谈知识管理时代企业档案工作者的素质

摘要：伴随着知识经济和知识管理时代的到来，知识成为企业不可或缺的重要资产和竞争力，影响并改变着企业的流程再造。档案管理作为知识管理的重要组成部分，也面临着新的挑战。该文从企业档案工作者业务素质出发，探讨知识管理对企业档案工作及人员素质提出的新的要求，并提出建设学习型档案小组以提高业务素质培养。

关键词：知识管理；档案人员；业务素质；学习型组织

1知识管理与企业档案工作的关系

随着市场经济和互联网经济的飞速发展，知识和信息作为生产要素，其价值比以往任何时候都显得重要，知识已经成为企业组织建设过程中的一种重要的无形资产，相应地，知识管理也成为许多企业提升竞争力的有力手段。知识管理是管理领域的一个新的概念，其核心是最大限度地掌握和利用分散于企业各环节、各部门、各载体的知识以提高企业竞争力，而其主要特征则体现在知识积累、知识共享和知识再造3个方面。企业档案作为企业生产、经营、管理、科研等活动的真实记录，首先是企业发展过程中长期积累的基础性信息资源，其次是经过筛选后的具有参考凭证价值的信息资源，其知识意义体现在通过保存企业过去的智慧结晶以供后来者创造新的知识[1]。由此可见，企业档案不仅是一种蕴含着大量企业知识资源的文献，而且还是企业核心的外显知识。作为企业知识积累的重要手段，企业档案管理也必然成为企业知识管理的有机组成部分。在知识管理日趋风靡全球的大背景下，企业档案工作者可以说是机遇与挑战并存，如何转变传统思想，将档案管理思维与知识管理思维相融合，传承与创新，从自身素质和工作能力出发，为企业知识管理时代的到来保驾护航，可以说是档案工作者面临的新课题。

2知识管理对企业档案工作提出新要求

知识管理是20世纪90年代兴起的一种全新的管理理念。与传统管理不同，知识管理旨在通过对企业内外各种信息、知识进行有效识别、全面收集、科学加工和充分运用，促进知识共享、鼓励知识创新、实现知识增值，从而提高企业的应变能力和创新能力，是一个包括知识搜集、知识存储、知识处理、知识共享、知识交流、知识再造的全过程管理[2]。知识管理首先要求档案管理技术手段的提升。企业信息化、自动化、智能化水平的提高对传统的档案实体化管理提出质疑和挑战。大量电子办公文件和网络信息源的产生使单一的实体管理难以实现档案信息资源的全面积累和深入开发，制约档案知识资源的重组。知识管理要求将档案信息化纳入企业信息化建设中，通过档案管理业务流程再造，将文件产生、运转、归档、保存、销毁的全过程与企业业务活动要求、档案管理要求相结合并嵌入信息管理系统中，形成文档一体化的档案信息平台，实现文件流与业务流的有机整合[3]，既保证前端控制，又实现全程管理，提高档案管理效率和质量的同时，保证企业信息流的有序运转。知识管理还要求档案管理职能发生相应转变。知识管理是一个系统化的过程，它对企业的经营策略、管理模式、人力资源、业务流程乃至企业文化都有不同层次的要求和影响，并以知识挖掘、知识积累、知识共享贯穿到各个板块中。要适应知识管理，档案管理模式必须从传统的实体管理向内容、信息、组织乃至人员层面扩展，必须打破横向的部门壁垒，从单向的文件归档向双向乃至多向的信息收集、信息扩散跃层。相应地这也要求档案人员职能重心从实体管理转向信息管理、资源管理，由物理控制向智能控制过程转变。知识管理要求档案服务实现知识化、智能化服务。企业人员通过有效信息的共享和交流形成新知识再造是知识管理的终极目标[4]，因此,提供针对性的知识服务，实现组织内部知识共享是知识管理环境下企业档案管理的新目标。这要求档案服务改变传统物理载体查询借阅服务的局限性，在档案信息资源基础上，通过建立企业知识仓库、提供知识导航、知识咨询、知识情报等服务实现企业内部信息孤岛的链接，企业外部市场信息的交流，最大限度地促进知识的共享和传播。

3知识管理对档案人员素质提出新要求

3.1知识素养

企业知识管理对档案工作人员的角色要求从档案信息存储者、保管者向档案信息乃至企业信息的中介者、传播者转变。电子化办公、互联网通讯，带来文档数量激增、外来信息繁杂、知识更新周期缩短等问题，如何在繁杂的信息中建立起科学的档案信息流，并拓宽档案信息与知识的联结，活化企业知识网络是企业档案工作者需要考虑的新问题。与该任务相匹配，企业档案工作者必须有丰富的知识储备，才能在数量和种类繁多的信息中去粗取精，去伪存优，保证企业知识网络的有益性。这要求现代档案工作者除了掌握档案学专业知识外，更需要不断学习新知识，拓宽综合素养，向复合型知识人才转变。首先是以企业业务为依托，了解企业核心产业所涉及的领域、专业的相关知识，为筛选企业外部信息、追踪产业动态做好知识储备；其次是学习情报学、图书馆学、信息传播学等与档案学相关的分支学科的专业知识，增强理论积累，拓宽企业档案管理思维；外语和计算机方面的知识储备在企业档案管理中也日趋凸显其价值，尤其是在档案信息化加强、企业境外业务增多的大环境下[5]；除此之外，必要的法律知识，尤其是涉及知识产权、劳动保障等方面的法律知识、管理学知识也需要有所涉猎才能适应现代企业的多向发展。

3.2信息素养

信息科技正在给企业档案工作带来数字化的革命，多媒体技术、光学技术、电子技术的发展使大量的图、文、声、像信息一体化，带来了档案办公的自动化、参考服务的网络化，信息查询平台化，资源存储集成化。无论是从企业发展、知识管理、档案工作,还是人才培养方面，信息技术都扮演着重要的角色。企业档案工作者应当加强信息素养的训练，尤其是从信息意识和信息能力两个层面。从信息意识层面看，档案人员需要保持一定的信息敏感度和信息大局观。时时关注信息化与档案工作结合的最新动向，能够判断哪些信息技术有助于知识的获取、储存、利用和共享，善于结合工作需求主动学习信息技能。从信息能力层面看，档案人员首先应当具备对计算机软硬件功能的基本认识和使用能力；其次是对办公自动化软件，如Word、Excel、Access等的灵活应用能力；还应当具备一定的网页设计、系统操作知识，如掌握FrontPage、Firework、FreeHand等工具的使用[6]；除此之外，信息检索，尤其是对信息的发现、组织和传递能力也是档案工作者信息素养的重要体现。

3.3情报能力

信息、情报、知识三者一脉相承，知识管理与企业情报工作、档案管理工作之间密不可分。情报能力是信息素养的延伸，档案人员只有具备一定的情报素养，才能有的放矢地完成信息收集、组织、传递工作，更好地搭建档案信息与知识服务之间的桥梁。档案工作者的情报能力首先是建立在对一定情报理论方法、技术手段的学习和了解之上，如一般的情报收集渠道的筛选和划分，信息综合法、信息预测法等情报分析方法的学习；其次是掌握一定情报获取的技术能力，即具备基本的IT技能，这又与档案人员的信息素养密切关联，如如何使用人机交互检索系统、如何利用专业数据库等；再次是情报搜集能力，包括对信息源的分类及判断，对信息流的观察及控制，对信息的检索调研能力等[7];最后是档案人员还应具备简单的情报加工能力，即使收集来的信息“活”起来，如对情报信息按照时间序列、主题序列进行有序化整理，按照需求者要求撰写简单的反馈报告，或为进一步的情报调研工作提供基础报告等。

3.4沟通协调能力

知识管理不是局限在某一个阶段或某一个部门的管理，它的最终目标是打破部门壁垒，实现组织内部知识的共享与传播，激发知识的再创造。作为企业知识管理参与者和组成部分，档案工作者需要具备良好的沟通协调能力，从信息接收方来说，良好的沟通可以使档案工作者在收集文档信息的过程中更好地了解不同部门的文件形成过程、对信息的偏好方向、信息需求的程度等，从而改善档案信息服务的针对性[8]；从信息的中介者来说，良好的沟通可以保持档案中心与其他信息中心的密切联系，如企业计算站、企业人力中心、企业技术发展部等，有利于档案人员搜集内部情报、扩充信息源；另外，从企业情报发展角度看，档案人员的沟通协调能力可以帮助与第三方情报服务机构合作，配合完成企业情报调研工作；此外，从信息传播共享角度看，良好的沟通协调能力对于积极开展内部学习型组织建设以及推广知识管理理念有一定助力。

4加强学习型档案小组的建设

知识管理注重倡导知识共享、营造学习创新的组织文化。美国学者彼得•圣吉曾提出：现代社会人类的生存公式是“学习速度小于变化速度等于死亡”[9]，可以说，在未来的知识时代，唯一持久的竞争优势是要有能力比你的竞争对手学习得更快。知识管理和学习型组织在目标上一脉相继，可以说是互为手段。知识管理给企业档案工作提出了更高的要求，对企业档案工作人员的知识储备、信息素养、工作能力也产生了新的需求。档案工作者从传统中转型，其能力不可能一下提升，这是一个长期学习、循序渐进的过程。考虑在档案部门内部通过建立学习型组织的模式，开展长期的档案职业素养培训，通过激活成员学习愿景，促成档案工作者自觉学习、主动交流习惯的内化，从而活化档案工作者知识储备，满足企业发展需求。学习型组织是通过营造人人学习、终身学习、团队学习的氛围，从而提升组织绩效、形成组织内部核心竞争力的一种管理方法[10]。学习型组织没有范围的界限，大到企业，小到部门，依据不同的学习目标、学习任务可以并列甚至叠加产生。面对激烈的竞争环境和知识管理的新要求，企业档案工作者应当接受挑战，积极响应学习型小组的建设工作。建设学习型档案小组可以从以下4个方面展开。首先是制定不同阶段的学习计划和学习目标，根据小组成员的基础水平和企业档案工作业务需求，规划学习型小组的中、长、短期发展战略，促进“长学”机制的形成，使学习工作化，工作学习化，避免任务目标过大或学习任务过重造成学习热情的中断。其次是学习平台的创建。即提供开展学习创新活动的渠道和系统。在这一过程中学习型组织的领导力值得强调，学习型小组的创建者需要扮演好系统设计师的角色，平衡学习内容和学习方式的趣味性、交互性，根据组织性质、业务性质选择尽可能多样化的渠道鼓励自我学习、主动交流和乐于分享，促进成员之间隐性知识向显性知识的转化传递。如给小组成员订阅专业期刊、开展读书交流活动、视频学习活动、英语角、知识竞赛、实践参观、主题培训、外务交流等等。再次，学习内容的选择。知识管理体系强调以业务需要促进学习，以业务目标为驱动。因此档案学习小组的学习内容应当紧密围绕国家宏观需求、企业发展需求、用户信息需求和档案业务需求4点展开。在法律法规、业务实效、用户服务、专业认证几个层面上选择学习内容，制定学习计划。最后，是营造良好的文化氛围，化被动为主动。学习成果的共享与传播在学习型小组的建设过程中起着画龙点睛的作用，它是学习型组织成效的反馈机制[11]。分享和传播的过程是一个主动的、发挥能动性的过程，因此需要通过在学习型小组中营造乐于分享的文化氛围，激发组内成员的分享愿景和交流热情，才能激活该反馈机制。可以通过开展讨论小组、演讲比赛、经验交流会、学习成果汇报、征文等活动，逐渐培养起勤学、乐学、共享多赢的知识理念。

作者：吴京 单位：航天档案馆