信息，解决问题工作早已刻不容缓。

2物资工程管理系统的设计目标

为了解决上述问题，让各部门领导能够及时地获得物资及工程上的相关信息，为领导进行决策提供有力的数据支持，在我厂领导的大力支持下，经过哈三电厂物资供应部、财务部、科技部、生产技术部、供热管理部、计划营销部等部门认真研讨，制定出完全符合哈三电厂实际需求的物资工程管理系统流程，并预计达到如下目标：第一，取消人工手写各种纸质单据（合同、入库单、领料单、稽核单、报账单、付款审批单等等）。第二，缩短物资查询库存、领料时间。第三，缩短财务稽核物资入库、领料、库存、财务报账时间。第四，缩短各类合同及入库单、领料单、付款审批、报账领导逐级签字时间。第五，为相关领导及时准确地提供信息，辅助决策，减少了人为工作量，提高工作效率。规范工作流程，提高管理水平。

3物资工程管理系统程序核心与技术特点

物资工程管理系统的程序核心，采用PDCA的管理思想，即：Plan计划→Do实施→Check检查→Action处理的四要素为基准进行系统设计开发工作。而在系统技术上，则主要采取PHP、HTML编程语言，MYSQL数据库，系统采取的是B/S结构编制，用户工作界面是通过WWW浏览器来实现，极少部分功能逻辑在前端（Browser）实现，主要功能逻辑在服务器端（Server）实现，省去了用户需下载客户端的过程。值得注意的是，该系统主要是由华电能源哈尔滨第三发电厂独立完成的。因此，在后续开发，省级系统上的意义重大。

4物资工程管理系统流程

物资工程管理系统是集物资管理及工程管理于一身的重要管理平台。物资管理，主要包括：各部门申报月需求计划，物资审批计划，分拆给对应业务员，业务员根据计划编制采购合同，该采购合同逐级网上各级领导会签，业务员根据合同明细进行每项的物资入库，入库单逐级审批，部门材料员根据物资入库情况，编写领料单，逐级审批。物资业务员根据合同完成情况及发票情况，编写物资报账，财务逐级审批，业务员根据合同的报账情况，编写合同付款审批单，财务根据付款审批情况，对供货方进行付款。物资部可根据时间、分类、价格、物资名称等多种条件，查询库存、入库、出库数据。各领料部门可根据多种条件查询本部门发生的领料单。财务部可查询库存，入库，出库，报账物资，付款审批等数据。工程管理，主要包括：下级部门编写建筑安装合同、技术服务合同、修理合同及免招标申请单、非招标入围单及确认单。编写提交后逐级按流程审批。待合同完成后，填写合同付款审批单，逐级会签审批。各合同编写部门可根据多种条件，查询本部门发生的合同具体情况。物资管理流程：下级部门申报月需求计划，物资主管审批计划后，分拆给对应业务员，业务员根据计划编制采购合同，该采购合同逐级网上各级领导会签，会签完成后，业务员根据合同明细进行每项的物资入库，入库单逐级审批，部门材料员根据物资入库情况，编写领料单（即出库单），逐级审批。物资业务员根据合同完成情况及发票情况，编写物资报账程序，财务逐级审批，业务员根据合同的报账情况，编写合同付款审批单，逐级审批。财务根据付款审批情况，对供货方进行付款。物资部可根据时间、分类、价格、物资名称等多种条件，查询物资库存、物资入库、物资出库数据。各领料部门可根据多种条件查询本部门发生的领料单。财务部可查询库存、入库、出库、报账物资、付款审批等数据。工程管理流程：下级部门编写建筑安装合同、技术服务合同、修理合同及免招标申请单、非招标入围单及确认单。编写提交后逐级按流程审批。待合同完成后，填写合同付款审批单，逐级会签审批。各合同编写部门可根据多种条件，查询本部门发生的合同具体情况。

5物资工程管理系统的实施效果

自物资工程管理系统实施后，不仅减少了相关人员填写各种纸质单据及会签的工作量，更重要的是物资工程管理系统投入使用后，提高了哈三电厂相关人员的工作效率，并通过简洁的程序界面，更加快速、准确地了解哈三电厂物资及工程的各项相关信息及进度，及时准确地做出各种决策和判断，提高了哈三电厂物资工程管理的整体水平。截至日前，哈三电厂已实现取消物资工程管理方面所有手写纸质单据，大大缩短了物资查询库存、各部门领料、财务计划出入库、库存、报账、付款及各类合同及审批单的会签时间。尤其是利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与系统管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握系统执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表。

6结语

可以说物资工程管理系统的出现是华电能源哈尔滨第三发电厂现代化管理建设的必然趋势，这是因为该系统在设计过程中，将物资管理、工程管理、财务管理进行了有机结合，并且融入了先进的管理理念与管理制度。因此，在一定程度上为华电能源哈尔滨第三发电厂的物资工程管理工作构建了一个良好的管理规划与管理规程，为本企业打下了坚实的管理基础，对促进华电能源哈尔滨第三发电厂的健康稳定发展有着十分重要的现实意义，值得广大同行深入分析与探讨。

作者：栾涛 单位：华电能源哈尔滨第三发电厂科技部