以项目管理为理念的工程文件档案管理

【前言】以项目管理为理念的工程文件档案管理由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。1. 引言 工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容。一个优良的建筑产品,不仅要求其使用功能安全可靠,而且要求与之相关的工程文件、档案真实完整。但目前很多建筑公司内部有相当一部分管理人员在施工过程中忽视工程文件的收集与整理,只是在交工验收时凭记...

摘要：在信息化迅猛发展的今天，档案资源对每个单位的作用会越来越重要，贡献越来越突出。随着市场经济和建筑业的发展，工程档案管理将越来越受到重视。笔者依据项目管理方面的理论，提出基于项目管理的工程档案管理模式，试图提供一种工程档案管理与工程项目管理同步进行、互相支持、互相促进的新的管理理念。在本文中，重点阐述和探讨的是项目管理为理念的工程档案管理，而对以工程档案为基础的工程项目管理未做到深刻地分析与探讨。

关键词：工程档案管理，项目管理，模式，系统构建

Abstract: in the rapid development of information today, archives resources with the effect of each unit to become more and more important, and more and more outstanding contribution. Along with the market economy and the development of construction industry, engineering archives management will be more and more attention to. The author according to project management theory, based on the project management of engineering archives management mode, trying to provide a project file management and project management synchronously, and supporting each other and promote each other new management concept. In this paper, focuses on how the project management for the concept of is the project file management, and to project files to the basis of project management do not profound analysis and discussion.

Keywords: engineering archives management, project management, model, system construction

中图分类号：G472.4 文献标识码：A文章编号：

1. 引言

工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容。一个优良的建筑产品,不仅要求其使用功能安全可靠,而且要求与之相关的工程文件、档案真实完整。但目前很多建筑公司内部有相当一部分管理人员在施工过程中忽视工程文件的收集与整理,只是在交工验收时凭记忆进行补充,出现了许多风马牛不相及的事：如不能真实反映工程的施工情况；影响工程质量的准确评定；影响如期交工；影响结算等等。这些反复出现的问题不仅给建筑公司造成经济效益的直接损失，也给社会和个人造成一定的经济损失。正如浙江省某建筑公司档案室主任所说：“工程文件管理工作就像一根纽带贯穿整个施工过程,这项工作做得好,直接反映了一个建筑施工企业的管理水平。但是，若真正使所有档案人员认识到这一点，领导非常重视工程档案却是十分困难啊。”工程档案管理工作“也是项目技术规范化的一个重要标志”。可见，工程文件、档案应是工程项目管理的一个重要环节，工程档案管理目前存在着各种问题，根本原因在于未将项目管理理念渗透乃至应用到对工程档案的管理中去。

2. 档案对工程项目管理支持的缺失

项目管理虽然在工程项目建设领域的发展比较成熟，但目前工程项目管理存在很多问题：工程项目的成本控制较难，没有形成完全的权责利明确的成本管理体制，造成花费超越预算，工程延期乃至工程停止施工。“总结各建筑施工企业的管理现象，我们可以得出，基本上的通病表现成本的基础工作做得不够”，如“各项定额管理、原始记录不健全；计量基础工作不到位；生产用料大手大脚；在原材料采购时存在浪费问题，等等给企业的成本计划、成本决策等管理带来困难。”成本控制难不仅导致工程不能按时竣工，赶工则造成成本的进一步增加，也严重影响工程质量。有很多单位为了节省成本，偷工减料，降低对材料质量的要求，由于质量问题造成多次返工、停工，最后，不仅未提交合格的工程产品，而且给企业、单位的信誉也造成不良影响等等。经过深入调查研究，笔者认为上述问题的出现，一个重要原因就在于未重视对工程项目档案的管理与利用，未充分发挥工程档案的价值以保证工程项目建设的持续发展。

3. 工程档案管理与项目管理的现状

随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益深化，企业档案，尤其是传统的工程档案管理工作面临新的巨大挑战，主要表现在以下几个方面：

3.1 文件收集不全，不符合成套性的要求

成套性是做好工程档案的基础。不完整、不成套的工程档案不能系统地、全面地反映工程状况。工程档案是否具有成套性主要看其是否可以反映工程的结构安全和使用功能，是否达到设计要求，满足工程验收的需要。若过程记录不当，或过于简练，则不能反映施工全过程；若过于繁琐，就会增加工程技术人员的工作量，加大项目施工成本，严重影响工程项目的进度和质量。工程文件、档案收集不全还表现在工程文件、档案分散在不同的施工单位和个人手中：由于工程的复杂性，工程投资渠道呈现多元化，施工单位也呈现出多元化；基础工程、主体工程、设备安装、管线工程往往由不同的施工单位施工，每个施工单位只负责自己那部分工程的施工档案；建设工程生产周期长，工序繁多，施工档案数量大、专业性强。

3.2 文件内容存在失真现象

准确性是做好工程文件的核心。工程文件的准确性取决于以下几个方面。如是否区分不同的分部或施工段,是否正确运用统计和非统计评定方法；在具体计算时,混凝土强度的平均值如何取值，标准差如何取值等等很多类似的细节问题；检验批工程质量验收的填写是否规范；主控项目和一般项目内容填写是否做到详细具体,是否常以“符合要求”、“满足规范”来概而论之等等。然而，笔者在调查过程中发现，很多工程文件的填写都不符合要求，并且有些归档的仅仅是复印件。而且，在工程交工时,突击整理资料,往往缺项漏项,施工和记录相脱离,验收和签字相背离,或是对有些重要文件的丢失根本不在乎，正如某位档案管理人员所说：“丢了就丢了，也没有办法。你若去催他，他更会不理你。”因此，这样的工程文件既不能够全面反映工程质量,也不能落实工程质量责任制。图纸的准确性更为重要，一个细微的改动都有可能牵动一系列的变化，并且这种改动是具有法律效力的，更应引起重视。

3.3 工程文件归档范围混乱

工程项目的建设涉及很多不同性质、不同管理内容的公司、单位，每个单位、部门都有一套自己惯用的工程文件归档范围，在使用过程中，也难免会“再次灵活运用”。也有的工程文件、档案管理人员对工程项目的性质、建设过程不了解，导致重要文件丢失。正如贾卓在参加洛阳石化化纤工程档案收集时所遇到的：“对其中一份业主发给总承包方的‘关于调整化纤工程部分合同内容’的函就没有收集，认为它没有保存价值。但在后期的提供利用中，才发现这一纸公函在审计工作中具有举足轻重的作用。”

4.以项目管理为理念的工程文件档案管理

根据上述理论依据可知，“以项目管理为理念的工程文件、档案管理模式”的基本内容包括两个方面，即加强对工程文件、档案的全过程控制和质量控制。加强对工程文件、档案的全过程控制，根本上讲是根据工程项目建设的计划与进度的动态管理，对每一阶段的文件形成情况进行进度分析、计划制定、完成情况记录、检查评估、进度调整的操作，实现实时的管理。具体来说，主要是做好工程文件、档案的及时收集、分类、归档工作，保证工程文件、档案的成套性；加强对工程文件、档案管理的质量控制，主要体现在对工程文件、档案的规范以及及时、有效地对信息资源的挖掘利用。

4.1加强对工程文件、档案管理的全过程控制

根据以上所述，加强对工程文件、档案管理的全过程控制，具体来说，主要是做好工程文件、档案的及时收集、分类、归档工作，保证工程文件、档案的成套性，关键在于对于工程文件、档案的收集和分类。笔者认为，工程前期，即在“编制设计任务书”至“安排年度任务计划”阶段形成的档案基本相同。在“施工”、“竣工”及以后的阶段中，工程档案的分类与工程性质紧密相连。若工程为单项工程，形成的档案数量较少，直接按“工程建设阶段”分类即可；若工程为多项工程，形成的档案的数量多，而且种类复杂，则应按照“工程性质――工程建设阶段”进行分类。

4.2工程文件、档案信息资源开发利用过程的质量控制

开发利用市场分析―以各相关利益者为中心，强调个性化无缝服务，提供决策的高层次服务。工程档案信息资源的开发利用工作要本着“谁管理，谁开发”的原则，增强工程档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，充分发挥主观能动性，改变被动的服务方式，加强对各相关利益者利用工程文件、档案的过程进行跟踪服务，及时主动挖掘一线需求、领导决策需求、中心工作动向，有针对性地、主动提供档案信息，负责将适当的工程文件、档案在适当的时机提供给适当的工程建设业务活动。要重视开发档案信息资源，编写不同种类的工程信息产品，这也正体现了项目管理的目的：满足甚至超越相关利益者的要求和期望。

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