利用信息化手段构建出版社纸张材料管理体系

摘要：随着信息化技术手段在各个领域的广泛应用，其所表现出的快捷性、灵活性越来越被重视。对于出版社来说，探讨信息化的新手段实现高效率、精细化和财务一体化的纸张材料管理具有重要意义，本文主要从信息化出发，探讨利用信息化手段构建出版社纸张材料管理体系。

关键词：信息化；出版社；纸张材料管理

纸张材料支出是出版社生产成本中的重要部分，而随着对信息化手段的不断重视，其在出版社管理中的应用也越来越广泛。通过信息化手段构建出版社纸张材料管理系统，具有高效率、精细化和财务一体化的优势，不仅实现了对纸张材料利用的全面实时跟踪管理，同时也有效的实现了纸张材料的循环利用，节省成本，提高了工作效率。

一、出版社纸张材料信息化管理体系构建的主要内容

出版社纸张材料的利用存在着数量大，种类繁多等特点，在传统的管理模式下，一般是由财务部门负责按照纸张材料的业务类型进行管理，而通常在出版部门是按照纸张的类型（平板纸、卷筒纸等）来进行管理的，所以这就造成了一定的矛盾。一般来说，纸张材料的查询十分困难，同时手工台账和流转记录的保存也十分困难，容易损失或者丢失，这给出版社纸张材料管理造成了多方面的困难，所以寻求新的管理体系迫在眉睫。

构建信息化的出版社纸张材料管理体系主体是两个部分，分别是出版部和财务部，其主要职责是：一方面负责对出版社纸张材料管理办法进行制定、检查和实施，另一方面负责对各个参与单位和参与人员进行监督和管理。

建立出版社纸张材料管理系统的架构主要由3个系统、4个层面、5个模型组成。包括网络系统、存储系统、主机系统；数据层、物理层、应用层、支撑层；数据支撑模型、物理支撑模型、应用管理模型、决策管理模型和应用支撑模型。

在具体的操作过程中，要对各个不同的纸张进行分类，且设置不同的数字代码以便实现数字化、信息化的管理。一般的，出版社纸张材料的管理体系主要可以分为三个板块，即纸张材料入库管理、移交管理、出库管理。分别管理着材料的入库、调配和出库。

二、出版社纸张材料信息化管理体系的操作流程

出版社纸张材料的信息化管理体系就是实现对库存的纸张进行实时的管理和监控，具体的分为三大板块，即材料入库管理、材料移交管理和材料出库管理，此外还有材料其他管理。具体的操作流程如下

（一）材料入库管理

首先，需要对各种不同的纸张材料进行分类，确认是否需要入库。对于无需入库的另行处理，对于需要入库的则分别进行代码设置，以便于后续操作。具体在纸张材料入库中可以分为预计入库和实际入库，预计入库指的是对已经确定了纸张品种、数量和金额的纸张但是尚未收到发票的进行提前预登记，等待后期审核后再进行直接入库。因为预计入库的纸张材料是已经确定的需要入库的，所以通过提前预登记能够及时的反应纸张采购的业务，而且在材料经过预计入库后会直接录入系统，等待审核后直接入库，这样操作更加方便快捷。实际入库是指对实际的已经收到发票的纸张材料直接入库。对于实际入库的和预计入库纸张材料，出版部门都需要开具入库单，便于后期管理。需要指出的是，财务部门原来开具的预计入库单在纸张材料入库后需要取消，然后重新开具实际入库单，否则实际入库单预计入库单的差额将影响到纸张库存。且上述过程必须保证每天更新，以及一个月进行一次核对检查，防止出现错误。具体的路程图如图1。

（二）材料移交管理

纸张材料移交是根据实际生产需要，纸张材料在印刷厂和库房、以及不同的印刷厂之间进行移交和调配。由于材料的移交只是在各个库存之间进行变化，本身纸张材料的总库存不变，所以只需要出版部门进行操作管理即可，同样需要出版部门开具移交单，且需要在系统进行实时管理、监督。具体操作流程见图2。

（三）材料出库管理

纸张材料出库指的是实际生产过程中，需要将纸张材料从库房调配给印刷厂使用。这同时关系到财务部门和出版部门，具体的包括出库纸张数量、类型和金额都需要开具体的出库单，并且在通过审核过后才可以进行出库。每月月底需要有财务部门编制纸张出库凭证，实时管理纸张材料在财务账上的金额，具体流程如图3所示。

（四）材料其他管理

除了上述管理之外，还包括对纸张材料的借入借出管理、备用启用管理等管理项目，同样需要相应的管理系统进行管理。

总结

随着信息化技术手段在各个领域的广泛应用，其所表现出的快捷性、灵活性越来越被重视。对于出版社来说，探讨信息化的新手段实现高效率、精细化和财务一体化的纸张材料管理具有重要意义，本文通过对信息化的出版社纸张管理中的参与主体、系统构架和管理流程进行分析，具体的介绍构建信息化出版社纸张材料管理体系的内容。从材料入库管理、材料移交管理和材料出库管理三大板块详细的介绍了信息化纸张材料管理体系的操作流程。为实现高效率、精细化和财务一体化的出版社纸张材料管理提供了理论指导。

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