小规模医院实施医院信息系统(HIS)的探讨

【摘 要】当前我国县级及县级以上的医院已基本上建立起医院范围的信息系统，所使用的软件基本上都是商品化的整套的医院信息系统（HIS）软件，本文就小规模医院实施商品化的医院信息系统的有关门诊收费和住院收费管理方面作一些探讨。

【关键词】医院信息系统；电脑收费；财务管理；发票管理

当前我国医院信息系统（HIS）建设已初具规模，县级及县级以上的医院已基本建立起医院范围的信息系统，一些公司也相继开发了商品化的整套的医院信息系统并在医院推广应用。由于医院的规模和医院的总体目标、体制、管理方法等的不同，商品化的整套的医院信息系统并不适合每一个医院。在医院信息系统实施的过程中需要根据医院的实际的需求进行调整和修改，以便最大可能的满足医院的需求。从现在医院信息化产品的生产和医院对于HIS的运用来看，医院HIS系统的引入只是医院管理流程的计算机化。医院HIS的应用主要以财务为重点，涉及挂号、收费等流程。

一、小规模医院的现状和医院信息系统实施概况

医院信息系统（HIS）不应单单考虑先进性，也应该具有明显的经济效益，而对较小规模的医院，追求先进的HIS，不但不能增加效益，反而会增加维持HIS的正常运转的经济与技术负担。

一般情况下，县级医院属二级医院，由于人员、资金和业务量等各方面的限制，基本上只设置一些基本的临床科室，以及为配合临床诊疗的需要设置一些辅助科室和医技科室。规模通常都比较小，医院的领导一般都会比较重视临床科室的资金投入和发展，对医院信息系统的投入通常都比较少。一般也只需要能够满足医院的正常运转和外界（如社保中心，公费医疗中心等）的要求，而对医院信息系统中一些功能或是子系统，有些在医院的正常运转中很少用到，或根本就用不到，有些则因为投入太大，在日常业务中作用不是很大，故医院在实施医院信息系统过程中通常不作要求，需要对系统进行调整和修改以适应小规模医院的要求。另外，由于医院信息系统软件开发人员因不熟悉医学、财务、行政管理等方面的知识而导致的软件系统固有的缺陷，医院在软件系统实施的过程中同样也需要相应的调整管理方法，弥补系统软件固有的缺陷，保证医院正常的业务运转。

二、电脑收费现状及相应的财务管理方法

医院信息系统的投入使用，采用了录入收费项目机器打印发票、电脑记录发票使用情况的发票管理方式，改变了原来手工的发票使用和管理的方式。机打发票通常为二联式比手工发票少了一联存根联，复核人员只能按照电脑的记录对收费日报和作废发票进行核对。由于没有了手工的详细的纸质记录，这给发票的管理和复核带来了一定的难度，尤其是在发票作废方面。

在正常的住院收费日常业务中，对病人费用的记录一般不是实时收费，通常是由病人先预缴一定数额的现金，然后根据病人每日发生的费用逐笔记录，在费用的记录过程中通常要注意病人预缴款的余额的数量，另外，由于住院收费不是实时收费，执行医疗服务项目和录入收费信息的时间差容易造成费用漏收；其次住院收费在操作时病人一般不在现场，透明度相对较差，患者的监督作用较弱。医院通常都会要求病区科室向患者提供每日的费用清单，以增加收费的透明度，这对医疗服务收费的即时性提出了很高的要求，费用录入不及时，很有可能导致每日费用清单与实际的费用发生情况不符合。

《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》中明确提出：1、制定收入管理业务流程。明确收入、价格、票据、退费管理等环节的控制要求，重点控制门诊收入和住院结算收入。2、建立退费管理制度；各项退费必须提供交费凭据及相关证明，核对原始凭证和原始记录，严格审批权限完备审批手续，做好相关凭证的保存和归档工作。

因此，医院在软件系统实施的过程中需要相应的调整财务管理方法，弥补系统软件固有的缺陷，保证医院正常的业务运转。

（一）HIS系统授权管理程序是电脑收费控制的基础?

按照“不相容职务分离控制”要求，计算机中心负责完善和管理HIS系统权限管理子系统，各类人员的权限由系统管理员统一管理，非系统管理人员不得接触管理系统或管理权限；收费项目增减与价格调整、病区医嘱执行、住院记账与退费、现金收款与统计报表等权限分别由不同科室、人员负责，不同类别人员的权限各不相同，从而形成不同部门和不同岗位之间的相互牵制；操作人员离岗应及时退出程序，离职人员应及时注销其操作权限，防止不法人员利用他人登录号进行违规操作。

（二）规范日常记账行为

医疗收费价格应由医院物价部门统一在HIS系统中设定，药品价格则由药剂部门按照政策核定，收费记费人员只能按照HIS系统中的价格执行医嘱、记账和收费，不得增减、更改或套用其他项目收费，做到应收尽收。

许多医院将日常治疗记账收费权限下放到病区，由医护人员执行医嘱时直接记账收费，因此住院记账部门应当对病区收费情况进行复核，每天给患者打印“日清单”，加强与患者的沟通，让患者参与监督，能够及时发现错误，同时取得患者的信任。

（三）严格按照现金管理规定，制定收费人员交款制度

要求收费员每日营业终了按时结账，并将每日收到的现金、支票送交银行或财务科。要坚持定期或不定期抽查收费处现金管理。现场盘存现金，看实有现金是否与HIS系统报表数相符，有没有白条充抵现金、挪用现金等现象。现金盘点要采取突击抽查方式进行，必要时应当追查到银行对账单、会计凭证和账簿，确保现金流程安全性。

（四）规范电脑收费退费功能，健全电脑收费退费制度

电脑收费退费必须与手工退费一样，按现行《医院会计制度》和有关规定办理退费手续，办理退费必须使用冲帐方式退款，不可直接更改原始记录，应保留操作过程的详细记录。退费处理时应注意审查退费的手续是否齐全，每张退费应该有做检查科室或药房负责人的签字，确认费用尚未发生，或该项药品确实尚未发出或者发出了已收回，同时还需有病人的签字，表明他确实退回了该笔费用。

对于住院收费系统,完善收费处与病区医护人员、药房和医技科室之间相互牵制制度。已经确认的收费项目，如发生一般的退费，必须提供收费的相关证明和书面凭证，详细说明退费原因、项目和金额，得到相关科室、人员的反向确认方可办理；对大额退费则实行授权审批制度，规定各级人员审批退费额度权限，超过限额的须经上级人员审批，防止化整为零的分解退费行为，这样可有效堵塞漏洞，避免形形违规退费现象的发生；医院要建立减免、助困等授权审批制度，住院记账处只能按照具备审批权限者批准后的标准执行，不得擅自扩大范围或提高标准；在HIS系统中长期保存退费、减免的操作日志以备审核。