认真贯彻《高等学校档案管理办法》,开创高校档案管理工作新局面

摘 要： 在认真学习领会《高等学校档案管理办法》的基础上，作者对高校档案管理工作的现状进行了分析，并针对高校档案管理工作中存在的问题，提出了高校档案管理工作的改进措施，以使高校档案管理工作适应新形势的需要，更好地发挥高校档案馆的工作职能。

关键词： 《高等学校档案管理办法》 高校档案管理工作 新局面

《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。通过学习贯彻落实《办法》，充分认识到《办法》的实施，是新时期、新阶段国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措，是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文献，为高校档案工作进一步发展提供了良好的机遇，高校档案管理人员应以学习贯彻《办法》为契机，开创高校档案管理工作新局面。

一、认真学习《办法》内容，充分认识高校档案工作的重要性

《办法》第一章第二条指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的办学历史，全面反映了学校最基本的职能活动，学校的教学、科研、管理，以及校园文化建设和精神文明建设都与档案工作密切相关。档案的凭证、依据和参考作用，无时无刻不在学校的各项重要工作中得到体现。特别是在教育部开展的高校教学工作水平评估中，高校档案是最令评估专家信服的历史证据，如果没有档案做依据，就难以准确地阐明历史事件，难以科学地总结学校发展的历史和规律。只有依靠档案资料，专家才能对被评估单位进行客观、公正、全面的评估。因此，学校档案是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料，是高校师生员工辛勤劳动的智慧和经验的结晶，是高校知识和信息资源的储备，它在学校各项工作中发挥着其他文献无法取代的重要凭证的作用，同时也发挥着不可估量的参考、宣传和教育作用。另外，学校的各种庆典活动、校史的编写、规划的制定等都离不开档案材料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分,它记载着学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。

二、深刻领会《办法》精神，加强对档案工作的领导

《办法》第一章第五条规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是:（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。”把高校档案工作领导的职责法制化、具体化，这将有助于为促进高校档案工作发展创造良好环境。做好档案工作，关键是领导重视和支持，只有领导有了很强的档案工作意识，才能从历史责任感的高度来加强档案工作建设，才能增加对档案工作的投入，才能提高档案工作的地位，才能把档案工作提到领导的重要议事日程和纳入学校发展规划，也只有这样才会引起学校各部门对档案工作的重视，形成有学校领导分管、校办主任主管、专职档案员负责、兼职档案员配合的档案工作网络体系，为高校档案工作的正常开展提供良好的组织保障。

三、规范管理制度，完善学校档案管理机构

学校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》第二章明确规定了设立档案馆和综合档案室的具体条件，建立健全与办学规模相适应的学校档案管理机构，才能促进学校档案事业科学发展，更好地服务学校。随着经济社会和高等教育的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前，我国正由教育大国向教育强国转变，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设，高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，在继承的基础上不断改革创新。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则，建立和完善档案管理工作规章制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保障。高校应修订适应本校办学水平的档案管理制度，只有依靠强有力的制度保障，努力提高广大教职工的档案责任意识，才能从根本上保证高校档案工作不断向前迈进。档案的权威性在于其真实可靠性，真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理职能部门在工作中要坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇、执行标准不走样、履行程序不变通、遵守纪律不放松，只有这样才能确保档案的质量。

四、广开思路，拓展学校档案资源渠道

《办法》第三章第十五条规定了高等学校档案门类有党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类十一大类。为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的需要，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，《办法》指出，高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这一规定对于高校档案信息资源的全面和完整收集，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。由此可见，《办法》对档案资源建设更加重视。档案资源建设是档案事业赖以生存和发展的基础，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。档案作用的发挥是通过对档案和档案信息的利用来实现的。“巧妇难为无米之炊”，没有丰富的档案馆藏和档案信息，是很难满足各种档案利用需求的。因此，高校档案部门首先要按照《办法》的要求，努力健全上述各种档案门类，并进行科学、有序、安全的管理。由于形成各类档案的数量各异，还要根据高校实际情况确定学校各类档案的归档范围，把学校不同时期形成的、能反映学校办学特色的各类档案收集齐全，把记录学校历史的档案和反映学校办学水平的教学科研成果、奖状、奖品档案，以及专家教授、知名校友的业绩档案等收集归档。

五、适应新形势需要，推进学校档案信息化管理

《办法》在对高校档案信息化建设提出了新要求：一是应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档；二是高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。在档案管理活动中档案信息化建设应全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用，并实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络为广大师生服务，可以在很大程度上方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全有关资料，从而更好地提高学校档案的服务水平。

六、加强人才队伍建设，提高学校档案管理质量

随着档案管理自动化、网络化的发展，档案管理工作迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息技术人员，为此，《办法》明确规定，档案工作人员不仅要具备档案业务知识，而且要具备相应的科学文化知识及现代化管理技能，档案馆领导应热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历，有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神，同时要年富力强，身体健康。这一规定突出了人才兴档、人才强馆的理念。加强档案人才队伍建设，要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。要严把人员入口关，真正将政治素质高和适应档案管理现代化、信息化要求的专业人才选配到档案岗位上来；要为档案工作人员尽可能多地创造学习培训交流的机会，支持他们进修学习档案业务知识，提高业务水平，使其尽快掌握档案信息化、现代化管理技能；要不断提高档案工作人员的待遇，关心他们的生活，努力为他们解决后顾之忧。对专职从事档案工作的人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇。档案工作连续性强，许多工作特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和积累经验，只有稳定档案干部队伍，才能逐步完善高校档案管理工作。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际困难，使他们安心本职工作。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，《办法》规定：“应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。”这充分体现了党和政府对档案工作者的关怀，也进一步激励档案工作者尽职尽责地做好本职工作。

参考文献：

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［2］牟阳春.学习贯彻高等学校档案管理办法促进高等学校档案工作科学发展［N］.中国教育报，2008-09-26.

［3］付云金.高校档案全方位管理攻略［J］.现代企业文化，2008，（11）：75-76.