网络环境下医院内部会计控制体系的构建

摘要:随着电子商务和网络技术的迅速发展,医院管理的内部、外部环境以及内部会计控制工作的形式、重点都在发生变化。医院只有清楚地掌握这些变化,并积极主动地适应这种趋势,才能在竞争中立于不败之地。本文从医院内部会计控制的含义出发,在分析其重要性的基础上提出网络环境下医院内部会计控制工作面临的新问题,并有针对性的提出解决措施。

关键词:网络环境;医院内部会计控制;问题;体系建设

随着医疗卫生改革的不断深化, 医院加快了向独立核算、自负盈亏的经济单位转变的步伐。在激烈的市场竞争中,医院只有在讲求社会效益的同时提高对经济效益的重视程度,才能在市场经济中求得生存和发展,尤其是在目前的网络环境下,医院内部会计控制体系的构建面临着新的环境和新的问题,这就要求医院建立起一套完备的内部会计控制体系,以保证医院的各项经营活动都能够正常有序地进行,进而实现提高经营效益的发展目标。

一、医院内部会计控制体系概述

(一)医院内部会计控制的含义

医院内部会计控制是指医院在日常的经营活动中,为了保证资产的完整与安全性,以及确保业务工作得以顺利开展而制定和实施的一系列相关的政策、措施和程序,其作用是提升内部会计资料的真实性、合法性和完整性,保障医院的的经营活动在相关的制度和规范下进行。具体来讲,医院的内部会计控制是由组织的计划和与保障资产、财务记录的可靠性密切相关的程序及方法这两部分组成的,批准和授权系统、保管记录和会计报告的人物与经营或资产保管的任务相分离、对资产的实物控制和内部审计等是医院进行内部会计控制工作的主要手段。医院进行内部会计控制工作是为了在各个组织部门间,通过塑造企业文化来影响职工的风险控制意识,以提高各成员实施控制的自觉性。营造出这样一种浓厚的氛围,不仅是实现利润最大化、节约成本、改善经营这些发展目标的要求,也是解决目前具有公有性和公益性双重经济属性矛盾的途径,也是在众多医院在竞争中谋发展的有效途径。

(二)医院内部会计控制的重要性

内部会计控制是医院经营管理的重要环节,也是会计工作得以顺利开展的基础。在社会主义市场经济条件下,医院为了保证各项工作计划能够顺利实施,必须要健全内部会计控制,才能对医疗经济活动进行有效的监督和评价。首先,医院内部会计控制能够保证会计信息的真实性和准确性,医院若想在激烈的竞争中抢占先机,不仅要有经济实力和发展潜力做后盾,还要有能力预防和控制各类潜在风险的发生。内部控制是医院管理重中之重,是整个决策体系能否顺利实现发展目标的关键环节,加强对医院内部控制体系的建设,能够在基础环节提供有效的会计信息,这样也就提高了统计资料的科学性和可靠行,在此基础上作出相应政策调整便能有效预防风险。其次,健全内部控制可以促进医院的有效运营,在各项工作都有了明确的分工后,就能在很大程度上提高工作效率,培养员工的责任心,通过各部门的紧密结合和通力协作,充分发挥整体的作用,以顺利实现医院的经济管理目标。在此基础上,财经纪律也在很大程度上得以维护,降低了个别员工贪污盗窃、挪用公款内部营私舞弊行为发生的可能性。因此,构建医院内部会计控制体系是医院加强管理的内在需要。

二、网络环境下医院内部会计控制面临的新问题

(一)控制环境发生变化

随着信息技术的飞速发展,传统手工环境下的内部会计控制体系逐渐瓦解,取而代之的是会计电算化向更深层次发展,医院的内部控制环境也在发生改变。传统的内部会计控制存在交易授权与交易处理相分离的情况,但在网络环境下,医院会计信息系统中进行的交易授权则由计算机自动授权,这就使得会计业务所涉及的范围急速扩张,从网上交易到网上结算,网络技术实现了各个经济单位之间以及经济主体内部各个部门之间的在线办公。在这一过程中,医院的组织单位由实体形式向虚拟形式转变,会计系统也由单纯的电算化走向开放式、网络化,但我们也应看到,它在给医院的经营管理带来便利的同时,也进一步加大了医院内部会计控制体系的安全风险。目前通过网络,即使是经济单位内部的会计信息也可能被篡改或被截取,以及信息的泄露无疑是医院面临的最大的安全隐患,虽然目前各单位的系统管理员已经意识到它的重要性,也在积极制定内部会计控制体系的风险防范措施,但各种病毒仍是防不胜防,因此,网络环境下信息安全问题成为医院内部会计控制急需解决的一个新课题。虽然医院的经营决策也在进行着相应的改变,但由于缺少可以借鉴的历史经验,网络环境下医院的内部会计控制工作仍面临着诸多挑战。

(二)风险评估难度加大

网络环境下,医院不再是由审计人员或管理层根据已经建立的交易授权制度来对员工的行为进行监督和审查,而是由计算机自动授权、批准,这在给医院的经营活动带来便利的同时,也隐藏了巨大的风险。由于网络在内部会计控制工作中的应用日益广泛,医院业务量便随之扩大,会计部门的员工组织结构也相应发生变化,即职工内部分工趋于专业化,如新出现的网络系统管理员、计算机操作员等。增加的职能部门和职能分工看似有利于权责的明确,事实上却加大了内部进行风险评估的难度。在网络系统中,医院内部员工在其操作职权范围内开展的工作,都需要设置相应的口令及密码,它相当于原始的纸质凭证,其本意是明确个人的职权和责任,减少违规操作的可能性,但是,计算机网络分布于医院内部各个业务部门,若是有不相关人员恶意修改他人的使用权限,必然会对整个网络系统的正常运行造成障碍,从而加大了会计信息失真的风险,那么此时发生的权责问题也就难以分辨清楚,这就必然会加大医院内部控制风险评估的难度。

(三)风险控制活动更加复杂

医院的内部会计控制在网络环境下呈现出开放性、实时性和电子化的新特点,原始的手工操作下得出的会计信息被转移到计算机内部进行保存,在这一过程中,既要求进行常规的科目汇总表的编制、余额发生额平衡检查的试算以及总账和明细账的核对等工作,又要对录入系统的数据资料进行必要的审查和维护,这就使得原有的内部会计控制体系由单一的人工控制向“人工-程序”相结合的控制形式转变,进而加大了风险控制活动的复杂性。因为在网络环境下,内部会计信息化控制系统很难找到具体的交易处理痕迹,交易凭证所起到的风险控制功能也就相对弱化,一方面使得医院在清查那些已经把责任落实到个人的,但仍出现纰漏的事故的调查难度加大,另一方面,因为缺少纸张质财务数据在流动中需要领导部门逐级签字盖章等信息确认环节,这便导致那些来自于网络的内部会计控制信息的真实性降低,在整个信息流通环节缺少顺利进行的保证。同时,在网络环境中,医院的内部控制以程序化的形式被应用于整个系统内,其运行状况也就取决于应用程序是否顺畅,一旦这些程序的关键环节发生故障,就会使那些对计算机产生严重依赖性的员工一时不知所措,势必会影响整个风险控制活动的开展。

三、网络环境下医院内部会计控制体系的构建

(一)加强会计信息的安全控制

网络环境下,医院的会计信息大部分都储藏在磁性介质载体中,医院的会计信息被篡改、截取和泄露是面临的最大的安全隐患,因此系统的保护功能直接决定着医院内部所有电子信息的安全性,也影响着医院作为一个独立的经济实体的运行状况。因此,医院必须采取措施加强会计信息的安全控制,这是加强内部会计控制的基础和前提,这主要可以从以下两个方面着手。首先要采用有效信息安全技术,由于会计信息系统中进行的交易授权由计算机自动授权,为了防止非授权用户越权操作数据和非法用户窃取机密信息,这就要求企业在选择内部会计控制软件时要重点考虑其信息安全性能,并加强会计人员的信息安全培训,提高信息安全意识,防止由于工作疏忽所造成的信息安全事故发生。其次,医院应根据会计电算化的要求,按“责、权、利”相结合的原则,建立健全和实施会计电算化岗位责任制度、安全日志制度等,严格执行岗位责任制度,做到特定数据面向特定用户开放,建立会计信息资源授权制度,采取定期的网络数据备份,紧急恢复及灾难补救计划,以此加大对信息的控制力度,减少人为的错误操作和对系统造成的物理伤害。

(二)建立健全用户分级授权制度

由于内部会计控制风险评估难度加大,导致内部会计控制的实施可能存在一系列的问题,而解决网络环境下医院内部会计控制面临的风险评估难度加大的问题,应从制度建设方面着手。虽然用户系统授权功能存在隐患,但并不是说有问题的制度就要弃之不用,相反要继续贯彻执行,因为它是明确员工权责的基础。目前医院进行内部会计控制体系工作的重点是使用户分级授权制度得以健全并保证其贯彻实施,具体来讲可从以下几方面着手。首先,建立健全计算机设备管理制度,按会计岗位和工作职责划分岗位职责,如软件管理、审核记账、数据分析等,这样一方面能从物理角度保护设备的硬件功能遭到不必要的损害,另一方面也可以确保无关人员上机进行恶意操作。其次应健全上机管理制度,在医院的日常活动中,使每一次的轮流值班、上机记录都应有据可查,一旦出现问题,管理部门就可以根据以往的那些保存完整的操作日志追查到相应责任人。最后,医院为了更好的开展内部会计控制工作,应建立起一套完整的奖罚机制,在物质奖励和精神奖励相结合的基础上,表彰先进,以此来调动员工的积极性和参与性,吸引他们全心身的投入到本职工作中来,间接的为确保医院资产的完整性及业务顺利开展铺平道路。

(三)强化对会计人员的控制

市场经济条件下,真正能起到主人翁地位并且对医院的经营活动有重大影响的是员工,医院的领导层首先应该充分认识到员工的作用和力量,在以人为本思想的指导下,充分调动他们的积极性和创造性,以切实行动感召全体成员为了医院的发展而努力,只有营造出浓厚的企业文化氛围,加强员工的内部控制风险防范意识,使各项工作顺利进行。网络环境下内部会计从业人员应具备两方面的素质,一是最基本的业务技能,只有员工掌握了基本的业务技能,才能保证其操作是符合相关规章制度的;二是最重要的道德水平,这是保证员工是否遵守制度规定的重要保证。因此,应该从这两方面着手强化对会计人员的控制。医院对内部会计从业人员的业务技能培养方面,应严格按照新颁布的会计准则精神来行事,严格执行持证上岗管理理念,同时通过定期培训和定期考核等制度,在积极提升相关员工职业技能水平的基础上,严格考察会计人员的操作能力和工作能力,让竞争机制在机构内部得到有效地运行,对在工作中有突出表现的人大力表扬,而对长久以来一直不能适应工作需求的员工则要坚决处理。在会计人员的职业道德水平方面,应通过主管部门对从业人员的监督检查,以此来强化对会计人员的道德品质、思想操守等方面的考核力度,多方面着手做好工作,以确保医院会计从业人员在政治上合格,在业务上过硬,这样才能建立更有效的内部会计控制制度。

参考文献:

[1]潘国才.医院内部会计控制制度的建立和完善.现代经济(现代物业下半月刊),2008年12期

[2]张照学.网络环境下企业内部会计控制对策研究.科技创新导报,2007年35期

[3]高峰,王惠书.医院内部会计控制的现状分析及策略.山西广播电视大学学报,2009年05期

[4]杨永红.网络环境下企业内部会计控制的构建.产业与科技论坛,2008年06期

(作者单位:成都市妇产科医院)