人事档案管理平台的开发与实现

摘 要：人事档案记录了个人各项社会活动的重要信息，是企事业单位人事部门开展人力资源管理的重要依据。随着信息化时代的到来，为了切实提高人事档案管理效率及质量，必须加快人事档案管理平台的建设。因此，文章重点以人事档案管理平台的设计与开发为基本主线，通过系统需求分析、设计、测试等内容，对人事档案管理平台的开发与实现进行了探讨。

关键词：人事档案管理；信息化；开发

信息时代的到来推动了信息技术及计算机技术的迅速发展与广泛普及，并推动了整个社会的变革，档案管理也成功步入了现代化管理的行列，并为档案管理信息化建设提供了保证。作为人力资源管理及服务性单位，人事部门掌握着企事业单位所有的人力资源信息，加快人事档案信息化建设，有助于更有效地利用此类资源，加强人力资源建设，推动企事业单位的持续、健康发展。

1 系统需求分析

1.1 系统功能分析

随着信息量的逐步增大及信息技术的飞速发展，人事档案管理必须满足对员工、部门、岗位、工资等信息的高效管理与查询。文章所开发人事档案管理平台必须完成如下任务：（1）输入各员工不同信息；（2）能够对各员工的信息加以修改；（3）能够及时删除辞职、离职、转出、退休等员工的信息；（4）依据固定条件，对满足条件的员工信息加以查询和统计；（5）输出、打印查询与统计结果；（6）使用帮助。

1.2 系统性能需求

1.2.1 系统硬件环境。由于最低配置下系统的性能常常出现不尽人意的情况，当前硬件性能已较成熟，且价格不高，为此，应尽量提高服务器端配置硬件的性能。文章所采用处理器应为InterPentium11226MX或以上；内存要求为64MB及以上；硬盘空间在2GB及以上；显卡配置器应为SVGA及以上。

1.2.2 系统软件环境。要求系统操作系统为WindowsXP及以上。

2 系统开发与设计

2.1 功能模块开发

文章所设计人事档案管理平台，主要包括五大功能模块，分别

为系统、帮助、查询、维护、报表等模块，功能模块图见图1所示。

图1 人事档案管理平台功能模块图

2.2 数据库开发

2.2.1 数据库结构。为了能够将用户所需数据要求科学地予以表达，通常需要对信息模型进行构建。所谓的“信息模型”，即面向问题的一种数据模型，主要是依据用户观点，对信息数据进行模型的构建，对用户所看到数据进行描述，以便对用户现实环境加以反映，同软件实现方法没有关系。常用信息模型构建方法为实体--联系法，该方法采用实体-联系图对现实世界之实体加以描述，不涉及系统中此类实体的实现方法，采用该法所描述的概念性模型，往往又被称为ER模型。通常而言，软件中很多数据需长期进行保存，为了有效减少数据的冗余，对所修改数据加以简化，必须规范数据。

2.2.2 ER模型。ER模型主要包括实体、联系、属性等部分。实体相互间存在如下种联系，有一对一联系，也有一对多、多对多的联系。通常而言，采用实体、属性对现实问题加以理解，因而ER模型同人的具体思维模式较为接近。ER模型采用的是简单的符号及图形对问题进行表示和理解，即使不是专业人士，也可以很容易地进行理解。

2.2.3 数据库的实现。对于系统的数据流而言，其主要负责对系统逻辑模型加以描述，系统数据流并无物理元素，只是对系统中信息的流动及处理情况加以描绘。由于数据流表示的是系统逻辑图形，即便非专业人士也能够理解，因此，属于较好的通讯工具。除此以外，设计数据流时还需要考虑到系统的基本逻辑功能，无需考虑功能的实现，因此，对于软件设计而言出发点较好。

3 系统功能的实现

对于功能菜单而言，其设计思路如下：从系统维护、查询、统计等需求出发，考虑到便于操作等要求，必须尽量全面覆盖人事档案管理需要，使用户既能对人员信息进行更新和修改，又能对最新信息进行查询，还能依据需要及口径，对信息进行统计，以便为决策提供必要的依据。

本系统所设计系统菜单，下设有职工、部门、岗位、工资等信息维护模块，系统模块，窗口切换模块，报表处理模块，帮助模块等。其中，部门信息维护模块，主要负责对部门性质与级别进行明确，对部门动态及时进行更新，对人员性质加以明确，并对其身份、职称等进行界定，以便随时掌握各地区各岗位人员的数量，解决传统人事档案管理系统每年干部年报统计一次的即时性；员工信息维护模块实现了员工信息管理的动态化，一旦出现变动，会立即更新，确保职工身份、年龄、工龄等信息一目了然，为企事业单位工资的套改及退休办理提供必要的依据；岗位信息维护模块负责对岗位的级别、性质、任务进行及时更新，为员工考核提供必要的依据；工资信息维护模块相对较为固定，通常以现行工资政策为依据，2-3年进行工资的调整，部分人员依据职称及级别的变化，需要对工资进行调整，对工资信息进行更改，该模块即时提供最新工资情况，因此，有效降低了传统年末工资年报的工作量，保障了工资的准确性；系统、报表处理、帮助、窗口切换等模块，为便于操作及信息利用而设置的。

4 系统模块的测试

用户可以点击“登录”输入密码成功登录，打开功能模块窗口，操作相应的功能。若需对密码进行修改，可点击“密码修改”，对账号、旧密码及新密码进行输入，确认新密码即可进行修改。对于维护模块的测试而言，在登录后点击职工、部门等信息窗口，点修改、插入等键，输入信息点保存，可将所输记录保存至数据库；对于查询模块的测试而言，登录后点员工、部门等信息窗口，在选择处后空格内输入姓名，点击“查询”，或选择“按职工号”，键入“1”，选择“按姓名”，键入姓，点组合查询，即可进行组合查询。点“窗口切换”下的“工资信息”，对下拉“职工号”一栏进行点击，可重新对数据进行排序；对于报表模块的测试而言，应点“报表处理”下的“工资信息表”，点“打印”，即将工资报表输出。

5 结束语

综上所述，人事档案作为个人社会活动的记录文件，在人事部门档案管理中起到了重要作用，它是个人信息管理的工作基础和主要凭证。人事档案信息化对减轻档案管理繁琐工作具有重要意义，一方面提高档案管理工作效率，为其他工作节约时间，另一方面还可以加强管理人员创新意识和业务水平的提升。

参考文献

[1]刘娟，李颖.高校人事档案管理云平台框架构建研究[J].中国成人教育，2014.

[2]党维玲，杨孝军.新形势下医院人事档案管理探讨[J].中国社区医师（医学专业），2012.

作者简介：梁艳萍，女，郑州大学档案专业研究生毕业，馆员，现任职于郑州旅游职业学院。