基于数字化技术的房地产档案管理探析

摘 要：互联网信息化时代已成为21世纪的主流发展趋势，因此档案数字化管理也成为档案管理发展的必然趋势。房地产行业作为推动当代社会发展和城市化建设的支柱性产业，数字化技术也在房地产行业中日益普及，房地产档案数字化管理推动了房地产档案管理的有序进行，实现了房地产数字化发展的目标。本文从房地产档案数字化管理的内涵出发，基于房地产档案数字化管理的现状，提出了几点房地产档案数字化管理的改进措施。

关键词：数字化；房地产；档案管理

现阶段，基于数字化技术的房地产档案管理技术以其巨大的存储量，智能化以及可以实现信息共享等优点已经逐步取代传统的以手工操作为主的房地产档案管理技术。基于数字化的房地产档案管理在房地产行业的广泛应用，大大提高了房地产档案管理的速度，促进了资源共享，满足了当今房地产行业信息化的需求，提升了房地产档案管理的质量，推动了房地产行业的发展。

1 房地产档案数字化管理的内涵

1.1 房地产档案数字化管理的含义

房地产档案数字化管理是基于数字化技术的档案管理，具体是将传统的房地产档案资源通过先进的数字化信息技术处理转化为数字化的信息并将其进行保存，主要的数字化信息技术有数字摄影技术、数据库技术、计算机技术、扫描技术等。然后将保存的数字化信息通过网络信息技术实现资源的共享，形成一个档案信息化的数据库，再由计算机系统将档案信息化的数据库实现房地产档案数字化管理。通过房地产档案数字化管理，大大提高了房地产档案管理的效率与质量，促进了房地产实现信息化与数字化。

1.2 房地产档案数字化管理的原则

1.真实性

房地产档案数字化管理具有真实性。真实性是档案管理的首要原则，房地产档案在数字化管理的过程中及时纠正错误的档案信息，数字化技术的应用也将房地产档案信息透明化，提高了房地产档案管理的准确性与真实性。

2.快捷性

房地产档案数字化管理具有快捷性。房地产档案管理通过数字化技术，将传统以手工为主的档案管理转化成以信息技术为媒介的档案管理，实现信息的数字化，提高了房地产档案管理的速度，对于档案管理的工作人员来说，也提高查阅档案资料，修改档案信息等工作的速度，实现了档案信息快捷的浏览。

3.安全性

房地产档案数字化管理具有安全性。数字化技术的应用，保障房地产档案管理实现了信息的安全，使得档案信息不再受人为因素危害，避免了房地产信息的泄露与流失，以信息化的方式保存提高了房地产档案信息在存储过程中的安全性。

2 房地产档案数字化管理的现状

我国房地产档案数字化管理从上个世纪九十年代开始的，虽然时间不是很长，但也取得了很大的突破。房地产档案管理从传统以手工为主逐步过渡到了信息化档案管理，对我国房地产行业起到了极大地推动作用。然而在房地产档案数字化管理的发展过程中仍然存在一些问题。这些问题的出现，阻碍了房地产档案数字化管理的发展，具体归纳为以下几点：

（1）收集存储档案信息的过程中存在问题

数字化信息技术的应用的确使得房地产档案管理实现了快捷与便利，但是与此同时，发达的互联网信息每天的更新速度也是相当迅速，这就使得房地产档案管理的信息在整理与搜集的过程中存在一定的难度，这就可能使得档案信息出现缺失。事物的好坏都是相对的，在信息便利的同时，仍会出现各种不可避免的难题，阻碍房地产档案信息管理的发展。

（2）缺乏创新的服务理念

传统的房地产档案管理以服务消费者的理念为主，一直延续到现代基于信息化的房地产档案信息管理。长时间以来，房地产档案管理只是提供消费者便于查询或者证明档案信息等表面上的工作，而档案管理人员忽略了对档案信息深入的挖掘与创新，只停留在表面，没有对档案信息进行深入的开发。因此档案管理人员应变被动为主动，提高自身创新的服务理念，深入开展房地产档案管理工作。

3 房地产档案数字化管理的改进措施

3.1 建立健全房地产档案数字化管理制度

建立健全管理制度是房地产档案管理改进的重中之重。只有建立健全管理制度，房地产档案管理才能够有章可循，严格根据管理制度来实现房地产档案管理工作。档案管理制度的内容如下：一是严格管控机密档案，对房地产档案进行机密性分级，对机密指数高的档案内容进行加密处理，或者将其与其他档案资料分离开单独脱机储存，避免档案内容的更新与修改。二是加强房地产档案管理的环境保护工作。对房地产档案管理的机房人员的出入进行严格的管理，并且对档案管理的环境条件给予充分地保障，防护自然灾害的发生。三是对房地产档案管理应用系统实行安全保障措施。对档案管理应用系统的操作权限，监督管理，数据恢复管理，档案备份管理以及计算机软件的防护管理工作严格落实到具体个人，并通过相关的互联网技术预防对房地产档案进行人为的随意更改。严格按照房地产档案数字化管理制度，加强房地产档案管理的防护工作。

3.2 加强创新型档案管理人才的培养

培养创新型的档案管理人才对改进房地产档案数字化管理起到十分重要的作用。要调整档案管理人才的知识结构，培养高水平，具有创新意识的人才队伍。使其对档案管理的维护，存储与整理工作可以深入细致的开展，使其能够熟练掌握数字化信息技术，提高管理人员的业务水平，促进数字信息化对房地产档案管理的建设。

3.3 建立健全电子档案信息系统

传统的房地产档案管理是通过人工录入档案信息，而基于数学化的档案管理通过先进的数字化信息技术，例如扫描技术，将房地产档案录入房地产信息数据库，保证了档案的准确性与完整性。要保证电子档案数据系统的完整性才能使得房地产数据信息准确无误。同时，还要建立档案目录数据库，这样有利于档案管理人员方便整理，查询档案信息，使得档案管理工作井然有序。因此，建立健全电子档案数据系统极大地改进房地产档案数字化管理。

4 房地产档案数字化管理的意义

房地产档案数字化管理对房地产档案管理具有重要的意义。数字化的档案管理将房地产档案信息转变成方便快捷的电子档案，使房地产档案信息实现了共享，提高了房地产档案管理的效率与质量，改变了传统的房地产档案管理模式。通过基于数字化技术的房地产档案管理模式的运用，使房地产行业实现了互联网时代的变革。随着改革开放和数字信息化的深入建设，房地产行业也将不断发展壮大。

5 结语

基于数字化技术的房地产档案管理是房地产档案管理发展的必然趋势。运用数字化技术也将成为房地产行业未来发展的重要目标。数字信息化将房地产档案信息通过电子档案信息系统存储与互联网中，实现了信息的共享，使房地产档案信息由有形变为无形，方便整理与查询，促进了房地产档案管理的数字化发展，实现了房地产行业在互联网时代的变革。

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作者简介

孙秀梅（1975-），女，山东省潍坊市诸城人，大专，毕业于山东行政学院，助理馆员，研究方向：档案管理。