高校人事档案管理中的问题与对策浅议

【摘　要】本文针对当前高校人事档案管理工作中存在的主要问题，分析了由这些问题引发的一些主要矛盾。通过大量调研、总结，并结合自身的工作经验和思考，作者分析了改进高校人事档案管理工作的对策，并提出了若干建议。

【关键词】高校；人事档案；人才管理；信息保管

人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，是真实考察和了解一个人的重要依据；是每个单位知人善任、选贤举能的重要工具。人事档案管理是组织工作、人事工作中相当重要的内容之一，是人事管理的重要组成部分，特别是在人力资源日益受到各界普遍关注的当今社会，人事档案管理工作显得尤为重要。

1.当前高校人事档案管理存在的主要问题

新时期的高校管理工作中，人事档案管理工作显得相对薄弱、滞后、缺少活力，令人隐忧，归纳起来，主要表现在如下几方面。

1.1人事档案管理的相关制度不健全、管理不到位。一些高校没有明确制定出管理人员的岗位职责，缺乏完备、系统的规章制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实。

1.2由于对高校人事档案管理的重要性认识不够，相关机构及人员的人事档案意识薄弱。长期以来，相当一部分人员对高校人事档案管理工作认识不足，使得人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问，在一定程度上缺乏应有的理解与重视。

1.3人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强。随着高校师资队伍的不断壮大，教职工人事档案数量增多，个人材料进档频繁，档案管理工作任务繁重，但高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，导致高校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。

1.4人事档案信息化、现代化水平不高。目前很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。信息化水平比较低，导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。

2.高校人事档案管理工作中出现的主要矛盾

人事档案管理存在的主要问题，已经引发出许多矛盾，这些矛盾为高校人事、组织以及其它方面的工作带来了不利影响，具体阐述如下。

2.1人事档案管理服务性与软硬件缺失的矛盾。随着时代的发展，高等学校人事工作越来越依赖于信息，诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考、判断和决策的过程，这对人事档案管理工作提出了更高的要求。正确使用人事档案资料，提高档案管理的服务性，准确利用档案中所记载的信息来考核人才，为学校或学院领导在任用学科建设带头人、干部人选等决策方面提供确切详实的数据和记录，是高校人事档案管理的时代使命。当前，人事档案管理服务性与档案工作软硬件之间存在着严重的矛盾。软硬件的缺失导致档案工作长期处于被动应付，对于人事管理工作的服务质量不能得到有效的提高。

2.2人事档案管理信息化要求与管理手段落后的矛盾。在信息时代，先进的信息技术、计算机技术和通讯网络技术应该成为人事档案管理的重要手段。完善人事档案管理服务应该要建立起一套完善的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络通迅技术，通过网络管理，实现对人事档案信息共享。当前，许多高校档案管理手段落后，仍采用传统的手工人事档案管理：没有馆内局域网和档案馆网站或主页；未实现档案的全文录入和扫描；没有建立档案数据库。换句话说，在档案查询方面还停留在纯手工操作的阶段，档案信息化建设还未起步。管理手段的落后直接影响档案功能的发挥。档案管理手段的陈旧落后，整档工序的繁琐复杂，直接造成档案材料使用的不方便，降低了工作效率。

2.3人事档案信息的局限性与社会需求透明化、服务性需求扩大化的矛盾。人事档案由于自身特点，在提供信息方面往往存在部门自我服务多，为社会提供得少，保密性强，服务性弱等存在局限性的问题。随着社会的发展、高等教育社会化程度的不断提高，高校人才流动频繁等情况的出现，人事档案信息局限性与透明性、服务性需求扩大之间存在矛盾。比如，长期以来，很多高校对人事档案功能认识不足，对人事档案管理工作不够重视，有些学校甚至认为人事档案工作只要能过得去就行，又加上前文提到的人事档案管理专职人员少，工作量大，导致档案手续不全、材料不全、材料失实，材料简单化或者雷同化等不准确、不完整的情况多，这就影响了档案信息的利用，很难适应高校人事管理的需求。

3.高校人事档案管理工作的对策与建议

为了加强高校人事档案管理对人才选拔、职称评定、岗位考核等工作提供可靠依据，积极有效地解决人事管理过程中出现的问题和矛盾，在大量调研基础上，笔者进行了认真的总结分析，提出以下几点建议：

3.1人事档案管理部门要加强宣传力度，真正从思想上引起广大教职工对人事档案工作的高度重视和支持。各级领导要高度重视，切实加强领导，经常了解档案工作情况和存在的问题；同时在组织上、制度上给予保证，并在人力、物力、财力上给予大力支持，使人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员应当增强服务意识，积极主动地开发利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

3.2要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。面对新时期新任务新要求，结合高校人事档案管理工作的实际，进一步完善各项相关制度，对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度，不断规范人事档案管理。

3.3必须加大提高人员整体素质和队伍建设的工作力度，由主要领导分管，按规定要求确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。抓好培训，通过参加各种不同层次的学习培训班，更新知识观念，提高业务水平和能力。抓好待遇落实，从各方面关心档案管理人员的培养和成长。通过采取有效的措施，切实达到从整体上提高队伍的整体综合素质，进一步提高人事档案管理水平的目标。

3.4加快高校人事档案信息化建设，依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。充分听取人事档案工作第一线人员的意见，选用适合本校人事档案管理工作的管理软件，实现人事档案信息化。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

总之，全面加强高校人事档案管理，促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使档案管理者向信息管理者转变，才能有效推动人事档案工作更好地为高校人才管理、考核、任用、选拔等工作服务。　[科]