CQLS集团内部控制对策

【摘要】 内部控制对加强集团企业管理是一个重要课题。文章主要运用集团管理信息化软件系统部署，针对CQLS集团存在的问题，提出具体的解决措施和对策分析，希望能够对改善集团型企业的经营管理状况有所裨益。

【关键词】 集团企业； 内部控制； 管理信息化

在本刊2011年第7期下《CQLS集团内部控制问题初探》一文中对CQLS集团内部控制现状及存在问题进行了分析。基于这些问题，改善内部控制现状，提高现有内部控制的效率和效果，重在构建一个支持其持续稳定发展的、科学有效的基于信息化方法与手段的内部控制软件系统，并对该内部控制软件系统的运行状况与效果进行评价和改善，使之符合企业发展战略并日趋完善，从而在根本上保证内部控制目标的实现。

一、网络协同办公自动化落实企业管理制度与流程

2008年重组整合以来，CQLS集团由原有的粮食局转制为现在的大型国有企业，在集团地域分布广泛，集团办公方式五花八门，有的单位手工式传统办公，有的单位使用了处理简单事务的办公自动化软件，有的使用办公软件失败后又进入手工办公模式等等。导致CQLS集团的企业管理制度执行落实情况无法实时监控，指令、文件、通知不能及时上传下达，工作流程效率低。

办公自动化系统能够提供信息沟通、制度宣贯、流程管理、工作记录等方面的功能，对于CQLS集团来说，可以利用办公自动化系统协同集团企业之间工作进程，优化办公方式和流程，能够解决CQLS集团在管理制度和企业流程等内控环境方面存在的一些问题。具体实施可以分为以下两步。

一是实现内控制度和流程的优化与固化。通过信息化系统，CQLS集团实现对流程过程定义进行解释，图形化呈现以及跨单位流程的建立、解释和执行；并且还实现对过程中的建立、撤销、取回转发、汇聚、加签、减签、回退、终止等操作的控制。流程可以实现分支定义，可以按部门、组、岗位、职务级别等多种组合条件定义，也可以按表单数据项进行组合条件的定义。

二是实现集团企业内部管理的高效协同。CQLS集团下属企业数量多，层级复杂。企业之间的往来关联紧密并且协同应用要求频繁。而在其现有管理模式下，企业之间的往来关联基本上都是通过电话、邮件或者快递来实现双方之间的协同应用，不仅效率低下，还经常出现信息传递丢失或失真以及传递成本过高的情况。因此，信息化系统通过协同工作平台，帮助CQLS集团实现信息传递的高效、及时、低成本的目标。

二、强化人力资源集中与规范管理

CQLS集团下属53个成员单位，每个单位的人员数量、结构构成、年龄分布、薪酬总额、人员类别等信息只能依靠成员企业上报，缺乏对信息真实性进行检验的工具；基本信息不准确，岗位能力分析更是无从入手；绩效管理工作也是停留在表面，考核工作由各个公司说了算，公司内部又由部门说了算，造成公司工作职责不清、互相推诿；员工认为企业考核不公平，对企业的满意度低，造成了消极的内控环境，而改变此现状，则可从以下几点入手：

（一）通过集中式系统管理实现集中授权控制

根据对CQLS集团管控模式以及影响集团人力资源管控权变要素的分析，CQLS集团的管控类型属于战略管控型，对下属企业的经营工作和人力资源管理工作涉足不深。那么在一个网络化、集中式的管理系统中，系统的授权管理和权限分离显得特别重要，信息化系统通过对权限的严格管控，实现集中授权、分权执行的管理方式。

（二）通过系统权限管理和业务流程设计祛除管理盲区

要想解决CQLS集团在单位之间、部门之间的职责交叉所造成的管理盲区，就必须要建立明确的职能分工体系。信息化管理系统的优点是能够根据预置好的业务流程形成“推式”的工作模式，解决推诿问题；信息化系统能够扮演企业中最难的“黑脸”角色，对遗漏和权限界定不清的工作系统予以主动提醒。因此，信息化系统通过对组织职能的详细分析，将各单位、各部门的管理范围、职责分工、岗位组织等一一明确，能够解决工作当中的管理盲区问题。

（三）通过岗位能力素质分析模型解决人岗匹配难题

CQLS集团缺乏对具体岗位任职人员胜任能力的具体分析方法和分析工具，导致不同岗位之间的任职要求相似度达到70%以上。这也直接导致CQLS集团在按岗选人时，无法量化分析岗位任职要求与员工实际工作能力的匹配度，人岗能力不匹配的现象比较普遍，为企业的内控管理和长期发展带来阻碍。因此，需要借助人力资源信息化管理系统中的岗位能力素质分析模型进行管理，利用系统中一些先进的分析方法推动企业培训和员工发展。

三、集中会计核算保障财务内控制度贯彻执行

CQLS集团在现有的会计核算处理方式下，由于下属单位的会计核算制度不统一、基础数据不规范，造成汇总会计信息滞后、失真，对下属企业财务监控困难。因此笔者建议建立如图1所示的集团“大集中”的会计核算模式，将多行业、多地区的财务数据进行大集中，建立“一级标准化、二级个性化”的核算体系。在第一级按照集团的统一要求进行规范化，保证后期的合并和对比分析具有统一的口径；在第二级可以按照各个行业、地区会计制度、管理要求的不同分别设置自身的核算体系。这种会计核算模式在传统的手工模式下是很难实现的，必须要有信息化系统的支撑。

四、收支两条线和银企互联实现资金活动的实时监控

资金是企业的命脉，有效地通过对现金流的监督、控制和预测，实现对企业主要经济活动的安排和控制，防止企业发生支付危机。

（一）实行“三算合一”的资金管理模式

“三算合一”的应用模式如图2所示，即“资金预算平衡资金需求、资金结算处理日常业务、财务核算反映业务结果”，通过资金计划、资金结算、资金调拨、财务核算的有效结合，实现了资金全面监控。通过结算单位的日常业务处理和集团总部资金业务处理有效结合，实现了全集团资金管理业务流程的一体化。

（二）实行“资金池”管理模式

集团总部集中监控所有的账户资源，利用协议商业银行提供的账户扫户服务将下属单位银行账户余额进行资金上收，从而集中下属单位的分散资金，形成集团的资金池，有效挖掘集团沉淀资金，提高内部融资能力。集团资金管理中心集中监管各下属单位的外部银行账户。充分利用商业银行的网上银行服务，实现网上各账户余额的实时查询，实时掌握全集团的资金头寸，对于资金的调用可以采用行政手段发出指令，进行调配资金，实现对资金的上收、下划以及转账处理。CQLS集团利用商业银行提供的服务，建立现金集合库运作模式。“资金池（Cash Pooling）”由一组形成上下级联动关系的银行账户和内部结算系统账户及其定义在这一组账户上的资金收付转和相应记账规则组成。集团结算中心到商业银行开立集团账户，集团账户的主账户由结算中心使用，分账户由各成员单位使用。结算中心总账户用于定时上划各成员单位收入账户资金、与各成员单位支出账户进行清算以及办理日常的结算业务、向各成员单位基本账户拨付费用。各单位的二级子账户按照资金管理的具体方式和要求又可分为：收入账户、经营支出账户和发展支出账户。成员单位在银行开设的账户采用收支两条线的形式。