刍议电子档案的整理与保护

摘 要：随着信息技术的不断发展和办公自动化进程的持续推进，医院档案管理已离不开电子文档，其形式和要求也在不断发展，在信息化的趋势下如何有效的对电子档案进行整理和保护，已然成为医院档案工作人员必须掌握的技能。基于此，本文中作者在以下三个层次做了相关阐述：一是电子档案的整理；二是电子档案的保护；三是加强电子档案管理制度建设，以期为医院电子档案的整理与保护献计献策。

关键词：电子档案；整理；保护；管理制度建设

中图分类号：TP39

随着档案载体的数字化与信息化，电子文档作为档案管理工作的主要对象，其整理、存储与利用已成为电子档案建设的主要内容。电子档案与纸质档案相对应，是以磁带、磁盘或光盘为存储媒介的，源于人们社会活动的文字材料，通常以案卷为单位。档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，必须适应新时期现代医院的发展需要，档案工作人员也要创新思路，努力提高自身档案管理水平，积极探索电子档案的整理与保护方法。那么，对电子档案应如何有效的进行整理和保护呢？

1 电子档案的整理

1.1 电子文书档案整理

电子文书通常指的是通过文字处理技术处理完成的文字文件资料，主要包括医院的内部或外来电子文件、电子病历、一般电子文书资料。

（1）内部文件。第一按不同年度、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期删除或重新拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应建立统一的数据库结构及文件归档和命名形式，并建立文书档案盘内文件目录，便于查找。

（2）外来文件。通过文件形成部门收集、整理、编辑，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，然后进入档案数据库。

1.2 中医病历电子档案整理

（1）患者住院治疗期间中医师将患者的病情输入电脑进行病情分析，制定治疗方案。中医病案形成的编排顺序。1）目录页，包括诊断，出入院日期等，由中医病案管理人员填写并输入电脑；2）首页，包括姓名、年龄、地址等，由住院部或中医病案管理人员填写并输入电脑，其他项目应由住院部主治中医师填写并输入电脑；3）照片；4）有关患者疾病治疗及证明文件；5）中医病历材料，包括入院记录、病史主诉、现病史、往病史、家庭病史、体检检查、初诊记载、拟诊讨论记录；6）中医病程记载，包括治疗过程的记录（按日期先后排）和病程、转科和会诊的记录、X线、透视和胃液分析报告，心电图表的报告单、出院记录及其他有关疗程进展的记载；7）治疗图表、包括治疗全过程如糖尿病记录表等；8）治疗计划，化验检查登记，各种化验报告。特别护理记录，体温、脉搏表、中医处方；9）医嘱单，入院通知单；10）随诊或回单记录，护理记录。

（2）出院患者的病历文件材料依顺序组织编排妥当之后，应由病案室管理人员对该患者的所有中医病历材料认真复核一遍并将患者的信息输入电脑。

（3）电子病历是医院管理工作的一项重要内容，专业性、技术性很强。电子病历是以一种新形式记录病人医疗就诊的全过程。它不但为社会医学、科研和管理提供最实际、最丰富的数据资料和处理医疗纠纷的重要的判定责任依据，而且是评价医疗质量、管理水平、学术能力的依据之一。电子病历档案是一种新资源形式与传统病历相比，电子病历能更快捷、完整、准确地获取病人的所有信息，不存在因潦草而不能 辨识的情况，使病历信息共享成为可能，电子病历具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性。

1.3 科技电子文件整理

科技电子文件档案可以按照医学科研、基建工程、学术交流、设备购置、声像档案等进行分类管理，然后再按不同年度、来文形式、组织机构、保管期限进行整理归档。

（1）基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

（2）设备档案。单位购置的各种设备，供应商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展。所以，在采购设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

1.4 会计电子文件整理

会计电子文件整理时应附上会计交接表，列明归档材料的详细项目，并由相关人员进行签名确认，同时附存纸质文件。

（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

（2）账簿。计算机账簿的内容也能以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

2 电子档案的保护

电子档案安全是现阶段档案管理的重点关注领域，作为档案管理部门应具备相应的电子档案保护知识，并配备相应的电子档案管理设施设备，加强对电子档案载体（软磁盘、光盘）的保护。

2.1 软磁盘的保护

（1）统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

（2）严把软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不足1年。

（3）规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，相对湿度宜控制在百分之四十至六十之间，温度宜控制在15到27摄氏度。

（4）加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

（5）对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

（6）在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2.2 光盘的保护

（1）规范保存，保持适宜的湿度、温度环境。保管过程中，光盘应直立放置于盒中，避免大量堆叠产生挤压变形，避免存放于高温、潮湿、光照强的环境中。一般来说，光盘存放的温度宜控制在14到24摄氏度，相对湿度宜控制在百分之四十五到百分之六十之间。

（2）正确使用，避免接触外来磁场。日常使用时应避免摩擦、划痕、染污、擦洗和摔打造成光盘的损伤；避免接触外来磁场，外来磁场可以将磁性涂层的剩磁进行消磁或磁化，导致信号失落或信噪比降低。

（3）注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，因此，光盘要十分注意避光。

由于电子载体的寿命有限，不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存，对于已出现损坏的电子档案应进行及时的修复和备份。

3 加强电子档案管理制度建设

除了上述加强电子档案设施设备的配备和安全防护软件的应用外，档案管理部门还应重视科学合理的电子档案管理制度的建设，从思想上提高档案工作人员的认知。具体措施如下：

3.1 加强电子档案归档制度建设

各档案管理部门应制定一套切实可行的电子档案管理制度，做到有章可循。制度中应注意划清归档过程中各级各类人员的责任，归档时机应适合本部门工作实际，归档电子文件的责任签署应明确等。

3.2 借助计算机管理网

电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理，即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份。

3.3 实行“双轨制”归档

电子文件、纸质文件转化为档案应当实行“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，使用不同的编目方法和存贮装具。

综上所述，笔者认为电子档案的整理和保护需要有相应的技术和设备，电子档案内容决定了电子档案的生命周期，而电子档案是否存在生命周期则取决于电子档案依附载体的寿命及载体所需的展示平台的寿命。由此不难看出，电子档案的整理和保护是一项非常繁杂的技术工程，因此，作为档案管理工作人员，要对电子档案的整理和保护工作提高重视程度，积极探索电子档案的整理和保护方法、技术、管理制度等，充分发挥档案的服务功能和实用价值。

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作者简介：何小飞（1955-），女，海南三亚人，副研究馆员，研究方向：档案管理。

作者单位：海南省中医院，海口 570203