浅析电子文件长久保管措施

中图分类号：G264.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）11-0075-01

随着信息技术的不断发展，电子文件的归档成为新的发展趋势。由于电子文件物理寿命较短、技术升级频繁，使得电子文件长久保管面临着巨大挑战。电子文件对生存技术环境有着很强的依赖性，电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持其原始面貌，如生成环境改变，能够导致文件信息的失真和处理利用上的困难，甚至无法识度。因此，合理选择文件格式、构建科学存储系统、安全备份数据等方式成为长久保管电子文件的有效措施。

1.合理选择文件格式

文件格式是指表达内容信息的记录、编码和压缩方式。不同的应用软件有着不同的记录、编码和压缩方式，生成不同的文件格式。我们在选择文件格式时应考虑如下因素：文件的保真程度、文件占用空间的大小、通用性和可移植性及技术支持的情况。通常我们可通过两种方式获得电子文件，一种是将档案现有的纸制或声像文件通过扫描或数字化的方式，转化成电子文件，常采用的格式如下：

1.1文书档案：以件为单位，采用真彩色（24位）图像、分辨率为300dpi方式进行扫描，存储格式为双层多页PDF格式，一件保存为一个多页PDF文件。

1.2科技档案：文字部分与文书档案相同，以件为单位，一件保存为一个多页PDF文件；图纸以张为单位，一张图纸保存为一个TIFF文件；采用灰度或黑白二值图像，分辨率为300dpi方式扫描，超大页面采用分辨率为300dpi方式扫描。

1.3照片档案：以张为单位，采用真彩色（24位）图像扫描，分辨率为1200dpi，存储格式为JPEG格式，一张照片保存为一个JPEG文件。

1.4录像档案：以盘为单位进行数字化，以每个节目单位著录，保存为DVD文件。

2.构建科学存储系统

电子文件的存储主要需要考虑存储的安全性、高效性和扩展性。

2.1 安全性

电子档案的存储首先要考虑的就是安全，电子档案存储的安全性主要包括存储介质的安全、病毒感染的预防、黑客攻击破坏的防御。

2.1.1存储介质的安全：目前主流存储介质有磁盘、磁带、光盘、闪存盘四种

（见表1）。档案部门在选择存储介质时需要考虑存储介质的基本指标和被存储数据的作用。对于需要长久保管的数据，其存储介质需要满足如下要求：存储介质有较强物理稳定性、存储技术有较好的稳定性、使用离线存储介质。磁盘一般的寿命大约在十几年到上百年，光盘一般的寿命在10年以内。而且，因为意外原因（如震荡、强磁强电场、高温等），会导致存储介质的失效，而致使珍贵的电子档案丢失。磁带具有寿命长、大容量和廉价的特点，可以考虑使用磁带作为二级备份的存储介质。在一级磁光盘介质损坏时，迅速还原备份数据。

2.1.2病毒感染的预防：安装病毒防火墙，并且应当使用不会导致病毒扩散的FTP方式，进行电子档案到电子档案服务器的相互文件交换。

2.1.3黑客攻击破坏的预防：开放尽量少的服务，并且安装防火墙，经常更换系统的密码。

2.2 高效性

存储的高效性是直接而重要影响档案管理系统效率的。可选择的存储方案有存储区域网络SAN、网络附件设备NAS和磁盘阵列等，而诸如光盘塔（柜），由于光盘在频繁识读的情况下会很快失效，因此不适合作为具有较高、较频繁的一级存储方案，光盘塔（柜）一般只适合用于短期档案电子文件的存储方案。档案管理系统具有海量存储、访问不频繁但访问数量大的特点，基于此，我们建议选择NAS或者磁盘阵列，这两种方案一般都能满足存储高效性的要求，同时又具有较为合适的价格。

2.3 扩展性

随着时间的增加，电子档案会越来越多，而且可能访问的人数也会越来越多，这就要求存储方案具有较高的扩展性，这能够最大限度的保证前期投资。这主要有软件和存储系统两方面的保证，软件方面要求支持分布式存储（如，清华紫光的THAMS），存储系统要有方便快捷的容量扩充能力（如，采用NAS或磁盘阵列）。

设计存储体系，采取分级存储结构（HSM），即指数据存放在不同级制的存储设备（磁盘、磁盘阵列、光盘库、磁带库）中，通过分级存储管理软件，实现数据在存储设备之间的自动迁移。

在分级数据存储结构中，磁带库等成本较低的存储资源用来存放访问频率较低的信息，而磁盘或磁盘阵列等成本高、速度快的设备，用来存储经常访问的重要信息。最常见的分级有在线、近线和离线三级存储。在线存储适合利用频繁的档案数据，一般应用是磁盘或磁盘阵列、磁带、光盘；近线存储适合利用于一般的档案数据；而离线存储适合用于极少利用的档案数据，主要应用在磁带库、光盘库。

3.安全备份数据

档案数据备份是档案数据以某种或几种方式在某种或几种存储介质上加以保留，以便在系统遭受破坏或面临其他突如其来的安全威胁时，在较短时间内将档案数据重新恢复并加以利用的过程。

在电子文件的备份中，光盘以其较大容量、低廉的价格、较好的物理稳定性等优点在档案电子文件保管中脱颖而出。《电子文件归档关盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008中指出档案级光盘产品已具备了电子文件长久保管的条件，在可刻录和数据不丢失的前提下，保证光盘的质量和寿命，使其具有长期可读性。

档案数据备份的目的是避免由介质损坏带来的数据损失风险，减少突发事件造成档案数据灾难，可将数据进行异地备份，如可以使用不同流域备份、不同地震带备份等，要保持档案服务的连续性。档案数据备份方案的设计，需要制定科学的备份策略，如异质备份、本地备份和异地备份相结合、完全备份与差分备份相结合。