略论档案数字化建设过程中面临的若干问题

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，在档案管理数字化的建设过程中，还存在着诸多的难点和问题，亟待深入研究和妥善解决。

一、对数字档案凭证价值的认识与操作

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，尤以凭证价值最为重要。目前，人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，但由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。确认数字档案的凭证价值就成为档案管理数字化建设中无法回避的问题。主要表现为：

1.认识上的不到位。从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定设备加以解读，完全脱离了以往人们对档案“原件”的认识，而且有些数字档案不像纸质档案那样，载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”，即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失。数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。由此引起人们对其原始性、可靠性产生怀疑，其凭证价值自然受到影响。

2.技术上的局限性。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。

3.制度上的滞后性。传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度，而目前从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度。一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日，而且有一定的难度。

二、数字档案信息的长期存取问题

1.存储的介质材料。一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在几乎没有一台普通电脑可以读出来。

2.机读语言格式。计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原。

3.对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题。如：设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理等等。

三、数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的问题，也是档案管理数字化中的重大问题之一。

1.计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。有人统计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁。

2.计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。

3.有窃取行为的间谍活动。窥视其机密信息进行复制或扩散。

4.有意破坏。摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。

5.人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等。

四、档案管理数字化建设的诸多技术问题

档案管理数字化完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了档案管理数字化。诸多的技术问题成为制约档案管理数字化建设的难点。

1.数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

2.技术问题。档案管理数字化是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约档案管理数字化建设发展的问题。此外，档案管理数字化的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性。这些技术也都是不容易解决的问题。

3.技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。

五、数字档案的失真问题

数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：

1.技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。

2.工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。

3.转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。