“一件流”制造企业的物资材料审计

随着中国的经济转型，中国制造业也正在从低附加值及低经济效率的低端制造向高附加值、高效率高产出的高端制造的转型升级中。精益生产的“一件流”生产模式也为越来越多的企业采用，笔者所在企业集团也推广和采用了这种生产模式，而这种生产模式在极大的提高了企业的生产效率的同时，也对物资材料的管控带来了新挑战，下面就此逐一展开分析。

一、“一件流”生产模式的特点

首先，让我们先来明确一下何谓“一件流”生产模式。一件流生产是上世纪七十年代在准时制生产方式的基础由日本企业首先提出来的，是对传统生产观念的根本改变。传统的生产方式是靠大量的在制品和零部件储备来维持均衡生产和任务的完成，储备越多，问题就越不容易暴露，其思想是维持型的。

一件流生产，即各工序只有一个或一批工件在流动，使工序从毛坯到成品的加工过程始终处于不停滞、不堆积、不超越的流动状态，是一种工序间在制品向零挑战的生产管理方式，其思想是改善型的。通过追求“一件流”，使各种问题、浪费和矛盾明显化，迫使人们主动解决现场存在的各种问题，实现人尽其才、物尽其用、时尽其效。

从上述的定义可以看出，企业一件流生产方式的一个很大特点是追求零库存，材料直接在各个工序上流动，一般不设传统生产模式下的仓库，以需定产、以产定料，企业账面存货一般只体现为在制品，而基本没有原材料和产成品。

一件流生产方式还有一个特点是整个生产按比例、协调地连续生产，按照后工序的需要安排投入和产出，也就是对各个生产工序的安排、协调十分重要，要求各工序的生产加工能力有较好的平衡，做到工序间等待的时间最少。

这两个一件流生产组织方式的特点，会对制造企业的两个传统管控点带来挑战，一是品质和仓库管理职能的弱化，在传统生产方式下，所有的原材料、零部件会在生产准备周期提前订货，到货时先做验收入库动作，然后领用时做出库动作，对材料的品质以及进出管控是非常明晰的。而在一件流生产方式下，材料零部件直接送到生产工位用于生产，期间停留的时间很短，如何对材料零部件的品质进行检验、数量进行清点就成了很大的问题。

第二就是产能的平衡和安排，传统的生产模式对各个工序的生产配合的要求没有像一件流模式那么高，某个工序出现问题，其他工序还是可以照常运行，至多出现问题的工序再进行调整或以加班的方式跟上整体生产的节拍，对各个工序生产能力的弹性要求不是太大。但到了一件流生产模式下，没有多余的在制品留存，下一工序要以上一工序的生产成果作为起点，一旦上一工序出现任何问题，就会出现等候或积压。

二、“一件流”生产模式产生的问题

在从原来比较传统的生产模式过渡到一件流生产方式下，基于前面分析到的原因，再加之企业的管理能力、人力资源配置还未达到一件流生产模式的要求、品质，与车间不能安排人员对高频率的送货一一进行品质检验与数量清点；同时非标产品生产量巨大，公司对每个产品没有固化明细的BOM清单（产品结构表或用料结构表），无法对生产所用的材料零部件的使用量具体量化。由此产生了一系列问题：

1．原材料零部件没有经过品质检验就直接用于生产，出现质量缺陷很难判断是供应商的原因还是自身生产的原因；

2．原材料零部件没有经过数量清点，车间人员就在订单上签收，同时由于公司没有明细的BOM清单，对产品实际需用原材料和零部件的量未有精确估计，供应商掌握了这个特点就出现了实际送货数量少于订单数量的情况，但一直未被公司发现；

3．对均衡生产的安排不足，某些工序出现问题就直接导致生产的瓶颈，为了确保生产只能把部分工序外协，增加了制造成本，同时对外协生产的品质把控也容易出现问题。

对于该企业材料物资的内部审计，内审部门在审计前期准备阶段，对企业的生产模式和特点、企业现有的BOM清单情况以及成本核算方式和材料物资管理制度内容均做了了解。针对了解到的情况，审计组在审计方案讨论会议上，分析了企业目前在材料物资内部控制上的薄弱点，评估认为企业的材料物资内控风险较大，同时明确了对材料物资进出管理及耗用情况为本次审计的一个重点。

三、“一件流”生产模式的物资材料审计方法和程序

结合笔者曾经工作过企业的某内部审计项目，具体分析说明“一件流”生产模式的物资材料审计方法和程序。

在该内部审计现场工作中，审计组具体运用了如下的审计方法和程序：

（一）访谈法

审计组分别约谈了财务、生产制造、品质、采购、计划等各个与企业材料物资管控相关部门的人员，访谈了解了企业物资管理的现状，有如下发现：

1．企业实际的材料物资管理流程与制度规定存在较多不一致情况；

2．企业目前由于采用一件流生产方式，没有设仓库，基本所有的物资材料均送到车间工位；

3．虽然被访谈人员表示供应商送货到企业后，有验收、清点的程序，但就另一个侧面了解了供应商送货频率及企业质检人员、收货人员的数量后，审计组初步判定企业目前的人力配备不足以对所有的物资材料均履行验收清点程序；

4．产能的均衡性执行不佳，审计期间存在较多的外协情况。

（二）分析程序

根据前一阶段访谈掌握的信息，审计组要求企业提供：审计期间各期报废数据、各期产品成本数据（提供到企业能提供的最为明细的）、审计期间产值数据、审计期间制造模块人力资源数据、审计期间质量损失数据、审计期间材料物资采购量数据、审计期间外协加工数据等数据材料。利用上述数据材料，分析计算了制造人均产值、外协产值/总产值、废品率、质量损失率、产品分类成本利润率等指标，有如下发现：

1．审计期间废品率比例较高，质量损失率有较大增长；

2．虽然审计期间总产值增加，但人均产值贡献有所下降，同时外协加工占总产值比例增加；

3．对于分析到的分类别产品中，有几个在售价没有大的变动的情况下，成本利润率有较大下降，在剔除了原材料涨价及人力成本涨价因素后，成本利润率仍有下降。

（三）资料审阅法

审计组随机抽样了若干车间废品报销单样本、采购订单及入库单、质检记录、自制转外协申请单、物资出门证、供应商质量扣款单等资料，经过查看审阅发现如下问题：

1．抽查到的采购订单不能一一对应找到质检记录，物资材料采购未能做到每批质检；

2．外协申请的提出、外协供应商的选定流程上不规范，存在较大随意性；

3．废品报销单存在审批不全，且存在同一工序日班有报废记录但晚班没有的情况；

4．同一批物资，出门证重复开具；

5．开具的供应商质量扣款单未能完全执行，经了解是因为责任未能分清等原因。

（四）观察法

虽然前面的访谈与资料审阅，提到的信息是入库数量与订单数量一致，且有企业相关人员签收，但审计组认为基于合理性判断，企业应该是没有足够的人员来进行这个工作。同时从前面出门证查阅的情况来看，审计组认为该环节也会存在问题。但考虑到若审计人员直接表明身份对物资验收清点环节及物资出门环节进行观察，相关人员的表现行为会因为有人检查而有所改变，故审计组采用了暗访的方式，通过连续几天不同审计人员对上述两个环节的暗处观察，发现：

1．送货频次高的时段，收货人员未能逐一清点就对送货数量进行了签字确认，同时也不是所有的送货均有质检人员进行检验；

2．企业门卫对物资出门查验不严，有些车次仅凭出门证就放行，有些即使有查看，也仅仅是大致看一眼就放行。

（五）实地盘点法

最后，在未事先通知的情况下，一队审计人员对某一审计日的到货及外协出门物资进行清点核对，同时由另一队审计人员抽取一部分的外协厂家去突击实地盘点企业在外加工的物资，同时不告知外协厂家企业账面上外协物资的数量，直接和外协厂家相关人员共同盘点得出数量，通过该突击盘点清查程序，有重大的发现：

1．到货实际数量与订单数量存在差异，到货数量少于采购订单数量；

2．外协出门物资数量大于出门证上列示的数量；

3．外协厂家中盘点出的物资材料数量少于企业账面的外协物资材料数量。

通过上述的审计程序与方法，内审人员发现了企业在材料物资管控上的一系列漏洞和问题，后续还挖出了个别供应商舞弊的事件，推动企业了外协物资管理等数个物资材料管控的制度流程，加快了对BOM清单的整理维护和成本核算方法的改进，取得了较好审计效果。当然这些都是后话，本文笔者要说明的就是通过灵活采用文章中提及的一系列审计程序和方法，内部审计能发现一件流生产企业物资管控中的许多问题，帮助企业更好的管理改进。

作者单位：西子电梯集团有限公司