谈档案征集与接收工作中的若干思考

[摘 要]随着经济的快速发展和社会的不断进步，新时期档案事业也得到了迅猛的发展。新时期档案工作有着新的特点，对如何做好新时期档案业务指导工作也就提出了更高的要求，特别是在新时期如何做好档案的征集与接收工作摆在了每位档案工作人员面前。笔者针对当前档案征集与接收进馆工作的监督与指导工作谈点个人看法。

[关键词]档案；征集；接收；分析

档案征集与接收工作是档案馆馆藏资源建设的重要内容，是基础业务工作的基础。为了更好地为档案事业的可持续发展提供物质保证，档案征集与接收工作也应以科学发展观来统领，运用统筹兼顾的方法，处理好征集与接收工作所面临的各种关系。

一、档案接收与征集

档案接收，就是对各现行和撤销机关、团体、国有企业和事业单位具有长久保存价值的档案的集中与接收工作。档案征集，是面向社会上的各种组织和个人，将散存在他们手中的对国家和社会具有重要保存价值的档案资料，通过各种手段集中到档案馆来的工作。档案接收是档案馆馆藏的主要来源，各级国家综合性档案馆只有把本地区、本级机关、团体、企业、事业单位形成的对国家和社会具有重要保存价值的档案完整、齐全地接收证明，才能维护本地区的历史真实面貌，才能集中统一地、有效地管理和开发档案信息资源，便于社会各方面的利用。但是，作为综合性档案部门仅保存本级机构的记忆是不够的，社会上广大的各种组织，社会阶层人土的记忆也是国家和地区历史记忆的重要组成部分，他们保存和形成的档案也同样具有国家和社会重要保存价值，他们中也蕴藏着有广大开发价值的档案信息资源，他们的记忆与机构的记忆相印证、互相补充，才能构成国家和地区完整的历史记忆和历史真实面貌。因此，除了做好档案接收工作外，对档案征集工作也同样要有足够的重视，同样要花大力气做好这项工作，要坚持接收和征集“两手抓，两条腿走路”，全面、协调发展的方针，在制度保障，人力、物力、财力等资源的配置上不能有所偏废，都要有可持续发展的后劲。

二、档案馆与其外部社会各界的关系

（一）档案馆与档案室的关系

其关键是搞好档案馆、室的衔接，主要应做好以下几项工作：

1.在调查研究的基础上，加强档案接收工作的规划和宣传。档案馆应对档案进行调查，了解立档单位的历史、建档情况、保存档案的数量及整理和保管状况，以及移交档案的范围和时间意向等情况；在此基础上，制定好档案接收规划，统筹安排哪些全宗或哪些部分、何时、有多少档案进馆。同时，通过会议、上门联系、电话、网络等方式，向主要单位领导和档案室工作人员宣传有关档案接收工作的法规和政策，听取他们的意见和建议，动员他们积极配合档案馆，为落实好接收工作规划创造条件。

2.加强馆外指导，建立进馆档案质量控制体系。进馆档案的质量问题是馆内衔接的重点所在，档案室进馆档案中存在的基础性问题如不加以解决，带入档案馆内，将会牵扯档案馆相当大一部分精力，影响档案接收工作的宏观规划和深入、持久地推进。因此，必须明确进馆档案的质量要求，建立进馆前档案质量检查制度；在这一制度下，档案馆工作人员到档案室对进馆档案进行归档、整理和鉴定等方面的质量检查和验收，对发现存在问题的则督促档案室进行整改，整改合格后才办理档案交接手续。这样，档案馆与档案室就能实现无缝衔接，各就各位、各负其责，档案馆才能有较充裕的时间和精力进行统筹规划和实践。

3.做好接收工作中的服务并建立对档案室的激励机制。接收工作并不仅仅是你交我收如此简单，它实际上也是对进馆单位、对档案人员的一种服务。档案馆工作人员对档案进馆单位在质量整改过程中出现的问题应积极、热情地帮助解决，在档案交接时认真配合他们做好清点、搬运档案和办理交接手续等工作，共同解决出现的问题。同时，对在档案移交进馆工作中做出突出成绩的单位和档案室工作人员给予表扬和奖励，传播他们的好经验，实行典型引路，以激励更多的单位做好档案移交进馆工作。

（二）档案馆与其他社会组织、社会各阶层人士等征集工作对象的关系

1.加强社会组织、社会各阶层人士的联系，并做好征集工作的宣传。征集工作不象接收工作那样有一定强制性，因此档案馆工作人员更应积极主动，除了上门走访，信函往来，参加一些社会或集会活动等方式外，还要充分利用大众传媒和现代信息技术，通过报刊计算机网络等渠道发展征集启示，获取征集工作信息，与征集对象进行互动。在这个过程中，应耐心细致地宣传有关档案征集工作的政策，宣传档案馆优良的保管条件和服务承诺，宣传将档案交给国家并传承历史的意义，使他们打消各种思想顾虑，乐于配合档案馆做好征集工作。

2.要做到情感投入，服务至上。在联系和宣传的过程中注意使用礼貌用语。对与档案馆联系捐赠、寄存档案的各方人士要主动热情，积极地、周到细致地答疑解惑，排忧解难，尤其要注意照顾年老行动不便的人，不怕辛苦，虚心听取他们的意见和建议，并为他们协助做好档案利用服务工作和档案进馆的后续工作，增加他们对档案馆的亲切感、认同感。

三、档案征集与接收应该注意的问题

（一）丰富馆（室）藏。我国档案的平均值是相当少的。从国外比较来看，我国档案数量是很少的，原因在于：很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交，另外，很多二级单位的档案长期没有归宿，有些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。

（二）丰富馆藏的方法。1.扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产队的档案。2.注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。3.加强个人档案的收集。个人档案与人事档案有区别又有联系，档案的个人所有权已经被确认，从人事档案看，对省级以上的干部的收集有一些工作。但总体来说重视不够，人事档案只局限于高、中级干部的档案，而对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。

（三）收集工作必须抓住重点。重点应是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。这类档案不是以上级来文为主。如会议纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。

（四）推行入馆档案的标准化。1987年底颁发了文书档案案卷格式标准，对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。

（五）保持全宗和全宗群的不可分散性。全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗群进行管理。

（六）要注意处理局部与整体、当前和长远的关系。档案的保存时间应较准确，时间过长，有害于档案的保护。按规定，省级以上的机关应将永久保管的档案在本机关保存20年左右，省辖市、州、盟和县级以下的机关应将永久保存和长期保存的档案在本机关保存10年左右，连同案卷目录一式三份和有关的检索工具、参考资料一并向有关的档案馆移交。

总之，档案征集与接收工作是档案管理部门业务工作的有机组成部分。档案工作内容丰富，包括立卷归档、档案保护、信息开发、现代化管理等。档案征集与整理工作也是《档案法》赋予具有行政管理职能的档案部门的一项重要职责，是其业务工作的有机组成部分。这项工作是将上级与下级联系起来的纽带，在落实上级指示与分析、研究、解决业务工作中存在问题的过程中，推动各个地方、各个系统档案工作有条不紊地开展。那么，基层单位档案接收工作也就是档案业务指导工作中的一个重要组成部分。俗话说“巧妇难为无米之炊”，所以做好基层档案接收进馆工作，对丰富馆藏具有重要的意义。

参考文献：

[1]刘建军，孟安生.浅谈县级单位档案接收进馆工作中应注意的几个问题[J].北京档案，2010（2）.