浅议水利工程技术资料的整编\立卷\归档工作

[内容摘要] 水利工程建设项目档案资料，是水利工程质量评定、审计、稽察，竣工验收、结算、质量责任追诉的惟一凭据，也是后期工程安全运行、生产管理、维修养护的惟一基础资料来源。水利工程建设项目档案资料的填写、整理、归档是一项十分重要的工作，它贯穿于建设项目全过程，是建设项目各个建设阶段的历史记录。做好水利工程技术资料的整编、立卷、归档工作，不仅在建设过程中，而且在工程建成后的运行、管理工作中，意义非常重大，值得建设、设计、施工、监理及运行管理方高度重视。

[关键词] 水利工程；档案；整编。

中图分类号： TV文献标识码： A

1 水利工程基础资料

按照《水利工程建设项目档案管理规定》的要求，水利工程基础资料包括：工程建设前期工作文件、工程建设管理文件、施工文件、监理文件、设备材料文件、科研项目文件、生产技术准备（试生产）文件、财务（器材）管理文件、竣工验收文件等9个方面。

1．1水利工程基础资料划分

按照整卷归档主体又可划分为：建设单位基础资料；施工单位基础资料；监理单位基础资料。

1．1．1建设单位的基础资料 建设单位的基础资料具体包括前期工作文件和管理文件2大类。

（1）前期工作文件材料包括各阶段的报审批文件、环境影响（水土保持、水资源评价）等专项报告及批复文件。

（2）管理文件材料包括有关规章制度，各类审查文件，合同控制文件，各类招投标文件，工 程 重 要 会 议 纪 要，工 程 建 设 各 参 建 方 管 理 工 作 报 告， 工 程 建 设 大 事 记，阶 段 验 收 鉴 定 书，合 同 工 程 质 量 保 修 责 任 终 止 书， 竣 工 结 算 及 审 计 资 料 ， 工 程 竣 工 证 书 （ 正 本 及 副 本 ）等。

1.1.2 施工单位的基础资料：施 工 管 理 文 件，工 程 质 量 检 查 及 评 定 资 料；工程 竣 工 图 纸；工 程 完 工 （ 竣 工 ） 报 备 资 料；竣 工 结 算 资 料等。

1.1.3 监理单位的基础资料：监 理 管 理 资 料，监 理 过 程 资 料，监 理 验 收 资 料等 。

1.2资料填写： 施工单位的单元、分部、单位及单项工程基础技术资料，均采用水利部颁发的《水利水电工程施工质量评定表填表说明与示例》中的表格，该例表共分为9部分246张，基本涵盖了水利工程的概（预）算项目划分的全部内容。

监理单位的基础资料填写，要根据水利部《水利工程建设项目施工监理规范》（288—2003）中附录E的要求填写。监理机构常用表格为44种48张，基本涵盖了工程各参建单位之间合同管理的主要内容，是生产实践活动的客观反映。

以上两种表格填写，要做到表述规范、数字准确、简明扼要。

2. 水利工程档案资料的整编 一般来说，对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集资料并整理归档；而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个阶段进行同步归档整理。

实际工作中，由于工程建设各方在资料整理归档中，整编水平参差不齐，为了协调统一，使资料整编规范化，首先得得制定一套标准。

2.1资料整编标准

2．1.1工作方法的标准化

首先应制定组卷、归档等各环节的技术标准。其次建立工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的流程图等，使其达到程序化。具体可按以下流程操作：工程各参建单位的基础资料、质量评定和各阶段验收资料移交目录是否清晰；基础资料、质量评定和各阶段验收资料是否齐全；移交手续是否规范；工程档案归档汇编是否及时。其中重点是对施工、监理单位的质量检测资料的种类和频次，评定资料的填写是否规范；签证是否齐全；竣工图签章是否完备等方面进行统计和复核。

2．1.2管理制度标准化

各个阶段资料的整合、分类归档、打印、发放、回收，到保管、利用及档案人员岗位制度等，都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。

2．1.3统计标准化

所谓统计标准化，就是使用规范的计量单位及表格对档案统计分析。具体讲就是对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用的动态过程，使用档案整理及监理规范要求的表格、文件样式进行。

2．1.4其它方面

档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，温度、湿度等指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，以便高效查找。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的。由于技术档案专业性较强，其档案不能象实体书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案。因而检索工具也要信息智能化，这也是档案档案管理考核的重要内容。

2.2水利工程资料的整理

2．2.1水利工程资料整理的意义

水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的，有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录。它是工程项目稽查、审计、验收、结算及运行、维护、改造的依据。

水利工程资料整编由项目法人负总责，在做好自身资料整编的同时，应加强对各参建单位资料整编的督促、检查及指导工作。

2.2.2如何快速便捷地整理工程资料

2.2.2．1建立合理的编码程序

科学的编码程序是水利工程资料建立和管理的基础。它可给资料的整理与查阅带来极大的方便。可根据不同的类别，建立相应的数据库。资料可按以下五项进行编码：①工程开工建设资料;②工程建设及施工技术资料;③工程鉴定检测资料;④工程验收报告资料;⑤工程验收质量评定资料。每一编码项目下，又可根据不同的建设阶段及施工内容编码子项目。

2.2.2.2建立资料库

根据不同的资料形式建立不同的资料库(分类):

(1)对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标(文件夹)。

(2)对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。

(3)对于工程文件，如:工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。

为了做好资料的管理，首先要根据编码程序进行资料目录编写，以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。

2.2．2．3资料库的管理

首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读。同时，要对资料及时备份，防止丢失。另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。

3.实 体 档 案 资 料 组 卷及归档: ：水 利 工 程 档 案 资 料 主 要 包 括 前 期 文 件 、管理文件、 监 理 资 料 、 施 工 资 料 等 ， 组 卷 时 应符 合 以 下 规 定 :

（ 1 ）前 期 文 件、管理文件 组 卷 前 期 文 件 可 根 据 资 料 类 别 和 数 量 的 多 少 组 成 一 卷 或 多 卷 ， 如 工 程 决 策 立 项文 件 卷 ，征 地 拆 迁 文 件 卷 ， 勘 察 、 测 绘 与 设 计 文 件 卷 ， 工 程 开 工 文 件 卷 ，工程管理及商 务文 件 卷 、 工 程 竣 工 验 收 与 备 案 文 件 卷 。 同 一 类 基 建 文 件 还 可 根 据 数 量 多 少 组 成一 卷 或 多 卷 。

（ 2） 监 理 资 料 组 卷监 理 资 料 可 根 据 资 料 类 别 和 数 量 多 少 组 成 一 卷 或 多 卷 。

（ 3） 施 工 资 料 组 卷 ：施 工 资 料 组 卷 应 按 照 专 业 、 系 统 划 分 ， 每 一 专 业 、 系 统 再 按 照 资 料 类 别 及 数 量 多 少 组 成 一 卷 或 多 卷 。对 于 专 业 化 程 度 高 ， 施 工 工 艺 复 杂 ， 通 常 由 专 业 分 包 施 工 的 子 分 部 （ 分 项 ）工 程 应 分 别 单 独 组 卷 。 应 单 独 组 卷 子 分 部 （ 分 项 ） 工 程 并 按 照 顺 序 排 列 ， 并 根据 资 料 数 量 的 多 少 组 成 一 卷 或 多 卷 。

（ 4） 水 工 建 筑 物 资 料 组 卷：根 据 单 位 工 程 或 专 业 进 行 分 卷 ， 每 单 位 工 程 应 组 成 一 卷 ， 如 堤 防 工 程 、灌 浆 工 程 等 ， 应 分 别 组 成 一 卷 或 多 卷 。

（ 5） 房 建 工 程 资 料 组 卷：房 建 工 程 施 工 质 量 验 收 资 料 应 按 资 料 的 类 别 或 专 业 进 行 分 类 组 卷 ， 有 时 也按 单 位 工 程 进 行 组 卷 。 并 根 据 质 量 验 收 资 料 的 多 少 组 成 一 卷 或 多 卷 。

（6） 组 卷 时 应 注 意 的 事 项：文 字 材 料 和 图 纸 材 料 原 则 上 不 能 混 装 在 一 个 装 具 内 ， 如 资 料 材 料 较 少 ， 需放 在 一 个 装 具 内 时 ， 文 字 材 料 和 图 纸 材 料 必 须 混 合 装 订 ， 其 中 文 字 材 料 排 前 ，图 样 材 料 排 后 。

项 目 法 人 可 根 据 实 际 需 要 ， 确 定 不 同 文 件 材 料 的 归 档 份 数 ， 但 应 满 足 如 下要 求 ： 1） 项 目 法 人 与 运 营 管 理 单 位 应 各 保 存 1 套 较 完 整 的 工 程 档 案 材 料 （ 当 二 者为 一 个 单 位 时 ， 应 异 地 保 存 1 套 ） ； 2） 工 程 涉 及 多 家 运 行 管 理 单 位 时 ， 各 运 行 管 理 单 位 则 只 保 存 与 其 管 理 范 围有 关 的 工 程 档 案 材 料 ； 3） 当 有 关 文 件 材 料 须 由 若 干 单 位 保 存 时 ， 原 件 应 由 项 目 产 权 单 位 保 存 ， 其他 单 位 保 存 复 制 件 。

4 水利工程档案验收 水利工程建设项目档案验收,是水行政主管部门组织的一项专项验收，是衡量水利工程整体质量的重要依据，档案验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收。档案验收材料包括项目法人的档案自检报告、监理单位的专项审核报告、项目法人的验收申请、验收组的档案验收意见、项目法人的整改情况报告及评分标准等。

5 小结

总之，水利工程建设项目档案整编、归档工作是水利工程建设与管理的重要组成部分，贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，是评定水利工程质量、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段工程竣工验收等的重要依据。它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策起着重要的历史凭证作用，对同类工程往往也有着一定借鉴与参考价值。因此，建设参与方须高度重视。在新形势下，要充分利用电脑及信息技术平台，不断探索水利工程技术资料的整编、立卷、归档工作的新模式、流程、方法，为工程建设管理不断积累经验。