消弭冲突,和为贵

如何能够跨越时空，从总部的角度真正做到对异地的分支机构或连锁店进行细致、及时而有效的管理，这已经成为目前跻身于大市场的企业家们的管理瓶颈。

分销管理软件系统能有效解决异地分支连锁机构与总部之间信息反馈慢、管理效率低等问题，全面地将分支机构所有进销存、财务信息及时安全地汇总到总部，为总部提供决策支持，真正实现将异地分支连锁处于近在咫尺的管理中，实现总部与各分支连锁机构的一体化管理，实现信息共享、分散经营、集中管理的目标。

认真梳理业务需求

案例中明峪公司的经营模式也确实需要有一套适用的分销管理软件系统来实现分散经营集中管理，这是企业生存和发展的需要。

明峪公司的办事处已经在2个月前实施了分销系统，当CIO要“把流程重新梳理，经销商的两个账户合并为一个，所有的到款信息由财务部门统一录入”时，与财务主管发生了意见分歧，得不到对方的支持。

从保持业务正常开展的角度考虑，CIO可以对公司现行的业务流程再次进行系统细致的调研。对现行的业务流程存在的优点、缺点，听取业务、财务、办事处、经销商、公司领导层人员等各个方面的意见。一切从企业实际出发，现成的商品化分销管理软件的业务流程并不一定适合每个企业，各个企业在采用现成的商品化的管理软件过程中，一定会要对软件的流程、功能进行裁减和调整。

一般而言，商品化的分销管理软件会采用基于互联网的软件运行模式，通过互联网，能够实现所有分支机构和总部的数据实时共享。

案例中明峪公司通过在全国建立的很多办事处，来管理和指导经销商销售，这种业务处理模式的建立和运行，有其合理的方面，案例中“流程必须修改”的诉求值得推敲。

借助基于互联网的分销管理系统，设置好系统的基本配置参数，设计好各个经销商在分销系统中的往来账户，针对现实存在的一个经销商有二个或多个往来账户的情况，可以借鉴财务会计科目设置的方法，在对现有的经销商资料进行疏理的基础上，在系统中设置经销商的一级账户，将各个办事处在用的经销商账户作为明细账户，与经销商的一级账户建立关联。

通过合理设置操作权限，如设置好“操作员可使用的功能模块”之类的权限，就可以实现各个办事处会计人员在各自的办事处通过互联网登入分销管理系统的有关模块，在经销商的明细账户中录入经销商在自己所在办事处发生的日常往来账务数据，没有必要将“所有的到款信息由财务部门统一录入”。

总部财务部人员也可以在总部登入分销管理系统，在经销商的明细账户录入经销商在总部发生的日常往来账务数据。可以根据权限，让办事处的会计人员和总部的财务人员都可以查询经销商在整个公司（所有办事处和总部）的全部往来账数据（一级账户数据和明细账户），可以消除“今天谁到账了，谁的往来账户还有多少钱？”的对账的麻烦，同样可以实现总部可以监控所有经销商的应收账款。

办事处也可以随时向经销商提供所有的往来明细，提高对经销商的服务水平的目标。

如此一来，绕开了财务部门反映的“所有的到款单都是财务录入，我们的工作量加大了”，“上周的瘦身运动财务部门被强行精简了好几个人，工作已经非常忙了，现在又增加了工作量……”的意见，可以将对业务的影响降到最小程度。

需要讲究沟通的方法

王宇航要想让财务主管认同自己的意见，需要讲究沟通的方法，可以采用会前个别沟通，把自己的想法与对方做充分解释，对于一些专业性较强的术语，更是要想办法用通俗易懂的语言或例子解释清楚，也要认真倾听对方的意见。对于他们提出的一些系统使用中的所谓“问题”，在系统功能上、权限设置上、操作规程上以及操作的方便性等方面充分的了解，尽可能给他们使用系统提供方便。

从本案例看，可以收集一下财务人员目前的工作状态中，用于处理经销商往来账务的工作时间，统计汇总分析各地办事处的经销商往来账务数据等工作所花费的时间。

如果采用新流程，各个岗位具体操作的工作内容会有变化，岗位的忙闲有变化，从数据采集录入、汇总统计分析这一条工作链来看，总的工作所花费的时间会比原来的少些。更重要的是，提高了数据的及时性、准确性等数据质量。收集这些数据后与CFO进行个别的交流沟通，可能会改变他的看法。 （徐志宏）