医院电子档案的收集、归档与保护

【摘 要】随着信息技术、网络技术的发展，医院的档案工作也从原来的纸质化转变为电子智能化。医院作为社会上最重要的医疗机构，医院电子档案显得尤为重要，本文详细的阐述了医院电子档案的收集、归档与保护，全面的分析了医院电子档案从录入到存储的过程。

【关键词】电子档案；医院；文件归档

引言：医院电子档案是指在医院运用信息技术经营、管理医疗活动过程中产生的电子文件及相关资料。虽然使用信息技术对医院电子档案进行管理减少了数据丢失的的可能性，但医院对医院电子档案的完整性的要求是非常高的，因为它不仅关系到病人的所有信息还关系着医院的发展，所以，要保证医院电子档案的完整性，就要充分了解并制定相关规定、采取一系列措施对医院电子档案进行收集、归档与保护。

一、医院电子档案的收集

对于医院电子档案的收集来说，首先要确定电子档案的收集范围，笔者前面已经提到过电子档案是指在医院运用信息技术经营、管理医疗活动过程中产生的电子文件及相关资料。具体的来说，就是医院在工作的过程中所形成的、具有真实性的、可以反映医院工作情况且具有利用价值的存储在软盘、光盘中的相关文件，医院的电子档案包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子影像等。确定了电子档案的收集范围后，就要对电子档案的收集制定相关的制度，制定电子档案收集相关制度的目的在于要保证电子档案的真实性和完整性。电子档案的管理人员应遵循医院制定的相关制度，要切身实际的参与到制定电子文件生成和办理的流程中去，真正的了解电子文件的从生成到归档再到最终利用的过程，在医院电子档案收集的过程中，管理人员还应分门别类，按照不同的文档类型进行档案的整理，还应值得注意的是，电子文档收集、录入的过程中，电子文档的格式应与原始档案的格式相同且在每份电子文件的最后一行要将签发人、撰稿人、打印人的名字进行输入，这也间接的保证了电子文档的完整性。

二、医院电子档案的归档

由于医院的电子文档的种类较多，文档中所有的数据都非常重要，所以医院在对电子档案进行归档时采用了不同类型文档使用不同的硬件设备、采取不同的方法进行归档。

（一）对电子文书的归档

医院的电子文书是医院最基本的电子文档的集合，它包括医院内部文件和医院外部文件，对医院内部文件的归档可以按照文件的年度、部门、保管期限进行归档，年度、部门、保管期限之间为包含关系，不同年度不同部门的文件放在不同的存储空间，还应将同一归档部门的文件集中在同一盘符上方便利用，设定保管期限这一属性是为了方便日后对存储空间的清理，延长归档电子文件的保管寿命。在对电子文书文件进行归档时，还应考虑后台数据库的格式问题，所录入的数据应符合后台数据库中的格式，与医院内部文件相比医院外部文件的存储较为麻烦，因为，医院的外部文件并不全来自于网络，还可能是一些纸质的、重要的文件，这些文件的存储在计算机的数据库中是没有模板的，这就需要档案管理人员要将这些重要的文件加以扫苗，生成电子版格式，然后还要确定文件的保密级别、接管部门、为文件设置分类号、档案号等，最后年度、部门、保管期限对文件进行归档。

（二）对医院科技电子档案的归档

由于医院可以电子档案的种类较多，有科研、基建、设备等，在对这一类文件进行归档时可以采取最简单的编码，为科研、基建、设备设定不同的编码规则，然后对不同的文件按不同的编码规则设置不同的编号即可，这种归档方式较为简单，但对于比较重要的文档管理人员应另附说明。

（三）对会计电子档案的归档

会计文档包括工资单与账簿，工资单与账簿最好都存储在计算机的光盘中，因为这两种文件的格式较为单一，存在光盘中可以节省内存空间。在工资单的模板中除应有的信息外还应具有作为财务和档案部门双方交接时的凭证――移交清单。但账簿采用光盘归档时必须启用账簿交接表，账簿交接表中应具备账簿名称、启用日期、负责人、审核等人员的签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

（四）医院在归档过程中面临的问题

现今，虽然医院电子档案的归档工作已经逐步走向智能化，但档案在归档的过程中还存在着许多问题，这也是医院和档案管理人员值得注意和改进的地方。

1、部分医院还存在管理软件不匹配的问题，因为有些软件、文件的专用性较强，但兼容性较低，这就导致乐归档的电子软件在脱离软件支持环境后不能在其他计算机上打开，降低了使用效率。

2、管理人员对软件归档的重视度不够，一些管理人员只关心电子文件的现实作用而忽略了电子文件背后的档案价值，因此，即使制定了档案的相关规定也没有得到职能部门的充分重视。要想解决归档中存在的问题，笔者认为医院应根据自身的现实情况、发展状况、计算机硬件条件来选择相关的软件进行安装，在软件选择方面，医院可以选择一些专用性不太强但实用性较强的软件，其次，提高档案人员的管理素质，让其了解档案的真正价值，明白医院电子档案的重要性，以积极的心态做好档案管理工作。

三、医院电子档案的保护

医院的电子档案大多是存储在计算机软盘、光盘中的。所以医院电子档案的保护工作主要只针对档案的存储介质来说的，首先，国家、医院应建立全面的、安全的档案管理系统，其次，将软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，还要加强对软盘病毒的防范，定期为软盘清理病毒，保证存储在软盘的文件不携带病毒，也可以将存储时间较长的文件换成光盘存储，光盘的保护，应注意避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

四、总结

综上所述，了解了医院电子档案的收集、归档及保护的过程，间接的体现了医院档案管理工作的重要性，医院的电子档案关系着医院的发展，所以，医院电子档案的管理者在今后的工作中要严格遵守相关的规章制度，按照相应的流程进行档案管理工作。

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