集约化采购模式助企业降本增效

【摘要】统计是管理的基础,而统计分析是科学管理的前提。笔者长期负责企业综合统计工作,并同时承担物流管理。正是这种双重的职责,使两者有机的结合,并有效地为降低采购成本提供了科学的统计分析支撑。实践告诉我们:一个企业要创造效益,关键要抓好两个方面:一个是开源增效,一个是节流增效。本文从企业节流增效为切入点,以集约化管理为主线,试论集约化采购模式助企业降本增效。

【关键词】企业 集约化采购模式 降本增效

一、集约化管理是市场经济发展的必然趋势

集约化管理是现代企业集团提高效率与效益的基本取向。即通过集中人力、物力、财力、管理等生产要素,并以节俭、约束、高效为价值取向,从而达到降低经营成本、获取最大管理效益,进而使企业获得可持续发展的比较优势。

1、产业的发展需要以集约化管理为方向

国内外一流企业的成功经验告诉我们:在市场经济条件下,产品的竞争说到底是企业人财物核心资源的竞争,而核心资源竞争关键取决于企业集约高效管理的能力。因此,当今企业均以科学管理理念为指导,以集约高效管理为方向,积极探索做强做大,持续、快速的发展新路径。

笔者所服务的集团公司是从计划经济的行政性公司转变而来,曾在公司制改制中完成了自身实体化改造,形成了集团公司本部为主体的利润中心和以生产企业为主体的成本中心组织架构,并在逐步建立和不断完善集约高效为方向的管理体制和经营机制的过程中,赢得了企业持续、稳定的发展态势。

2、集约化采购是集团型企业物流经营的首选模式

当今企业采购可分为分散化和集约化两大经营模式。一般来说,分散化采购具有管理难度大、工作效率低的特点,而集约化采购特点不仅与其相反,而且因有采购数量上的优势,迎合了商品经济“在不超出价格弹性范围的情况下,购买商品的数量与价格成反比”的购销规律,可有效降低采购成本和提升资金的使用效率。因此,以数量为优势的集约化采购,必然成为集团型企业首选的物流经营模式。

笔者所服务的集团公司,其原辅料的采购成本占到产品总生产成本的50%以上。经过多年对物流采购系统的改造,完成了从分散到集中、从单一到集成的整合,实现了采购成本从“1+1=2”向“1+1

二、集约化采购必须有良好信息、资源作支撑

集约化采购是以需求集中为前提的经营模式。但要成功运作集约化采购,还必须有良好的信息、资源作支撑,以形成完整的物流管理系统。

1、健全原辅料供需信息系统是基础

一般来说,企业原辅材料需求取决于产品的生产计划,但产品生产计划会受产品市场需求波动而发生阶段或整体性的变化;又同质原辅材料采购价格也会受市场供需变化和供需方关系的影响而变动。因此,集约化采购必须建立需求方品种、质量、数量、时间、地点为内容的客观信息系统和建立已合作供应方历年供应批量、同期价格及付款方式等各项相关技术参数为内容和未合作社会供应方诚信ABC划分为内容的客观信息库。以保证采购的有效性、及时性和最佳性。

笔者所服务的集团公司,在建立需求方客观需求信息系统和供应客观供应信息库的基础上,通过集约自身需求,比照判断纵横,形成了采购的决策依据。

2、建立资金统一调配使用是条件

资金是供需双方实现商品交换的重要条件。集中采购方因需求单位资金分散管理,而又使用不均情况下,一是因受采购付款条件影响,难以做到及时采购;二是要保证及时采购,将不合理地增加企业财务成本。因此,集团型企业的采购资金必须是集中管理,统一调配,方能做到合理使用。

笔者所服务的集团公司,通过建立集团层面的内部资金往来结算中心,实现了对下属企业资金的集约化管理,由于统一调配使用,既有效地提高了内部资金的使用效率,又同时满足了集团集约采购所需资金的统一支付。

3、专业部门协同配合是保障

集约化采购是一个系统工程,涉及质量、技术、生产、供应、财务、审计、法律等专业领域和相关部门,如何形成共识,把握有效采购时机是个关键。

因此,必须建立一个由企业主要领导或分管领导牵头的采购工作领导小组,协调落实采购相关工作事宜,做到具体事宜部门负责,重大问题集体评审,最后决策领导拍板,来保证采购工作的有序推进。

笔者所服务的集团公司,在分管领导的牵头下,以生产物流部为主,各部门分工负责,协同把关,有效地保障了集约化采购的科学决策。

三、集约化采购必须有科学的采购方案

如果建立集约化采购物流管理模式,解决的是采购战略问题,那么重要的采购战术问题必然是制定和实施具体的采购方案。只有战略和战术相配套,才能凸现集约化采购的先进性。

近几年来,笔者所服务的集团公司在集约化采购上面对世界经济动荡,经济环境变化的影响,经历了原辅材料采购市场波动挑战,形成了以下的体会。

1、必须要有市场化的采购思路

集约化采购必须认真分析当前的宏观形势和每一项集约材料的微观信息,以市场化思维来确定采购的总体思路,即做到“应变而变”。例如:2007年,集团公司分析了部分纸箱、塑料袋、纸盒和标贴略有上涨,但总体市场价格相对稳定的基本状况,制定了“扩大原辅料供应商范围,实现公开竞标”的采购思路。通过组织80多家包装材料企业的竞标参与,成功地降低了采购成本达230万元。

同年,又对价格周期性波动的如砂糖、棕榈油、味精、葡萄糖制定了“利用集团资金优势,集中择机采购”的采购思路,成功地降低了采购成本达110万元。

2008年下半年至2009年,本集团公司面对受国际市场粮食、能源、原材料价格的上涨影响,国内生产和服务成本急剧上升,导致原辅料价格普遍大幅度上涨的不利形势,制定了“绕开现有的老供应商,开展新供应商招竞标”的采购思路。

为此,2008年采购资金同比节约量达到643万元,2009年采购价格仍达到2/3同比保持下降、1/3增长低于市场增幅的业绩。有效地稳定采购成本,抵御了通涨风险。

2、必须要有科学的采购方式

降低和锁定采购成本必须根据不同时期,不同产品制定和采取多种形式相结合的采购方式。

例如:2006年,砂糖走势与往年有很大不同,国际食糖市场创下25年新高,中国食糖市场价格也创出历史新高,2月份冲到80年代以来最高价,接近5700元/吨,比2005年最高价还翻了一番。

根据这一形势,集团公司就砂糖采取了四种方式相结合的采购形式。

(1)择时购买

根据数据资料,每年砂糖的新榨季(12月―4月)价格相对较低,因为这时旧砂糖库存还未消化完毕,新砂糖已经产出,市场供应量相对大于需求量。然后砂糖价格会因库存下降而逐步走高,到7、8、9、10月价格相对较高,高低价格一般相差400元/吨―600元/吨。

根据这一分析判断,本集团公司利用资金优势,选择在2、3月份(择机)进行了大批量(批量)采购,有效的锁定了砂糖的采购成本。

(2)多家采购

砂糖的供应商具有一家独大的明显特点。这部分独大供应商目前以其供货的保证和规范的服务,已赢得了大部分采购商的青睐,但也因为供应的垄断性增强了供货价格的刚性要求。而与其共存的小供应商虽然在紧销时供货难以保证,但其货源充沛期的价格灵活性确远远大于独大供应商。

在这种情况下,本集团公司根据比价采购的原则,在保持与大供应商采购关系的同时,在市场货源充沛期积极与小供应商接触谈判,保证了最佳的采购价格成交。

(3)产地购买

广东、广西两地是砂糖的产地,在当时价格走高的情况下与上海市场的差价在200―300元/吨左右,而从产地到上海的运输价格在150元/吨左右,这样就有50―150元左右的地区差价。

根据这一情况,本集团公司果断的从产地购买了一批砂糖,通过船运,以低于市场的价格提供给了各品牌公司使用。

(4)国家竞拍

每年,国家都会根据砂糖的产销情况,进行3―5次不等的国家储备糖竞收(拍)的举措,意在调控砂糖的价格,使之趋稳。

本集团公司根据这一信息,由于积极前期准备,顺利参与了竞拍,并以每吨砂糖集约成本450元左右的低价,实现了交割。

通过以上多种形式相结合的采购活动,本集团公司在当年共节约了砂糖采购成本达50.47万元,有效地抵御了市场采购风险。

3、必须正确把握集约化采购的“惟价格论”

价格水平的高低是影响采购成本和采购效果的一个重要指标,但并非是集约采购工作的“全部”指标。采购实践证明:没有对供应商成本的客观估算而盲目压价,会使供应方无法接受而导致采购失败;没有取得供应商对产品质量和售后服务承诺的低价位采购,还可能成倍地增加了采购成本。

因此,无论对哪一类入选的供应商都必须通过实地调研来取得该单位技术质量、运行效率、服务水准及财务状况等第一手信息,并以此作为判断、评估的依据,从而对符合条件的供应商作出客观的成本估算,以保证公开市场采购,达到合理的批量低价效果。

4、必须制定规范的操作流程

集约化采购涉及多个部门,多个环节,本集团公司通过三个关键点的管理,来保证向生产企业原辅料供应的质量、数量和期限的可靠性和有效性。

(1)编制采购计划

计划的编制是实施集约采购的基础。必须具有需求的客观性、及时性和可操作性。具体编制程序如下:根据生产企业分月分品种的年度生产计划,编制所需原辅料的采购使用计划书;根据采购市场行情变化,在对所采购物历史价格轨迹和当今价格趋势的分析基础上和确定采购方式、编制采购预算,形成详细采购计划;根据集约采购组织管理程序,采购计划经采购工作领导小组和使用企业审核修改后,形成具体采购方案。并由集团公司决策层作最后审定批准;根据决策层审定批准书,资产管理部门根据采购计划统筹资金,生产物流部组织实施采购。

(2)供应商的选择

供应商的选择是实施集约采购的条件。合格供应商必须具备诚信、规范、优质、高效等特点。具体选择方法如下:通过网上和有关方面推荐等途径选出第一批供应商名单;要求供应商提供营业执照和应具备能反映其质量保证的“几证”,第二次筛选后符合我们要求的进入招标范围;投标及应标书的开启后,对新供应商进行“百分制”评估(包括企业情况介绍、生产能力、设备情况、质量管理手段等等),第三次筛选“入围”单位;实地考察与综合评分结合后,第四次筛选确定合格供应商。

(3)监督与检查机制

监督检查是实施集约化采购的保证。成功的采购不仅需求建立在依法签约、履约的基础上,而且必须建立在供需过程对应,最大限度满足需求利益之上。因此,必须由相关部门加强过程监察,并及时将监察情况反馈决策层和执行层,以保证采购的高效实施。具体监督检查内容如下:有关原辅材料采购制度的执行情况;原辅材料采购比价择优情况;集约采购和评审小组评定的合格供应商和核定价格的执行情况;集中采购、供应的业务在企业的执行情况。

四、做强集约化采购必须建立两个外延

1、采购战略联盟

本集团公司在集约采购实践中体会到:社会性采购带来的是良好的选择性,但缺乏相对的稳定性,特别是缺乏紧缺品采购的保障性。而有效的采购必须有良好的选择性和相对的稳定性为条件。

因此,本集团公司在社会性采购的基础上,积极寻求优秀的供应商,共享资源优势,共谋发展之道,建立合作稳定,末尾淘汰的重点原料采购战略联盟,有效地满足了集约高效的采购。具体做法如下:以供应方客观信息库为基础,划分诚信ABC,其中A类为主、B类为副、C类为候补,建立采购战略联盟;以需求方所需求物的品类、质量、技术、需求数量和时间及历史采购信息库为基础,借助当今同质价格走势信息,与联盟成员单位建立相关信息通道;通过信息通道的沟通,为双方在相对价格低位时做好必要的战略储备,共同抵御潜在供需风险奠定基础。

2、集约采购平台的共享

集约采购以量为优势,做大采购平台,既可实现资源的共享,又可提升平台的有效性。具体做法如下:以本集团公司集约采购为主体,扩展到系统兄弟集团公司共同开展共性项目的集约采购工作,增强同供应商谈判的砝码;以本集团公司集约采购管理方式为基本运作模式,利用现有集约平台,开展“统谈分签”的采购工作,增强采购的灵活性。

五、本集团公司集约化采购取得的成效

2004年以来,笔者所服务的集团公司通过集约化采购的探索和尝试,以采购为主的物流管理水平得到了明显提升,并取得了一定的成效。

1、采购时间和资金的节约

从2004年至今,通过集约化采购共节约各类采购资金8000多万元,不但直接为集团创造了经济效益,而且保障了供应,保证了生产。同时,集约化的管理模式整合和优化了资源的配置,使流程的设置更加扁平化,减少了中间环节,提高了采购管理的效率,也间接地为集团创造了经济效益。

2、集约采购的品种和方式不断扩大

集约化工作开展以来,集约化采购的品种和规模不断的扩大,从最初的7个品种扩大到如今的20多个大类,目前集约采购资金已经占到整个集团全部采购资金的80%以上,共性材料的集约已经接近100%。

随着经验的积累,集约化采购的方式也越来越多种多样,而且日趋灵活。除了公开招投标的方式外,还通过国外进口、产地购买、国家竞拍、寻价等各种方式相结合,实现采购效益最大化。

3、集约化采购日趋“规范化、标准化、专业化”

多年来本集团公司的集约化采购工作,一是以制度约束采购人员的行为,以流程规范采购工作的程序;二是以“公开、公正、公平”原则作为共同遵守的准则和依据;三是培养和造就了一支专业化的市场采购队伍。从这一意义上来说,集约化采购不仅仅是简单的降本增效,更是“规范化、标准化、专业化”的全面科学管理,是企业可持续发展,增强核心竞争力在采购物流管理上的体现。