剖析防洪项目的档案管理

人民治黄以来,特别是新中国成立以后,黄河的治理开发取得了巨大成就,基本形成了“上拦下排,两岸分滞”的防洪工程体系。在防洪工程建设中积累并保存了大量的防洪工程档案,已成为珍贵的治黄史料,发挥着显著的社会效益和经济效益。近年来,随着治黄事业的发展,做好防洪工程档案的管理愈显重要。

1对防洪工程档案的认识

防洪工程项目档案是防洪工程的记忆和缩影,它的产生、形成和积累贯穿于整个工程的全过程,防洪工程投资大涉及的单位人员多,档案形成的时间和空间跨度大,档案内容复杂。它不仅在工程建设过程中起着重要作用,而且在工程项目完成后的竣工以及未来该工程管理、改造等方面起着不可替代的重要作用。

2防洪工程档案管理存在的问题

2.1档案材料不齐全、不准确

我们在整理有的工程档案资料时,发现材料中有的没有计划任务书,或缺少施工合同;有的没有竣工图,有的有竣工图但不规范;绘制了竣工图但没有竣工图章,有的有竣工图章,但竣工图章内所设内容填写不完备;有的是图标框中项目填写的不完整,有批复无请示或有请示无批复、有正件无附件等。

2.2文字材料复印件多,后补的多,有的施工记录签字盖章手续不全

在审核中发现,有的施工单位送审的文字材料大部分不但是复印件,而且有的复印件字迹模糊,更有甚者,复印件根本看不清字迹,且后补的多,原件少并且记录的不认真。这样就失去了档案原始性记录的意义。还有如隐蔽工程签字手续不齐全,检查隐蔽工程验收记录主要看有没有设计方、监理方、建设方、施工方签字盖章,若有一方空缺,就不予验收。因为隐蔽工程大多掩埋或隐藏在其它部位内,不能被重视,最容易被一些素质不高的施工单位偷工减料和钻空子。

2.3竣工资料书写潦草,零乱

在归档中发现,送交的竣工档案资料有涂改及书写潦草的现象。表现为:一是不用碳素墨水和符合规定的墨笔书写;二是在图纸上随意划圈修改;三是文字书写潦草,一些字体难以辨认。不仅如此,有些施工单位送交的档案资料零乱不整洁,如图纸磨损破烂、用纸规格不统一、材料顺序排列混乱。

3存在问题的原因

3.1施工管理不到位

中标单位本身,无健全的规章制度,对档案资料工作的重要性缺乏认识,在工程建设中往往重建设、轻资料。

3.2施工技术人员的档案意识差

对档案资料在治黄活动及社会生活中的作用了解不深。在施工档案形成过程中,不重视原件的收集保管,造成档案资料残缺不全;特别是项目经理,未把档案资料工作纳入议事日程,人员经费和设备缺乏,客观上影响了档案资料工作的开展,有的施工人员将资料据为已有,不归档。有的是“知识私有”观念作怪,怕他人利用成果,不愿归档。

3.3档案人员工作业务不熟练和责任心不强

有些施工单位配备的档案管理人员工作业务不熟练,对档案工作的有关内容、规定知之甚少。有些档案资料管理人员责任心差,不能主动对技术人员进行资料归档业务指导。

3.4施工队伍素质不高是发生工程档案质量常见病的主要原因

一些工程项目由于层层转包,往往让一些不具备施工条件的工程队承担了施工任务,致使一些工程隐患累累,象这样的企业根本没有什么归档意识,能有几张竣工图就不错了。

3.5在档案形成过程中,不按规定办理.只求验收时一时过关,不考虑以后的利用。

4档案的管理与控制措施

做好防洪工程档案管理是黄河安全度汛的需要,更是保障流域社会稳定、经济发展的要求,确保历史资料系统、完整、准确、规范的收集、整理、开发、利用,是所有项目参与者和档案管理者的共同心愿、共同责任和共同义务,必须采取切实可行的措施,真抓实干,努力实践。

4.1增强做好防洪工程档案工作的自觉性

工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人,各个参建单位应主动结合黄河防洪工程建设的实际,切实将防洪工程档案工作作为防洪工程建设与管理的重要内容。无论是项目法人、工程技术人员、监理人员、管理人员,还是档案管理者,都要有组织、有计划地学习档案管理法规和掌握档案专业知识,做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求,充分认识防洪工程档案管理的重要性,努力增强贯彻落实《黄河防洪工程验收规程》和《水利工程建设项目档案管理规定》的自觉性,做到上下结合、步调一致、推进工作。

4.2加强防洪工程档案工作的监管

要全面贯彻《关于加强黄河防洪工程建设项目开工管理工作的通知》精神,按照“谁验收谁审批,谁审批谁管理”的原则开展档案管理工作。各级档案管理机构要增强依法管理档案的信心,积极争取建设主管部门、项目法人、施工单位、质量监督单位和监理单位的理解和配合,以建立工程建设登记备案制为契机,对防洪工程档案的管理做到“早安排、早介入、早动手”,有针对性地加大对防洪工程档案管理工作的检查和指导力度,不断提升防洪工程档案管理水平,力争尽早做到“完整,齐全成套,不残缺;准确,图物相符,无差错;系统,有条不紊,整体一致;真实,内容可靠,原始记录”的管理目标。

4.3坚持工程档案管理与工程建设同步进行

档案工作贯穿于水利工程建设的各个阶段,要完成工作目标,保证工作质量,工程档案工作就必须实行“四同步”管理,在工程实施过程中随时随地监督检查,随时随地提供服务。只有真正坚持“四同步”管理,才能做到从工程建设前期就进行文件材料的收集、整理工作;在签订有关合同、协议时,对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求;在检查工程进度与施工质量时,检查工程档案收集、整理情况;在进行项目成果评审、鉴定和工程阶段验收与竣工验收时,同时审查工程档案的内容与质量。

4.4提高档案人员素质和管理水平

要针对工程档案管理工作中容易出现的问题,对档案人员、工程建设参与单位的相关人员进行分类培训,使参加培训的人员熟悉政策、了解规定、知道规范、明白办法、掌握要领。同时,还要坚持开展政治教育和思想教育,并建立健全工作制度,明确工作纪律,强化工作责任。通过政治、业务的教育和培养,工作制度、纪律的贯彻实施,切实加强档案队伍建设,以适应工程档案管理需要,不断提高防洪工程档案管理水平。