综合档案管理与医院的持续性发展

摘要：医院综合档案是医院管理的重要组成部分，对医院管理、医疗、护理、教学、科研等工作具有深远影响。医院的持续性发展离不开综合档案的支持，综合档案资源的开发利用日益重要；综合档案管理存在重视度不足、体系不完善、人才缺乏、人员素质不高、管理手段落伍等诸多问题，本文就综合档案管理如何发挥自身作用，以促进和保障医院的持续性发展提出系列问题和对策，对医院综合档案管理具有良好的借鉴作用。

关键词：综合档案管理；医院；持续性发展

医院职能部门和临床医技科室在职能和医疗护理活动中所形成、积累、归档保存并有利用价值的各类档案统称为医院综合档案，包括有人事档案、文秘档案、财务档案、教学科研档案、病历档案、设备档案、基建档案、图书馆档案等，具有广泛性的特点，涉及医院的每个部门，融入医院的全方位信息。伴随着科学技术的发展和人民群众的医疗卫生需要的增长，如何做好综合档案管理和开发利用工作，保障和促进医院的可持续性发展，已经成为我们档案工作者的一个挑战，本文就此问题展开讨论。

1综合档案对医院可持续性发展的重要性

1.1档案属于医院整体的一部分 医院综合档案是医院管理者与医务人员辛勤劳动的见证、智慧的结晶，记录着医院成长经历和演变过程，是医院精神文明与文化建设的重要内容。

1.2档案是医务人员在医疗护理活动实时记录 医疗档案是医疗护理活动的实时记录，能为后人总结经验提供直接依据，为推动医学事业的发展创造良好的先决条件。医疗活动是一门经验学科，医务人员需要不断总结经验，就离不开档案资源的帮助，以避免耗费多余的人力、物力、财力。

1.3档案利于医学科研成果的总结、开发、推广和应用 在生命医学研究中，按照事物的客观规律，要想扎实进行科学研究，获取更多的成果，总结前人的经验，就必须掌握大量充分可靠的资料，这就要档案材料的支持。同时，通过客观的医学科研档案资料的交流，才能达到说服的目的，以便更好的推广应用和服务。

1.4档案是医患双方权益的保障 病历档案是医务人员在医疗护理活动中的记录，是维护医患双方权益的依据，档案对于处理医疗纠纷、保证医院稳定的工作秩序、促进医院持续性发展等具有不可替代的作用。

1.5档案管理对推进医院工作的益处 伴随办公自动化、电子病历的广泛应用，档案工作的信息化建设已经成为医院档案工作发展的重点与必然趋势。档案的信息化管理，能有效的推进医院的规范化管理，能满足医疗卫生方面更多的需求，详实、丰富、便利的档案服务能为医务人员提高临床诊疗水平，促进教学、科研能力具有现实的意义。建设完善良好的档案管理体系能为医疗业务带来优质高效的服务。便利综合档案利用能为医院现代化建设和管理的决策提供原始依据，对促进医疗技术和服务质量的不断提升，增强医院的竞争力，具有现实意义。

2目前医院综合档案管理中的不足

2.1医院档案管理制度不完善，水平不高，效率低下。

2.1.1部分医院档案管理制度体系不健全 从整体上看，多数医院对档案工作的重视程度还是偏低的，综合档案管理呈现的是多头管理的局面，部门间没有明确的制度规定，各个部门管理职责不明确，再加上部门间管理方式的差异性，造成医院档案管理的混乱局面，管理的标准化难以实现。同时随着新的先进设备和管理手段不断更新，相关的档案管理制度并没有得到及时补充修订，致使有些很有价值的科研科技成果，未能及时整理归档，有些虽进行整理归档，但由于执行的是旧的档案管理制度，存在着档案资料内容重点不突出，缺项漏项，图表资料和文字资料不符等现象。还有就是档案收集归档过程相对缓慢，根本不能发挥科技手段在管理中的作用，没有适应医院发展的需要。

2.1.2档案管理水平不高 由于档案管理人员业务素质问题，汇编资料时缺乏外部信息，专题汇编资料多来自院内信息，跟不上形势发展要求，工作人员缺乏主动积累、主动服务和超前服务的意识，多是需要时才着手编，甚至才开始补，从而使档案编研和材料的搜集滞后，未能及时地反应出档案信息情况，不便于档案资源的利用。

2.1.3档案管理手段落伍，效率低下 传统的手工管理制度存在着检索困难，查准率低、费力耗时等诸多不足，但很多医院档案管理仍保留在传统的模式上，缺乏完整的检索工具，档案检索和内容查找都很困难，资源的利用效率低下，造成通过档案资料的查阅和分析获得信息资源的作用不能充分发挥。

2.2医院档案管理不规范。

2.2.1档案管理格局混乱，管理机构职责不明确 医院档案管理多由设在行政办公室的综合档案室负责，由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、财务档案和部分实物档案、音像档案等，而人事档案有人事部门管理，科研档案由科教科管--医疗病历档案由病案室管理，胶片档案、病理切片档案、各种影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，较为混乱，导致部门间职责不明确。

2.2.2医院档案常常不能及时完好归档 在档案材料搜集过程中，由于档案观念较淡薄，制度约束不够，各部门、各人经常将一些重要的档案资料随意存放，造成档案资料零星不全，归档不系统、不完整，归档资料连续性差等现象。

2.2.3人才人事档案的监管缺失 由于医疗技术人才的激烈竞争，医疗单位在招聘人才时，多来自人才交流中心，该部分人员都是通过人事的途径来管理人事档案。一旦涉及调入调出等人才流动问题，在档案交接和转递过程中，由于缺少第三方审查监管，出现档案材料的丢失或损坏的现象极为普遍。

2.2.4医院对科技科研档案管理不到位 医院的科研或重点学科建设过程中会产生许多宝贵的资料，从项目计划到项目报告，包括其中的、实验数据、社会效益和经济效益信息统计、人才梯队培养和建设等，没有跟踪性纪实性的材料积累，造成随后材料的无法收集，并且随着医院人才的流动，这些成果往往会被带走，大量的资源都被浪费掉，因此难以推动医院的医疗技术创新和研究工作。

2.3档案管理方式整体协调性差 由于管理体制和运行机制的影响，形成医院各档案管理部门间相互分割、各自为政的封闭状态，各部门间管理协调性差。还有各自使用不同的档案管理软件，管理方式及数据库的结构设计也不同，难以在医院档案系统内自由、方便地交换档案数据。在信息化、现代化建设上，有的医院还在低水平状态下重复徘徊，造成人财物浪费；即使许多医院已经意识到资源共享的重要性，但未健全部门协调合作机制，也不利于综合档案资料的共享。

2.4医院档案管理人员观念陈旧及业务素质滞后。

2.4.1档案管理人员观念陈旧 医院档案管理人员的"重藏轻用""为保管而保管"的传统观念仍然存在，长期形成的封闭、被动、单一等传统观念，严重拖延档案资源开发利用工作的进行。

2.4.2档案管理人员业务素质不高 档案管理部门一般属于二级科室，人员本来就偏少，特别是档案专业人员更是缺乏，档案管理人员多由非专业的相关技术人员担任，大多由其他的科室分流来的。虽然经过培训后，他们懂得基本的查找、归档的工作，但其相关的专业知识掌握还是很少，很难对档案进行标准化的管理，更不用提对档案管理工作进行突破和创新了。在业务上尤其缺乏在医学和档案学两方面都能精通的人才，形成对信息技术的应用能力水平低下，工作积极性不高，缺乏主动性与创新性的局面，根本不能满足现代化医疗行业对档案管理的需求，使得医院的档案管理无法适应社会的发展需求。

2.4.3档案管理人员培训学习不够 由于对档案管理工作的重视不足，医院侧重于医疗专业技术人员的素质培养，对档案管理人员重视不够，没有对该部分人员进行系统、全面的培训，使得档案管理工作人员在知识更新方面更显得落后很多，素质不高。

2.5对档案管理工作的意义认识不足 医院很多人都认为档案管理工作不能直接创造经济效益，导致员工对档案工作的关注度不足，医院对档案重要性的宣传力度也不足，没有认识档案工作建档是基础，管理是关键，利用是目的，没有认识到充分开发现档案资料能为医院的持续性发展充实的依据，造成很多人档案意识较淡薄，随意处置医院档案，导致档案材料的丢失和损坏。

2.6医院档案管理现代化水平低，信息化程度不高，缺乏专业的管理软件。

2.6.1档案管理的现代化水平低 很多医院档案管理信息化设备和软件系统使用率低，信息存储量小，没有达到充分开发利用的目的。目前科技的发展，信息化管理已经是今后档案管理最重要、最基本的手段之一，比如很多医院都开始尝试着使用电子病历档案、局域网管理与办公自动化、实验室信息系统、影像学信息系统、医院信息系统、财务系统等已经广泛应用，计算机系统在医院管理中起着越来起越重要的作用，如果医院不加快档案管理的信息化建设，那医院的档案工作将明显滞后于时展的步伐。

2.6.2档案管理软件利用效率差 目前各行业管理软件发展得相当完善，但在软件设计与开发过程中，档案管理者参与较少，很多档案管理软件设计者不能将档案管理的专业要求很好地实现，因此不能使管理软件体现出快捷、方便、高效的特点，造成软件使用中经常出现信息输入困难、归类不严谨、搜索结果错误等问题。市场上缺少良好的管理软件，也严重影响医院档案资源的利用效率。

3综合档案管理如何促进医院的持续性发展

3.1以科技科研档案促进医院科研发展 医院发展离不开科技技术的支撑，医学属一门实践性科学，有许多疑难问题尚未得到解决，这使得医务人员要不断总结前人经验教训，在实践中反复总结、探索，才摸索出行之效的医疗技术解决难题。这些都离不开科技科研档案信息的收集管理。我们要将科研管理与科研档案管理有机的结合起来，挖掘科技科研档案中蕴藏的科技信息，充分利用好科技科研档案，使之成为科研立项、实施以及科研成果推广应用的重要依据。"科技兴院、科教兴院"已成为广大医务工作者的共识，充分利用科技科研档案，开发、推广和应用科研成果，加快医院科研能力的提高，能为医院的持续性发展提供强劲动力。

3.2以病历档案促进医疗质量 医院综合档案最主要的就是病历档案，他是评价和衡量医院管理、医疗质量和技术水平的重要依据。病历档案信息的利用率高、时间性、实用率强，专业技术性强，其必须在短时间内做好收集、整理、组卷、登记、分类、编目、编码、排号、贮存和档案的检索、利用等工作，病历档案中包含了医患双方大量的医疗信息，对之进行系统全面的收集分析，能准确及时的反映出医院的医疗质量和技术水平的变化，以及医疗业务发展状况，为医院决策层提供最有价值的原始信息。病历档案的查阅利用包括医院感染、新农合、医疗保险、公费医疗、公检法、计划生育、医疗事故纠纷案件、伤残事故、民事案件、疑难病例、转院会诊病历复印件等。做好病历档案管理，能直接体现医院业务管理水平，影响医院业务建设的决策，便于科室总结提高医疗技术水平和医疗质量控制，为医院持续性发展提供的有力保障。

3.3以设备档案促进技术质量 医疗设备的配置情况能真实反映出医院的业务水平，医疗设备档案管理直接联系日常的医疗护理工作，完善的医疗设备档案能为医院全面、准确地了解设备购置、使用情况提供了可靠的依据和查考凭证，也是设备的正常运转的保障。设备档案在大型仪器的引进和维护必不可少。充分利用好设备档案考查、大中型仪器设备的论证，对了解设备使用频率、使用寿命，做好预测服务，为及时购置、更替设备提供及时、准确的信息，避免资源浪费，是加强医院宏观调控、保障医疗技术质量的重要途径。因而，设备档案也是保证医疗技术水平和质量，影响医院全面发展的关键之一。

3.4以人事档案促进人才选拔 医院的发展，最关键是人才，其是推动医院不断的向前发展的动力。随着人事制度改革力度的不断加大，全面真实的干部人事档案倍受重视，干部人事档案真实记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，是组织人事工作不可缺少的重要依据，是评价人才必不可少资源。此外，各类医疗技术人员的合理配置，资源的合理利用以及行政、医疗部门结构的调配等方面，都离不开对人事档案利用。加快人事档案管理的现代化建设，我们就可利用信息化技术，通过科学的检索，提供借阅全面、系统、准确的人事档案信息，保证医院在人才培养、职称晋升、干部聘用上充分实现合理性和公正性，真正做到人尽其才、才尽其用，进而为医院持续发展奠定坚实的基础。

3.5以医德医风档案促进行风建设 行风建设是医院建设中必不可少，医院医德医风档案囊括医院实行目标管理责任制中形成的各类规章制度及岗位职责，包括患者对医生医疗技术和服务质量的评定、医院员工的年度考核、患者及其家属的表扬与投诉等，医德医风档案是综合档案管理的重要组成部分。良好完善的医德医风档案建设，将每位职工的医德医风、服务态度、廉政建设情况等作为专题考证，为医院将根据医德医风档案评选出专家名医、优秀学科带头人、优秀管理人才、专业技术骨干、优秀护理人才、服务明星、先进工作者等提供便利，为宣传医院文化，保证医院声誉，促进医院的全面发展有积极作用。

4如何推进综合档案管理工作，为医院持续性发展助力

要做好综合档案管理，为医院的持续性发展提供有力保障，我认为要做到以下几点：

4.1加强领导，规范管理 综合档案管理实现科学化、规范化，领导重视是前提，医院领导必须率先增强档案意识，切实把档案管理纳入重要议事日程，使之与医院业务建设同步规划、同步发展。同时，医院要建立科学的档案管理体系，健全档案管理规章制度，档案管理部门要树立主动服务意识，了解一线医护人员的需要，提供及时、可靠的服务；要充分利用掌握信息资源的条件，密切关注医院建设各方面工作，为医院管理提供资政决策服务；要不断完善档案服务的新手段、新措施，确保将相关档案收集好、保管好、利用好。

4.2加强培训，提高档案管理人员素质。

4.2.1档案管理人员除加强专业知识学习外，要注意侧重计算机知识的学习，重视网络知识教育。档案管理人员的业务素质在很大程度上决定着档案管理的水平。大家要树立终生教育的观念，广泛开展多种形式的教育培训。同时，还要注重加强档案管理者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流，使之了解别人的先进经验，及时查找自身不足，吸取好的经验应用于实际工作中。

4.2.2强化服务意识，树立"工作就是服务"的观念。以"增强服务意识"和"主动服务"作为档案管理工作的出发点和归宿，不要仅局限于档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、利用等方面。

4.2.3因循守旧、墨守成规的工作方法已不适应时展要求，档案管理呈现多样化的趋势，档案管理者就要勇于探索、创新，善于发现问题，在思路上不断创新，在工作方法上创新，不断提高工作效率和质量。

4.3加强档案基础工作 提高档案质量主要是抓好收集、整理、立卷、归档、编目、保管等基础工作。档案的收集是档案管理最基础的工作。档案收集不到，就谈不上立卷归档等其它各个环节。在档案质量问题上，档案管理部门和人员要认真履行职责，严格把关，对不合格档案要拒收，对不按期归档的单位和个人要督促其按期归档。档案质量问题还可列入人员绩效考核中，以保障提高档案质量，做到及时收集、准确整理、完整归档、安全保存。

4.4实现档案管理现代化。

4.4.1要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施。

4.4.2要加强档案管理工作的信息化，改进管理手段，实现信息化管理，医院档案按照行政管理、党群管理、基本建设等进行分门别类，然后输入到计算机里，通过对计算机具有检索的功能，进行快速的检索，使得医院的档案管理工作既方便又高效，如此，不仅可以节约人力、财力以及物力，更可以避免人工操作带来的失误，使得医院的档案管理能够得到准确、快速的体现，获得良好的效果。

4.4.3要配备档案扫描系统，改变单一的人工录入做法，提高档案管理的质量和工作效率，注重对现代化信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面经验，使医院综合档案管理更加现代化、规范化。

综上，随着医疗卫生事业的发展，医院档案管理工作的重要性日益显凸现。医院决策者、医护人员要充分地认识并积极参与医院综合档案管理，建立医院档案一体化管理模式，多途径多渠道地开发利用档案资源，提高医院档案管理水平，充分开发利用档案资源，为促进医院的持续性发展发挥积极作用。