试论办公自动化的发展趋势及策略

摘 要：办公自动化逐渐成为现代企业发展的重要技术手段，采用办公自动化系统，能够提高办公效率，对现代企业快速发展具有重要意义。文章对办公自动化的发展趋势进行简单分析，探讨办公自动化发展策略。

关键词：办公自动化；发展趋势；发展策略

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将计算机技术和现代办公结合形成的新型办公方式。办公自动化的核心是简约办公，具有简单、实用、高效、优质等特点，能够满足不断增长的工作需要，逐渐成为现代企业发展中的重要支柱。

1 办公自动化系统功能

1.1 文件处理的自动化。在传统的办公过程中，工作人员需要对单位的各个文件进行详细的解读和分析，有的文件还需要在纸上大量的修改，这样做不仅效率低，而且十分浪费时间。

1.2 利于事务处理的自动化。在企业日常的办公管理过程中，还会涉及到很多要务，这些要务可能牵涉到远在千里之外的领导或者客户，自动化网络的应用，可以帮助企业将处理这些要务的程序实现自动化和流程化，办公效率会得到很大的提升。

1.3 利于实现决策的自动化。在企业和一些社会组织中，决策的正确性是保证办公管理的基础。自动化网络的普及可以用来对企业的各个文件进行整合、升级，包括人事关系的调整、账目的查看和审核等等。此外，办公自动化管理能够对决策所需要的信息进行网络系统分析，提升数据的准确性和决策的科学性。

2 办公自动化系统发展趋势

我国的办公自动化OA系统的应用和发展历程，可以分为以下三个阶段：

第一代OA系统，是从20世纪80年代中期到90年代中期以使用办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。

第二代OA系统，是从90年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征的应用系统。这一阶段的OA系统主要有两个特征：一是实现了工作流程自动化或半自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流方式。不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，使政府、企业的办公效率得到较大的提高；二是以Intemet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，拓展了OA系统的应用范围。

第三代OA系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的网络应用系统。它以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，并因此提高企业运转效率。第三代OA的核心是知识，其突出特点是：实时通信、实时交流。

办公自动化在今后的发展中，对复合型人才的培养将会成为重要的方向，由于自动化办公自身有着较强的专业性及技术性，所以在每个环节都要能得到娴熟的操作，这就需要将办公自动化系统及实际的工作有机结合。只有在有能力的技术人才以及专业化人才的基础上才能进一步的促进计算机自动化的充分作用发挥，也只有在专业知识上比较精通的人员才能推动办公自动化的持久发展。

办公自动化的发展在自动化的设备方面的性价比大幅提升也是重要的发展趋势，这些都有赖于通信技术的发展及计算机技术的发展，这样就能不断有新的技术得以推出。另外在人机交互的界面方面也将会进一步的得到完善，操作系统的进一步优化使其直观性及形象性有着很大程度提升，这对办公自动化技术的推广应用有着重要的促进作用。同时在系统的集成技术方面的发展也会有进一步的突破，在计算机系统的开放性及兼容性方面的加强，使得软硬件的集成就变得更加方便。

办公自动化的发展将会向着更加人性化的方向进行实现，由于办公自动化在功能上较为简单，所以在使用中就对直接操作方面比较也比较容易，这些方面的优势使得在实际的发展过程中成了办公自动化的显著特征。在不断的优化发展过程中，这一方面的优势将会进一步的提升，计算机办公自动化的技术应用将更加人性化。综合来看，我国办公自动化未来发展将呈现以下发展趋势：

第一，业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、生产制造自动化等为代表。

第二，业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率。该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设，例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。

第三，业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，业务流程持续改善，全面提升执行力，获得持久的竞争力。该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合，以KM、协同、门户等为代表。

第四，业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。该阶段中，人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。

结合未来形势需要，办公自动化将更加电子化、信息化、知识化、智能化。

3 办公自动化发展策略

第一就要从认识上得到深入的了解，在办公自动化的发展上要进行革新，原始的管理模式已经和当前的发展不相适应了，当下应该紧随着时代的发展脚步，在一些比较先进的技术方面要得到引进，这样对于办公的效率以及在信息的积累上和管理上都会产生很好的效果，在对人的工作上会节约很多的精力，做到准确科学的办公。

第二是在办公自动化的基础设施方面要得到有效的解决，只有一个好的设备才能够最大化的提高工作的质量，科技的先进以及设备的高端不仅可以科学准确的完成任务还能够对于办公自动化的操作人员得到自身能力的提高，真正做到又好又快的发展，另外就是先进的设备能够在企业部门间的联系也会得到加强使得工作事半功倍。

第三是在企业的管理制度以及办公自动化的操作人员的素质方面要得到健全和提高，制度能够有序的进行办公自动化的管理，在工作效率上也能得到提高；人员的素质是工作的保障，对于企业的办公自动化的操作人员要进行定期的考核培训，另外就是对于办公自动化的有效实施还和领导的支持是分不开的，所以，要得到真正的发展进步和领导的支持有着很大的联系。

4 结语

在计算机技术逐渐成熟和普及的时代背景下，办公自动化技术将越来越完善。结合未来社会发展需求，办公自动化将成为必不可少的工具，利用办公自动化技术，将为现代企业发展贡献力量。

参考文献

[1] 谭慧蓉.办公自动化的发展趋势及策略[J].太原科技，2003（5）：10-11.

[2] 左翼.办公自动化的发展趋势及策略[J].铜陵学院学报，2004（3）：63-64.