浅析档案管理信息化技术

摘 要：在社会发展过程中，档案作用重大，尤其是随着科技水平的不断，信息化技术应用其中，使得档案管理水平呈现上升的趋势。在会计电子档案的发展代表了档案管理信息技术的应用，但是，在实际的档案管理中，仍存在一些不足和问题，需要强化信息技术的管理，真正实现二者的有机融合。

关键词：档案管理；信息化技术；融合

社会的发展使得档案管理的标准逐渐提高，在现代化的档案管理中，计算机信息技术至关重要，只要发挥信息技术的优势，与档案管理工作进行有机融合，才能满足新时期档案管理工作的实际需要。因此，要重视档案管理的信息化建设，注重设备更新和管理，在根本上实现对档案管理的有力支持。

1 全面分析信息技术背景下档案管理的主要特征

对于档案管理工作，需要紧跟时代步伐，这也是当前档案管理的重要发展方向。现代化档案管理的基本要求及时要提高标准化的层次，形成标准的观念，这就需要重视计算机信息技术，在当前的会计档案发展中，会计信息全面实现了数字化，极大方便了会计日常工作，有利于会计档案利用效率的提升，推动信息化建设速度，实现与相关系统的有效整合，更好地实现资源的共享。但是，数字化的会计信息会出现被修改的问题，甚至出现泄密，这主要源于信息储存的介质，一旦出现病毒，大量档案信息会出现损坏或者丢失，系统的稳定性被破坏，会计档案数据会出现不同程度的毁坏。因此，在信息化环境下，会计档案信息集中性较强，使得档案命面临被修改的隐患，同时，修改的痕迹又同时消失，很难实现数据的完整恢复。因此，在信息环境下，会计档案在彰显优势的同时，也存在不足，需要正确对待，加强管理，缺乏电子档案的安全性、可靠性与完整性，使得其能够更好地发挥作用。

2 对当前档案管理现状的分析

2.1 档案形式仍依赖纸质形式

在当前的档案管理中，纸质形式应用仍较为普遍。在会计领域，原始凭证使用的仍是纸质的，其具有较高的真实性与准确性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，纸质很容易受到外界因素的影响，甚至是人为因素的破坏，在保存上存在难度。其次，会计原始凭证需要保存的时间较长，对使用者的查询造成阻碍，需要较大的存储空间。

2.2 档案管理的模式仍比较传统

在当前的会计档案管理中，主要的管理方式仍比较传统，需要进行归档，维持良好的顺序。在这种模式的影响下，使得纸质和电子档案出现相分离的情况，很难实现对相关资源的有效整合。同时，大量会计信息资源的存储会占用大量的空间，管理成本增加，很满足信息化的发展需要。

2.3 档案的安全性有待提升

对于数字档案而言，其存在的介质是网络、信息系统和网络，这也是安全问题比较集中的地方。首先，对于纸质档案，长时间、重复使用会造成档案本身的损坏，而对于电子信息形成的档案，在保留的同时，还要进行相关数据的保存，使得资料档案的安全系数降低，很容易被修改。其次，在信息技术的应用中，如果忽视权限以及相关的安全软件，很难实现信息可靠性的保证，系统面临威胁和风险。再次，在电子档案管理中，一旦出现人为因素的破坏，就会引发电子档案的失真情况。

3 如何将信息化技术更好地应用在档案管理中

3.1 正确认识信息化技术在档案管理中的价值

面对飞速发展的信息技术，需要会计领域对会计档案管理思想和理念进行更新，勇于尝试新的管理模式，将档案信息化管理技术落到实处。要提高对会计档案信息化建设的重视程度，强化管理的规范性，推踊峒频蛋腹芾砣找娣ㄖ苹。

3.2 加大会计档案信息化管理人才的培养

为了有效推动会计档案信息化建设，要重视人才队伍建设。在遵循相关法律法规的同时，维护档案的真实性与安全性，更新档案管理的观念，探索制度、技术以及管理模式方案的问题，发挥档案信息化管理的作用，提高档案管理的效率，实现服务品质的提升。为此，要加强对会计档案管理人员的培训和教育。

3.3 重视会计档案信息化管理的相关设施的投入

为了推动会计档案信息化建设，适合设施、设备和软硬件必不缺少。在进行电算软件选择的时候，最佳的状态是选择带有档案管理辅助功能的软件类型，同时，要积极进行信息环境下，会计档案管理各种制度的完善。同时，要适当加大投入，购进更加先进的网络设备，发挥先进网络平台的优势，保证信息存储状态安全性，更好地发挥系统之间资源的共享性，在根本上推动档案管理的科学性。

3.4 重视会计档案管理信息平台的建设

为了更好地促进档案信息化进程，要重视对档案管理信息化平台建设，需要立足人员使用的习惯，同时，又要保障档案的立体性、动态性与可靠性。借助会计档案管理信息平台，能够使得相关单据的连续性传递，发挥电子单据的作用，减少纸质单据的使用，在根本上为档案信息化建设奠定坚实的基础。

3.5 重视风险防范体系的建立，维护电子档案信息的安全性

防火墙技术的应用能够有效防止不安因素的影响，保证系统运行的安全性，同时，要注重对工作流程、环节等的管理，保证会计信息运行的稳定性与安全性。系统管理人员需要做好流程管理，这是维护系统运行稳定性的关键性环节，能够维持会计电子档案的真实性，保证信息的完整性。为此，档案管理人员需要重视流程管理，提高其自身的科学性。在信息化条件下，档案管理工作的重点是信息文件的整理和提炼，正确处理工作的各个环节和内容，实现信息的统一化管理。因此，要建立更加完善的电子档案信息安全保障体系，设置电子档案数据中心，强化权限体系的建设，借助内外网络的物理隔离，实现数据安全性的提升，同时，要做好相关设备的维护和保养。

3.6 将电子文件管理系统引入会计档案管理领域

为了更好地促进档案信息网络建设，会计档案管理的改革要突破内部的调整范围，需要向前段扩张，也就是说，要实行文档一体化建设。可以引入会计档案电子文件管理系统，针对电子文件，直到对其进行运转处理，最终形成会计电子档案，满足对会计档案的管理和应用，借助网络，实现对会计文件整个过程和周期的控制与管理。

3.7 实现档案管理一体化

在当前的档案管理中，计算机发挥了重要的作用，借助计算机，实现对文件的有机联系，实现不同类型的系统处理，形成标准化的规范和标准，逐步实现对档案信息的网络共享。因此，档案管理一体化建设十分重要，有利于提升档案的利用时效。同时，借助计算机，能够实现对文件的快速检索，提高准确性，不需要进行文件的一一查阅。为了更好地实现档案管理一体化建设，要依靠计算机进行资料的加工，形成档案信息数据库，借助网络系统，实现传输，满足使用者的需求。这也就在根本上使得档案管理部门由管理型向服务性转变。

4 结束语

综上，信息技术的不断发展使得会计档案管理工作彰显信息化的特点，借助电子化管理，能够更好地发挥会计信息的作用。因此，管理人员需要重视信息技术的应用，发挥其自身的优势，更好地服务与社会。

参考文献

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