探讨项目招标过程中动态链的控制点

【摘要】目前，提升行政效能，增强政府执行力和公信力，是对新时期政府建设的根本要求，也是深化行政管理体制改革的重要目标。政府采购招标项目的执行效率，从另一个工作侧面反应了行政效能的高低，如何公正、公平、公开、诚信、高效的完成项目招标，良好的动态控制，成为重中之重。

【关键词】项目招标过程 动态链 控制点

一、项目动态链管理的影响力

项目的动态链，就好比是一个人的血脉，血脉流通畅则一切通。项目全过程的动态链的健康与否，直接影响着企业的方方面面。（1）决定着项目本身的效率；（2）决定着项目成本的多与少；（3）决定着项目执行团队的水平；（4）决定着企业的形象；（5）决定着企业的生存与发展。

二、影响项目招标过程中动态链的因素

1、 项目负责人的自身水平

招标项目管理是指为了达到项目招标的目标，对项目的采购计划制定、项目的招标实施、采购内容的验收、项目过程的协调等活动过程的总称。项目负责人作为项目过程的核心点，直接对项目效率负责，以最小的时间成本、人力成本、管理成本完成招标项目与项目负责人的自身水平有着重要的关系。（1）法律常识，每个行业的能力要求有所侧重，作为招标行为的项目负责人，第一重要的是个体对法律常识、法律法规、管理规定等行政性指导文件的理解能力有多少，机构本身的身份是“中介”，企业的形象是公正的，项目负责人的思想是公正的，依法招标是企业生存与发展的核心。（2）系统能力，以项目负责人为主体的招标项目全方位动态链管理模式的实施，是一个立体的过程，要求项目负责人不仅仅是把握过程中的一个时间节点，同时也要把握全局，系统的、宏观的规范项目、组织项目、实施项目、完结项目需要一个系统的能力。（3）控制与预测能力，重点要提的是在项目招标实施过程中，面对专家评审团的讨论过程、投标人的参与招标过程、意外事件的突发等，需要有足够的控制和预测问题能力方可使招标过程有序进行，否则，直接体现出来的就是时间成本的加大，人力成本的加大。

2、企业项目管理制度的完善程度

项目管理是企业管理中的一个分支。企业项目管理制度的完善程度，对项目负责人的项目过程动态控制起着严格的促进、监督与水平评定的作用。企业是否能把项目招标完成的目标、项目招标准备、项目组织流程、项目时限要求、项目最低控制成本、项目合同标准、项目服务质量等约束条件以及量化指标一一列明，并设有相应的组织考核机构，阶段性或终结性地对项目招标过程进行测评，对项目招标过程动态链的连续性尤为关键。在建项目不能采取边做边总结的方式，否则，动态链的标准化管理就会被项目负责人的个性化特点所打破。

3、 项目突发性问题的处理技巧

在控制与管理项目招标的过程中，由于各种条件和环境的变化，必然会形成不同程度的干扰，使原计划的实施产生困难，这就必须施以协调。处理得当，那么动态链的断层现象就不会明显，甚至在整个项目过程中，其影响视为零；处理不得当，可能会出现业主单位确认的缓慢、项目招标出现延时或废标等等致使动态链条断层的情况。因而，对项目突出性问题的处理技巧，对项目招标过程的畅通有着很大的关系。

三、找到项目招标过程中动态链的控制点

第1个控制点：项目过程控制的时限机制

确定项目动态管理的时限机制。从采购计划下发到项目材料整体包装提交存档，至少经历27个步骤，每个步骤就是一个动态链的连接点，具体的过程分解、具体的量化目标、具体的质量要求，必须要得以明确，对于时限完成的主体为业主方或其他方面的，那么时限的要求可以适当放大，但仍对项目负责人在促进这方面进程的方式和方法上有所规定；对于时限完成的主体为项目负责人或企业团队其他成员的，时间的要求必须要做到短而有效，在前一项项目任务与下一项项目任务之间的时间，可以落实到“小时”。

第2个控制点：保证采购计划的正确性

采购计划的正确性核对，是很多项目负责人不在意的，以至经常出现失误的环节。特别是采购计划的产品数量、技术参数、样品要求等各方面的数量、要求多的业主单位，在产品价格与产品描述的问题上常会出现“错位”现象。项目负责人在这个动态链上没有核出采购计划整体正确性的话，项目招标过程的执行就出现方向的偏差，以致于采购文件、采购文件公示、采购计划组织招标等一系列的过程都出现错误，最终造成的结果就是企业直接成本的损失、时间成本的损失、人力成本的损失，乃到企业形象的损失。

第3个控制点：采购文件的合法性

公平、公正、公开原则是基于合法性而存在的，政府采购文件具有一定的法律效力，是政府采购诸多环节中最为核心，也是导致政府采购争议的风险点之一。采购文件常见的显性违法行为是以业绩、信誉、注册资本金作为门槛排除充分竞争。隐性的违法行为包括以技术参数、进口产品或将已明令取消的资质证书等来限制供应商参与投标。采购文件的合法性，必须杜绝以下行为：对供应商资格以注册资金、拥有专业人员数量、业绩、信誉等设置过高不合理的门槛；在技术参数上设立特定条件；在付款方式上提出苛刻要求；在售后服务网点上设置种种限制条件；在供货时间上提出不合理要求；在项目预算上做文章，随意压低价格，签订履约时再以追加预算、补充合同方式作为对中标供应商的经济补偿等等。另外，采购文件的合法性，还体现在采购文件专业用语、法律用语要具有准确、专业、权威上，避免概念含糊、产生歧义，将质疑或投诉可能性减少为零。

第4个控制点：组织招标过程的规范性

组织招标过程的规范性是保证招标结果公正的重要一环，是实现公平、公正、公开原则的重要一环。从采购文件预公示开始，到采购文件公示、投标报名、资格预审、评委专家申请、接收标书、开标、评标、定标直到签订合同、档案完成等一系列工作成为一套完整的招投标程序。规范的流程、规范的电子监控系统、规范的通讯屏蔽设备等，必须作为组织招标过程的必要手段，通过这些手段，着力规范和约束招标人、机构、评标专家、监督人员以及各投标人的参与行为，提高各个环节中主体的自律意识、从而减少违法违规行为的发生。

第5个控制点：采购合同的回收效率

项目招标过程动态链中采购合同的回收是最容易脱链的环节。作为业主方，受限于合同完成的审批部门的时间；作为供应商，受限于业务人的基本素质；作为项目负责人，受限于其他项目的跟进等，这三方作用下共同完成的事情，就会容易产生脱节现象，作为准备结束的项目过程而言，合同的回收率高，则表明项目动态运转速度更符合企业的项目管理要求，更能体现项目负责人的工作细致程度。

四、结束语

控制好项目招标过程中的动态链，项目就能低成本、高效能地完成。项目负责人乃至企业的管理机制都必须围绕着这个核心目标来实施。