“办公外包”要诀

在立思辰“全外包”模式下,客户不需要拥有设备的所有权,所有的支出都集中在打印或复印一张纸的费用上,从而免去了管理固定资产的麻烦。

办公室的职员们往往因为方便,都希望能够拥有自己的台式打印机,而实际上这是一种很不划算的做法。小打印机的硒鼓只能打印几千张,每张成本接近5毛钱。而使用立思辰所提供的数码一体化设备硒鼓可以使用数万张,单张成本只有2毛左右,平均的维保成本也低得多。“按需打印、按张付费”无需为耗材、维修等单独付费,这就是立思辰打印外包。在这种“全外包”模式下,客户不需要拥有设备的所有权,原有的老旧设备都可以由立思辰折旧收购,所有的支出都集中在打印或复印一张纸的费用上,从而免去了管理固定资产的麻烦。在同等印量的情况下,文件管理外包服务可使耗材、零件、维保、设备、人工等文件处理成本比原先低10%~25% 。

“抄电表”式收入模式

所谓文件管理外包服务,是指企业将所有文件设备的运营管理全部或部分外包给专业的外包服务商,由外包商对设备进行必要的调整和予以整体优化部署,并全面接管设备的运营、耗材更换、维保等,从而实现节约文件输出费用,降低企业运营管理成本,减少人员投入,有效改善管理效率。

在立思辰老总池燕明看来,并不是每个顾客都能够了解各种品牌、型号办公设备的特性和适用范围,常常出现小马拉大车的局面或者杀鸡用牛刀的浪费。“由于缺乏专业维护,很多本来可以使用3-5年的机器一两年就不行了,这在公司资产的折旧上也是一笔很大的浪费。”

立思辰和美加学校合作后,学校将所有文件设备的所有权以转让的方式归入立思辰名下,进行必要的更换后再以租赁的方式由美加学校使用,立思辰按照师生的使用习惯对设备进行重新部署,并接手运营、耗材更换、维修保养。立思辰在每台设备上加装了刷卡计费器,精确统计每个学生打印复印的页数。现在每个学期,学校都会给每个学生的卡里打入250元,一旦超出这个限额,费用需要学生自己支付。这样一来,学校降低了成本,学生也懂得了节约,家长也表示接受。据统计,如今中国一半的外国学校都引进了立思辰的这套文件外包服务。

相比之下,服务质量是模式推广的最大考验。服务质量的优劣不仅直接关系到每月收入的实收情况,也关系到合同是否续签。为了让客户满意,立思辰提出来“5分钟电话回复、4小时耗材送达、8小时设备维修”的服务承诺,但随着业务范围由北京向全国推进,上述承诺能否得到有效执行是立思辰必须跨越的考验。

通过复制成功的商业模式,立思辰近3年实现了超过100%的年均复合增长率,远高于同期行业约35%的增幅。

转型显现竞争优势

转型文件管理外包服务商后,立思辰的竞争优势逐步体现。池燕明坦言,原来在设备竞标时特别怕厂商现身,因为厂商参与投标,经销商往往就高挂免战牌了。但业务转型后,立思辰与厂商的关系由竞争转变为合作,即便在文件外包领域与厂商竞争,立思辰也具有一定的差异化竞争优势。一方面,厂商仍然是卖设备而不是卖服务;另一方面,作为第三方的立思辰可以根据产品的特性来提供不同厂商的设备系统组合,比如写字楼里的客户看重设备的环保性,而工厂则看重设备在操作上的可靠性和稳定性,而设备商只能推荐自己品牌的产品。

以第三方身份介入文件管理外包领域前,立思辰完成了必要的产业准备。立思辰的前身为东方办公设备有限公司,由池燕明等三位清华学子创办,主要从事打印机、复印机等打印器材的经销。经过十余年的发展,立思辰成为东芝、惠普、理光、雷立等品牌在国内的主要经销商,且连续多年为东芝在国内最大的合作伙伴,积累了大量的客户资源和人脉。不过,由于办公设备市场竞争加剧,经销商议价能力较低、受两头挤压,毛利率逐步下降。

转型的契机是2004年,立思辰从一家大型制造企业手中拿到一份不是单纯购买复印机,而是希望将文件输出相关事务全部外包的服务合同。意识到新商机的立思辰经过市场调研,发现随着信息的丰富,复杂化、社会化分工及IT与网络技术的迅猛发展,在未来的10-20年内,中国办公市场将从传统设备销售模式向新型服务模式转变。于是,立思辰开始从设备向服务外包转型。

整合资源利益共享

减少不必要的文印输出是节约的另一方式。通常,办公室电脑都联上了打印设备,员工可以随意打印,难以避免员工打印与本职工作无关的文件,甚至打印数量可能超出与其工作相关的打印量。采用文件管理外包后,基于“按张收费”,可以有效抑制员工的打印输出数量。同时,为了清晰地反映客户的打印数量,立思辰在打印设备中安装了相关的软件,能够清晰地反映出每位员工的打印数量。

分享是立思辰商业模式的另一重要特征。通过文件管理外包节约了大量文印成本后,利益共享是立思辰和客户建立合作关系的基础。经验表明,文件管理外包将使文印总成本下降20～40%。尽管利益共享的比例在不同客户之间存在一定的差异,但立思辰的解决方案可以帮助企业降低15～20%的总文印成本,而剩余部分则体现了立思辰的利益。立思辰副总经理马黎阳打了一个比方:“一家企业最初的文印成本是500万元,采用我们的外包服务后,企业的文印成本降低至400万元,而这400万元中已经包含我们的利润了。因此我们的利润本质上来源于帮助客户节约的空间。”

正是文印成本的直接下降以及避免了大量的琐碎事务,立思辰的文件管理外包业务取得了客户的认可。目前,立思辰的客户主要分为两大类型:一是政府部门、事业单位;二是大中型企业和专业中介机构。一般政府部门和事业单位对文印设备的产权有特定要求,因此对这一类型客户立思辰并不买断设备的所有权只是提供外包服务。而对另一类型的客户,立思辰不仅提供外包服务,还为其配备设备。两者的差异体现在按张收费的价格中是否包含设备的费用。

作为第三方,立思辰与客户签定外包合同后,根据现实需求或客户偏好向设备供应商采购设备,以往的经销经验让立思辰轻车熟驾。并且,随着采购订单的增大,立思辰与设备供应商的议价能力不断提升,目前已有部分厂商按照立思辰的需求设计打印设备。

立思辰的业务模式与融资租赁颇为相似,3-5年的外包合同基本覆盖了文印设备的生命周期。类融资租赁的商业模式,为立思辰提供了稳健的营收来源。根据合同规定,客户应当每月按照实际打印数量向立思辰支付费用。

除稳健之外,立思辰的营收还具有较好的延展性特征。在服务质量得到保障的情况下,文件管理外包合同届满之后,立思辰与客户之间续签合同的可能性较大。即具有一单合同长期受益的特征,这与寿险营销类似。

自2007年以来,立思辰的模式得到市场认可,在部分行业中形成成熟的行业解决方案,并具备业务模式的复制能力。而在行业、区域、产业链三个维度不断复制成熟业务模式,推动了立思辰业绩的高成长。

文件管理外包市场前景

在竞争激烈的打印复印市场上的成功卡位,令立思辰从低利润的设备零售商转型为高利润的办公信息系统服务商。

在中信国际合作公司IT经理吴旭方的IT支出账单里,公司每年的打印复印业务都是一笔很合算的费用。2009年第一季度账单里,以打印复印工程设计图纸为主的中信国际合作公司的打印复印支出才几千元。从2007年底吴旭方将打印复印业务外包给北京立思辰科技股份有限公司以来,中信国际合作公司在这一项的支出上至少节省了30万元。“我们在打印复印业务上节省的钱,已经超过两年前购买所有打印复印机的初始固定资产投资了,设备钱赚回来了。”吴旭方认为和立思辰的合作很划算。

目前立思辰已进驻了国航、中石化、中海油等大型企事业单位,其创始人兼董事长池燕明说服客户的理由是:“把你们的打印复印的固定资产剥离出来,由立思辰提供专业的设备和服务,并全面接管后期的运营维保,按张收费,最大限度地节省打印复印成本。”

而立思辰的空间还有很多。资料显示,在2008年中国办公信息系统服务市场,立思辰市场占有率为6.10%,位居第二,较2007年上升0.61个百分点。排名第一的是外资企业富士施乐,其市场占有率为17.04%.

而根据2009上半年经营情况及近期新增合同等情况,立思辰预计下半年销售收入将超过2亿元,全年实现净利润约4800万元。

在打印复印的市场上,林立着惠普、富士施乐等大型企业,它们是生产到销售以及服务的一体化供应商,而立思辰却是横向切入产业链的一家本土企业,通过为客户提供设备以及专业化的文件打印复印管理,立思辰成为本土企业中最大的文件外包服务提供商。