基于知识化角度的档案管理途径探究

[摘 要]随着世界经济的发展，各事业单位之间的竞争也显得日益激烈。那么如何来增强事业单位的竞争力呢？单位内部的管理直接影响到一个单位的运作，倘若在管理方面进行优化和创新，即有利于一个事业单位的升级与改造，增强竞争力。本文将先阐明何为档案管理，然后再从档案管理的途径进行进一步的探究。

[关键词]知识化角度 档案 档案管理 知识管理

伴随着经济的飞速发展，信息化时代已经到来，海量的信息开始涌入各个事业单位，大量的纸质或电子文件使档案管理工作面临新的挑战。档案是一个单位的内在基础，档案的管理将会很大的影响到单位的发展。所以我们要从根本上发展，就要在档案管理上下功夫。现在的档案管理也是需要一定的技术的，我们要从知识化的角度去考虑它。下面我们就从知识化的角度对事业单位的档案管理进行分析。

一、 有关档案管理的相关知识

事业单位档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指事业单位人事部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。事业单位档案业务归属人事部，由人事部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职档案资料管理工作。事业单位档案管理员按照国家有关规定，以及事业单位档案工作制度、条例统一管理事业单位的档案；各部门的档案管理人员应参照事业单位的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。档案管理人员要严格执行事业单位档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。事业单位档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、 档案管理工作

档案管理是建立事业单位制度的重要内容之一。主要包括“实体管理”与“信息开发利用”两个方面的内容。即档案实体管理为基础，以信息公开为总之和方向，为各项工作提供凭证和参考作用。但是，据调查表明，占所有知识46%的档案中蕴含知识，被很好的归类，并及时提供给需要这些知识的人，从而发挥作用的只有12%，档案蕴含着大量可待开发的隐含知识，因此，档案管理工作面临的问题不仅仅开发单位档案的显在信息，更为中国要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转化为显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，档案管理和知识管理具有共同的目标和动机。

易度文档管理系统是针对文档管理中普遍存在的问题，基于知识管理的理念，开发的一套用于文档资料管理、知识管理的软件系统，帮助单位进行文档的全生命周期管理。易度文档管理系统适合于任何体系、任何规模的组织。易度文档管理系统采用了领先的文档权限控制和SSL传输加密技术，为单位中的个人、团队以及部门提供海量文档资料的安全集中存储空间，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。

三、档案及知识管理

知识管理是事业单位的一种资源组织形式，可通过知识管理有效的采集、搜索一切对其有用或可能有用的信息与知识，并以最优的方式加以开发运用和创新，从而使得单位在现代竞争中获得可持续发展的能力和机会。以计算机技术和现代通信技术为代表的技术革命变革了现代社会的信息环境，对作为人类记忆的档案及其管理带来了革命性的影响，档案管理从实体管理、信息管理直至知识管理演进的过程，实际是档案价值的升华和知识内涵的扩展过程，实现这一跨越对档案管理工作至关重要。

三、 档案管理促进知识管理

首先，档案管理有助于沉淀、积累知识。隐性知识占知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于员工个人的大脑之中，难于管理。而进行了档案管理就有利于解决这一问题，档案管理能够把隐性的知识转化为显性的知识，也就是隐性知识显性化，即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中，更加便于管理。

其次，档案管理有助于传播、交流知识。信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。而档案管理就是一种书面的交流，突破了时间地域的限制，更加有利于知识的传播、交流与共享。

档案管理还有助于理解与挖掘知识。塞里·休斯说：“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”所以档案管理者更能深入的发掘知识的内容。

总结：档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通；而又在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等方面相差相异。档案管理与知识管理相辅相成。知识管理可以拓展档案管理的领域，提升档案管理的价值；档案管理可以促进知识的沉淀、积累、传播、交流、理解、挖掘，加强知识产权的保护。所以要对事业单位的档案进行知识化管理。

参考文献：

[1] 王恩军，李娜，白八斤. 新时期地方院校人事档案管理工作的问题与对策——以河西学院人事档案管理为例[J]. 河西学院学报. 2011（05）

[2] 王茹丽，吕雪峰，王永辉. 立足本职 不断创新——全面提升事业单位档案管理工作水平[J]. 吉林农业. 2010（12）

[3] 袁双盛. 提升事业单位人事档案管理水平的建议[J]. 中国商界（下半月）. 2009（08）