电子档案管理工作中存在的问题及对策分析

【摘要】21世纪以来，信息技术迅猛发展，越来越多的电子文件涌入人们的日常生活，对档案管理工作产生了深远的影响，并有逐步替代传统纸质档案的趋势。本文分析了我国档案管理工作现状，详细阐述了电子文件对档案管理工作的影响，并发掘出其中存在的问题，最后从理论与实践两个角度提出了相应的对策和建议。

【关键词】档案信息化；电子档案管理；数字化；资源共享

【中图分类号】G276 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0334-01

随着计算机信息处理技术的飞速发展，当今社会信息化的程度越来越高，大量的电子文件随之产生，并且已成为社会信息资源主要的信息形态之一。特别是21世纪以来，档案界对电子档案管理的关注越来越多，对电子文件的采集、保存以及安全等问题做了深入探索，并取得了一定的成果，但相关调查显示，这些研究大多处于理论探索阶段，并没有完全应运于实际的档案管理工作中。电子文件与纸质档案有着本质的不同，其特殊性为传统的档案管理工作提出了更高要求，如何对电子档案进行科学有效的管理已成为档案界亟待解决的问题之一。

一、电子档案管理面临的主要问题

传统的档案管理对象主要以纸质档案为主，而纸质档案主要存放在档案室，档案信息资源不能很好的进行共享，不能更好的满足大众的需求，严重阻碍了档案管理工作的发展。但随着计算机信息技术的不断发展，企事业单位以及个人对网络的依赖程度越来越高，随之产生了大量的电子文件，电子档案管理面临巨大挑战。其存在的主要问题有：

1、管理人员缺乏相关理论知识以及实践。我国档案工作者大多习惯于传统的档案存放模式，具有很大的局限性，并没有很好的认识到电子档案管理的重要性。然而，信息技术的发展以及经济体制的改革已经超越了以往的价值观念以及管理方式，电子档案的出现使得档案的存放方式多样化，而不仅仅局限于档案室。很多档案从业人员对电子档案管理缺乏足够的认识，依旧把档案信息当做企事业单位的私有财产，严重阻碍了信息资源的共享。电子档案管理应采用现代的管理方式，但目前我国企事业单位并没有全部实现档案信息化管理，很多档案管理人员没有接受过相关培训，缺乏相关的管理知识与技术，不能将理论应运于实践。因此，我国的电子档案管理工作任重道远。

2、电子档案保存存在隐患。电子文件的保存对计算机有着高度的依赖性，这就对计算机的可靠性提出了很高的要求。但当前的现代档案管理方式还存在诸多问题，这就使得电子档案存在一定的风险性，如操作失误或者计算机出现问题，则很可能会导致大量的原文件丢失或损毁。另外，某些单位并没有重视电子档案的管理，不能及时对电子文件进行归档整理，而电子文件具有易复制、存放载体多样、易于修改等特性，这就增加了电子档案被窃取以及损毁的可能性。如果一些涉及企业机密甚至国家安全的电子档案被黑客窃取，后果不堪设想。目前，电子档案管理并没有真正得到广泛应用，在其保存的安全性可靠性方面还需要进一步改善。

3、电子档案真伪难辨。纸质档案图像、文字以及印章等都是可见的，在判别档案真假上有着先天优势。人们可以通过有效手段来验证文件是否真实，但电子档案区别于纸质档案，一般情况下，电子档案被篡改是无法被发觉的，因此很难对电子档案的真实性进行评估。另外，纸质档案转化为电子档案的工作庞大而繁琐，稍有不慎将会导致文件失真。如何保证和鉴别电子档案的真实性完整性，是当前档案管理工作的一个难题，还需要广大的研究人员做更深入研究。

二、对策分析

电子档案的大量出现，为档案管理工作带来了前所未有的挑战。因此，积极开展电子档案管理的相关对策研究就显得尤为重要。下面将分别从档案学理论研究以及档案管理工作两个方面提出了相关意见和对策。

1、档案管理方面

（1）档案管理建设应当逐步规范化。电子档案管理应当充分吸收传统档案管理工作中一些好的经验，在确保档案信息便于利用以及完整安全的前提下，在电子档案的建立、编辑、审阅、成文、归档以及移交的各个工作环节中，逐步完善相关制度。与此同时，还应当加强档案工作者的培训工作，使其明确档案服务的工作的职能，掌握专业的档案管理技能，培养良好的服务意识，逐步养成科学、规范、严谨的工作作风，全面推进档案管理规范化建设。

（2）人才培养是关键。电子档案的管理不仅需要先进的计算机硬件做支撑，更需要培养一批既掌握计算机信息技术又精通档案管理业务的人才。但相关调查表明，目前我国档案管理工作者的理论水平以及业务技能不够全面，一定程度上阻碍了档案信息化建设。所以，广大的档案工作者应当抓住我国档案信息化建设的契机，努力完善自己的知识结构以及业务能力。各个企事业单位应当积极开展相关的技能培训以及技能竞赛，全面提升档案管理人员的能力，创造良好的工作环境，积极引进优秀人才，优化人才队伍结构，努力建设一支专业素质高、综合实力强、善管理、精技术、优服务和强创新的档案信息化管理队伍。

（3）深入研究，迎接挑战。档案管理人员应当认真学习相关软件的使用方法，并且熟练掌握电子档案在软件中的前端控制以及集成管理等方法，充分发掘软件的功能，深入探索适合本单位的电子档案管理模式；电子档案的管理应当逐步实现规范化、法制化和标准化；认真学习国外先进的档案管理经验，努力构建更为完善更为科学的电子档案管理体系；与科研机构合作，研发更加适合我国档案管理现状的新技术；结合本单位实际情况，档案管理人员应当以高效安全为准则，深入探索本单位纸质档案数字化建设方案，努力创建纸质档案与电子档案工程村的管理模式，推进档案信息化建设步伐。

2、理论创新

（1）档案研究应当与其他学科相结合。电子档案中的电子文件其本质与其他电子文件是相同的，所以他们在信息的采集、加工处理以及检索输出等方面有着相同的技术和理论基础。档案学研究应当紧密结合时代的要求，广泛地吸取其他学科的先进技术，加快推进档案信息化建设的步伐。

（2）积极开展档案综合管理研究，推进信息共享。21世纪以来，随着计算机科技的不断进步，办公条件得到极大改善，自动化办公已经逐步得到普及，这就为档案的数字化管理创造了有利条件，加快了建设档案一体化管理模式的步伐。但我们也应该看到，目前我国档案一体化管理模式还不够完善，还需要广大档案工作者的深入研究和探索。

所以，针对当前电子档案管理所面临的新挑战，我们必须在传统的档案管理理论的基础上，积极利用信息技术等学科的先进技术，推进电子政务信息管理在档案管理研究中的应用。积极研究并解决电子文件在生成、传输、归档和安全等方面可能存在的问题，以实现现行档案与历史档案的一体化管理，努力营造一个高效、安全可靠的档案信息共享平台。

参考文献

[1]秦艳梅，周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史态2009（15）

[2]邹继平，胡楠楠.浅论保密在档案管理中的重要作用[J].价值工程2010，29（15）

[3]胡泓.科技档案管理中存在的问题与对策探讨[J].中国市场2010（27）

[4]宋淑芹，范广辉.Song Shuqin.Fan Guanghui试论电子档案管理的现状及对策[J].价值工程2010，29（3）

[5]庞力，崔艳玲 浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].中国教育信息化・高教职教2010（9）

[6]李丽敏 浅析信息时代档案管理的创新与发展[J].价值工程2010，29（33）

[7]张云超，邢宝风 网络环境下档案信息特点及其管理模式[J].天津大学学报（社会科学版），2004，6（1）：62-65

[8]黄春，高萍 电子政务环境下的档案信息特点及管理模式[J].黑龙江档案，2005（3）：38-39